архівна довідка з вишу в Харкові

Доброго дня, Тетяна!

Чи Ви пробували звернутись самостійно із заявами до архивів ВНЗ? Якщо довідки знаходяться в останніх, то Вам повинні надати відповідні документи і для того Вам не потрібен юрист.

Зразок відповідної ЗАЯВИ:

Прошу видати архівну довідку про моє навчання в університеті для___

(подання за місцем потреби / подання до Пенсійного форду України / виготовлення дубліката(ів) диплома(ів))

Рік завершення (відрахування з) університету ___

(якщо було отримано два/або більше ступенів вказати роки завершення навчання за кожним зі ступенів)

Факультет/ інститут ___

Відділення ___

(денне, вечірнє, заочне)

Фінансування навчання ___

(бюджет, контракт)

Освітній ступінь ___

(бакалавр, спеціаліст, магістр)

Довідку бажаю отримати ___

(особисто в архіві університету, на електронну пошту, поштою на адресу проживання).

До заяви додаю: копію паспорта;

копію документа про зміну прізвища/ім’я/по батькові (за наявності);

копію документа про освіту (за наявності).

Даю згоду на обробку персональних даних.

___

(дата)(підпис)

Якщо ж особові справи вже передані до Державного архіву, то прийдеться звертатись із заявою до останнього.

Архівна довідка‒ від інформаційного документа, який має юридичну силу і містить підтвердження про наявність в документах архіву відомостей, що стосується навчання чи праці в університеті конкретних осіб.

Для того щоб отримати архівну довідку про підтвердження роботи в університеті або навчання, громадянам необхідно написати заяву.

Архівний витяг – дослівне викладання частини тексту документу, що стосується певного питання, факту чи особи.

Архівна копія–це повне відтворення всього тексту архівного документа, засвідчене архівом.

Згідно Наказу МЮУ "Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)"https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0251-15#Text:

"Надання документної інформації за запитами юридичних та фізичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання документів, види яких визначено підпунктом 4.3 пункту 4 розділу VI Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

Документи надсилаються фізичним або юридичним особам разом із супровідним листом в електронному або паперовому вигляді відповідно на адресу електронної пошти або поштову адресу, зазначену у запиті.

ІІІ. Оформлення архівних довідок, копій і витягів

1. Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі - запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.

В архіві організовують виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс національного оператора поштового зв’язку або номер поштового відділення оператора поштового зв’язку, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації. Для підготовки архівних довідок про підтвердження трудового стажу та про заробітну плату до запиту додається копія трудової книжки (за наявності та за згодою фізичної особи).

Запит фізичної особи за можливості оформлюється друкарським способом.

2. Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі архівних документів та друкованих видань (у тому числі з фонду користування або страхового фонду, документи яких обліковані відповідно до законодавства), що зберігаються в архіві.

3. Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.

4. Підставою для оформлення архівних довідок про освіту є відомості про періоди навчання та закінчення навчального закладу за місцем навчання.

8. Архівні довідки, копії і витяги (виготовлені засобами друку) оформлюються на бланку архіву із зазначенням назви документа («Архівна довідка», «Архівна копія», «Архівний витяг»), засвідчуються підписом керівника архіву (архівні довідки - також підписом начальника відповідного структурного підрозділу) і гербовою печаткою архіву.

На період відсутності начальника відповідного структурного підрозділу архівні довідки підписує працівник архіву, на якого покладено виконання обов’язків начальника.

9. Текст архівних довідок повинен відповідати суті запиту і не повинен містити зайвих слів. При вміщенні в архівну довідку витягів з документів вони обов’язково беруться в лапки. Найменування організації (установи, підприємства), в якій працювала або навчалася фізична особа, в тексті архівної довідки наводиться повністю, при повторних згадуваннях дозволяється використання офіційних скорочень. Якщо найменування організації (установи, підприємства) змінювалося, в архівній довідці зазначається лише найменування, яке було у той період, про який йдеться в запиті.

10. Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту архівної довідки, якщо інша документна інформація не залишає сумніву у тотожності особи чи певних фактів.

11. Прізвище, ім’я та по батькові особи, стосