Компенсация за неиспользованный отпуск в Украине

Отпуск – это право любого трудящегося, а не обязанность, поэтому никто не может обязать сотрудника уйти отдыхать без его воли. В то же время закон обязывает работодателя обеспечить своих работников таким видом отдыха. Компенсация за неиспользованный отпуск – это альтернатива, которая позволяет не нарушая права сотрудника исполнить обязанность компании.

В каких случаях используется, за какие виды отпусков, другие общие положения

Компенсация – это денежный эквивалент неиспользованного сотрудником отпуска. В соответствии с трудовым законодательством работодателю запрещается на постоянном основании заменять отпуска деньгами, даже если сотрудник согласен на это. Есть ограниченный законом перечень случаев, когда используется компенсация за неиспользованный отпуск.

Украина в этом вопросе придерживается следующих правил:

1. Увольнение в случае, если работник отработал менее месяца (но не менее 24 дней).
2. Увольнение сотрудника, который отработал больше месяца.
3. Замена на деньги части отпуска без увольнения при наличии письменного согласия работника.

В случае с уволенными сотрудниками Кодекс законов о труде безапелляционен, и количество неиспользованных отпускных дней рассчитывается по формуле вне зависимости от волеизъявления сторон. Когда вопрос касается компенсаций для тех, кто остаётся работать на предприятии, но просто не хочет выходить в отпуск, начинаются сложности.

В первую очередь стоит отметить, что в соответствии с КЗоТ Украины сотрудник имеет право на компенсацию только некоторых типов отпуска:

1. Ежегодного обязательного отпуска.
2. Отпуска по уходу за ребёнком (родным или приёмным, вплоть до 16-ти лет. Отпуска суммируются).
3. Отпуска по уходу за совершеннолетним ребёнком-инвалидом с детства подгруппы А первой группы.

Это правило касается как компенсаций при увольнении, так и компенсаций обычного неиспользованного сотрудником отпуска. Также для сотрудников, которые хотят заменить отпуск деньгами и не увольняться, есть ряд правил:

1. Это должен быть совершеннолетний работник. Даже те сотрудники, которые признаны полностью дееспособными в результате эмансипации, не имеют права на эту функцию.
2. Правило замены отпуска на деньги касается только дни ежегодного отпуска. К ним относятся основной отпуск, а также дополнительные дни за характер труда, за вредные или тяжёлые условия труда, за стаж в государственной службе.
3. Нельзя заменить на деньги весь отпуск, но можно сделать это частично. Минимум 24 дня в году сотрудник должен отдыхать, а всё остальное время может компенсировать себе денежными выплатами.

Время официальной стажировки учитывается в период работы для компенсации отпускных, если за этот срок работнику начислялась зарплата. Если нет – стажировка считается добровольным началом и не засчитывается как часть трудового и отпускного стажа.

Налогообложение компенсации

Разобраться с тем, как рассчитать отпускные намного проще, чем с налогами касаемо этих средств. В соответствии с Налоговым кодексом, налогообложению подлежит только зарплата трудящегося. Нормы этого же акта говорят о том, что зачисленная в счёт неиспользованного отпуска плата становится частью основной зарплаты. Соответственно, она тоже облагается налогом.

Основные правила налогообложения компенсации просты:

1. Рассчитываются выплаты по стандартной ставке налога, просто зачитываясь как часть зарплаты. Это помогает быстрее учесть все вычеты, а также добавить дополнительные средства к пенсионным и другим страховым отчислениям гражданина.
2. Налог при увольнении сотрудника оплачивает прошлый работодатель. Нынешний не получает информации об этом и не должен вносить в свои бумаги.
3. Моментом выплаты средств считается дата переведения денег на счёт трудящегося, а не дата заявления. Это важно для определения месяца, в котором налоговый вычеты будут рассчитываться иначе.

Как проводится расчёт компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается так же, как и для любой другой выплаты без разрывания трудового договора. Главное – следовать указанной в Налоговом кодексе формуле. Она довольно проста:

1. Рассчитывается среднедневная зарплата. Этот расчёт производится по формуле: сумма общих выплаченных средств делится на количество отработанных дней. Нельзя брать среднемесячный показатель зарплаты, потому что стимулирующие в разные периоды могли быть разными, а для формулы нужны максимально чёткие данные.
2. Полученную сумму умножить на количество дней отпуска, которые не успел отгулять сотрудник. Итоговое число – это количество средств, которые предприятие должно работнику.
3. Пример расчёта: 5000 гривен : 27 рабочих дня = 185.1 гривны. После 185.1 гривны умножаем на 2 и получаем 370.2 гривны компенсации.

Сложности возникают в том случае, если сотрудник проработал меньше месяца, а нужна компенсация за неиспользованный отпуск. Расчёт тогда идёт за каждые отработанные сутки и считается индивидуально. Для этого необходимо:

1. Посчитать дни, которые проработал сотрудник. Считаются только рабочие дни, включая переработки. Выходные и государственные праздники в подсчёт не входят.
2. Составляется пропорция, где первое значение – это соотношение 355 (количество суток без выходных и нерабочих дней) к Х – число отработанных дней, которые сотрудник провёл в компании. Второй число – соотношение 24 (количество дней отпуска, которое положено работнику по закону) к У – сколько дней отдыха должен был получить сотрудник.
3. Составляем формулу. У = (Х:24):355= количество дней отдыха, которые успел заработать трудящийся.

Можно ли избежать компенсации

Многих работодателей интересует вопрос – можно ли избежать компенсации? В КЗоТ предполагается лишь один способ – если сотрудник проработал менее 24 дней в сумме. Считается, что за этот период не набирается даже 1 полные сутки отпуска и компенсировать нечего.

Все остальные методы – полностью противозаконные, но они всё равно часто используются работодателями. Например:

1. Отправить работника в отпуск и сообщить ему об увольнении сразу после выхода на работу. Для того, чтобы провернуть этот трюк, трудящимся выдают максимально удобное время отпуска.
2. Выплатить компенсацию, но урезать за её счёт стимулирующей выплаты. Если премия за последний отработанный месяц стала меньше ровно на сумму компенсации, это явный повод обратиться в инспекцию по защите труда или сразу в суд.
3. Воспользоваться малограмотностью сотрудника. Отпуск такому работнику записывают задним числом, и он отправляется в увольнение без выплат.

Какие штрафы угрожают за нарушения, связанные с компенсацией?

К защите прав трудящихся максимально строго подходит КЗоТ Украины. Отпуск сотрудником должен быть получен, в денежной или в фактической форме – не важно. Если работодатель умышленно не желает выплачивать сотруднику положенную компенсацию, закон наложит на него санкции, а именно:

1. Организация штрафуется на размер одной минимальной зарплаты.
2. Должностные лица получают административный штраф. В зависимости от их поведения и общей ситуации о варьируется от 510 до 1700 грн.

Административный кодекс считает нарушением не только невыплату положенных средств работнику, но и полную замену отпуска не уволенному трудящемуся на денежную компенсацию. Санкции за эти правонарушения в законе установлены идентичные.

Компенсация за неиспользованный отпуск – это право сотрудника, которое защищает его от своеволия работодателя. Компания не может ни насильно отправить работника отдыхать, ни выплатить ему весь отпуск деньгами. Соответственно, работник в любом случае получит необходимый ему отдых, но сможет и добрать оставшиеся дни компенсационными выплатами, если это будет ему необходимо.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – это обязательная процедура полного расчёта сотрудника. На каждом рабочем месте человек «накапливает» свой отпуск заново, поэтому он не может «перенести» свои дни отдыха в новую компанию. Следовательно, деньги за те дни, что работник не отгулял, ему обязаны вернуть вместе с последней зарплатой.

КЗоТ Украины отпуск считает в календарных днях, поэтому и выплаты будут идти за отработанные календарные дни, за вычетом выходных и рабочих. Посчитать дни не сложно – они все должны быть расписаны помесячно в квитанциях о получении сотрудником заработной платы и в бухгалтерских отчётах.

При увольнении компенсация отпуска происходит по следующему алгоритму:

1. Бухгалтер или сотрудники отдела кадров проверяют, есть ли у сотрудника отпускные дни, которые он не отгулял.
2. Считается общее количество рабочих дней в году (сверяется с установленным законодательством календарём праздников и выходных), после – сколько из них проработал увольняющийся.
3. По формуле, указанной в трудовом законодательстве, высчитывается оплата труда сотрудника за один день. Для этого вся сумма, заработанная за год работником, делится на количество рабочих дней. В итоге получается дневной оклад.
4. Дневной оклад умножается на остаток отпускных дней. Итоговая сумма, без каких-либо округлений, поступает на счёт сотрудника вместе с зарплатой и другими положенными ему выплатами.

Как рассчитать отпускные в зависимости от количества отработанных дней лучше узнать в бухгалтерии или же изучив актуальное законодательство. Нормы постоянно меняются, выплаты постепенно увеличиваются, и высока вероятность, что при личном расчёте сотрудник может упустить какое-либо нововведение.

Замена отпуска компенсацией без увольнения

Для получения денег совершенно не обязательно увольняться. Работающим людям также назначается компенсация за неиспользованный отпуск. Расчёт проводится по аналогичной схеме, с высчитыванием ежедневной зарплаты, но есть несколько правовых нюансов:

1. Нельзя весь отпуск за год перевести в деньги. Это сделано для того, чтобы работодатели не давили на сотрудников и не лишали их отдыха, особенно на малооплачиваемых должностях, где выплата таких средств не скажется на бизнесе.
2. Компенсация получается только за те дни отпуска, которые превышают положенные минимальные 24 дня. Этот срок сотрудник должен отгулять, хочет он этого или нет. Таким образом работник защищается от переработок, а работодатель – от некачественного труда уставшего сотрудника.
3. В отпуск для расчёта включается основной ежегодный, а также дополнительные отпуска, положенные за условия труда или за воспитание малолетних детей, детей-инвалидов. Они не имеют специальных формул расчёта, просто засчитываются в общее количество отпускных календарных дней.

О компенсации отпуска на детей

Молодым матерям и матерям детей-инвалидов положена отдельная компенсация за неиспользованный отпуск. Украина, к сожалению, не устанавливает дополнительных коэффициентов повышения выплат этой категории граждан, зато включает их в особый список. Право на дополнительные дни компенсируемого отпуска имеют:

1. Матери двух и более детей до 15-ти лет включительно. Им полагается десять дней к отпуску за каждого ребёнка. Если одному из детей исполнилось 16, то дополнительные дни отдыха полностью сгорают. Мать может использовать их для компенсации, но если дети усыновлённые или родитель по каким-то причинам находится на учёте у органов опеки, такое поведение может быть воспринято как пренебрежение родительскими обязанностями.
2. Матери детей-инвалидов вне зависимости от их возраста, если у них установлена Первая группа инвалидности группы «А». Это люди, которые полностью зависят от окружающих, не могут самостоятельно взаимодействовать с миром и ухаживать за собой. Они также получают дополнительные 10 дней отдыха ежегодно. Они выдаются матери для того, чтобы она имела возможность провести процедуры для оздоровления ребёнка, не в ущерб своему основному отдыху.

Компенсация за неиспользованный отпуск, которая полагается и уволившимся, и трудящимся, является одной из ключевых социальных гарантий работника. Право на отдых гарантируется Конституцией Украины и множеством международных документов, поэтому закрепление этого права и методов его защиты в трудовом кодексе не вызывает удивления.

Отчетная документация

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в установленном законом порядках работникам, уволившимся или оставшимся на прежнем рабочем месте, для реализации их права на отдых. Если со стороны сотрудника выплата становится просто доплатой к зарплате, то работодателю нужно отметить эту выплату во множестве сопутствующих документов.

Компенсация в отчёте ЕСВ

Так как компенсация за неиспользованный отпуск в Украине включается в ежемесячную оплату труда, на эти суммы также насчитывается единый социальный взнос. Единый социальный взнос – это сумма, которая автоматически вычитается из зарплаты наряду с налогом. Эти деньги в дальнейшем используются для выплат больничных, разовых компенсаций в связи с беременностью, инвалидностью.

Для того, чтобы понять, как рассчитать отпускные компенсации в отчёте ЕСВ, недостаточно ознакомиться с трудовым законодательством. Этот порядок описан в различных ведомственных инструкциях, и в скомпонованном виде выглядит следующим образом:

1. Общая сумма дохода (в том числе выплаты за отпуск) отображается в таблице 6, которая подаётся в отчёте по ЕСВ. Для этого выделяется отдельная графа.
2. Код начислений у компенсации отпуска нет, поэтому в десятой графе таблицы оставляется прочерк.
3. Графа 9 под названием «Код категории ЗО» заполняется кодом «01».
4. Заполненную форму Д4, в которую включена таблица 6, передают в главную бухгалтерию или напрямую контролирующему органу.

Проводки в бухгалтерском учёте при компенсации отпуска

На моменте расчёта ЕСВ не заканчивается работа с компенсацией за неиспользованный отпуск. Расчёт в дальнейшем переходит в бухгалтерию, где по этому взносу должны сделать проводки в учётной документации.

В бухгалтерской документации компенсация за неотработанный отпуск имеет следующие признаки:

1. Являются частью фонда дополнительной зарплаты, наряду с премиями, компенсациями и прочими сторонними выплатами, которые не являются «телом» зарплаты, указанном в трудовом договоре.
2. Регулируется Инструкций по статистике заработной платы, утверждённой приказом Государственного комитета статистики Украины.
3. Включаются в месячный налогооблагаемый доход. С неё стягиваются НДФЛ, военный сбор и другие дополнительные сборы на общих основаниях и по тем же правилам, которые распространяются на остальную зарплату.

В бухгалтерском учёте сумму компенсации и ЕСВ на ней зачисляют по ДТ субсчёта 471 под названием «Обеспечение выплат отпусков». Если суммы резерва недостаточно, то суммы превышения переносят на траты по счетам 23, 91, 92-94.

Бухгалтерский учёт в графе «содержание хозяйственной операции» записывает компенсацию отпуска в графе 3 строке 3 «сумма компенсации». В столбце «Бухгалтерский учёт» для этой выплаты вносятся показатели ДТ и КТ соответственно. Данные вносятся в гривне, округляя до целых чисел без копеек.

Корректировка отпускных

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – это не единственная проблема, связанная с выплатой средств за отпуска. Корректировка отпускных – ещё один сложный бухгалтерский процесс, в котором недостаточно просто посчитать дни и применить шаблон.

Главное, что нужно знать бухгалтеру: процедура корректировки проводится только в том случае, если в расчётном периоде сотруднику повышали оклад. Сама процедура призвана поднять уровень зарплаты, которая начислялась в отчётном периоде до повышения тарифных ставок, к уровню реальной оплаты труда работника.

Корректировка отпускных необходима:

1. При повышении окладов в отчётном периоде, который используется для расчёта средней зарплаты.
2. Если сотрудник был в отпуске, и в этот период повысились оклады.
3. Работник получил новый разряд, ранг или звание, и поэтому у него закономерно поднялась оплата труда.
4. Уменьшилась тарифная ставка.
5. Стали больше дополнительные выплаты, премии или социальные начисления.

Корректировка отпускных проводится по формуле:

1. Оклад после изменения разделяется на оклад до изменений. Получается коэффициент корректировки.
2. Общая сумма зарплаты до повышения, которая берётся для расчёта, умножается на количество месяцев, которые она начислялась на счёт работника. После полученное число множится на коэффициент корректировки.
3. Общая сумма зарплаты после повышения умножается на количество месяцев, которые она начислялась.
4. Оба показателя складываются и делятся на количество рабочих дней в году.
5. Итоговый результат умножается на количество дней в отпуске или количество дней, на которые работник хочет получить денежную компенсацию за пропущенный отпуск.

Главный нормативно-правовой акт, который регулирует вопросы компенсации за неиспользованный период отдыха – это КЗОТ Украины. Отпуск в законодательстве страны является важной частью реализации конституционного права на отдых, поэтому пренебрегать связанными с ним выплатами невозможно.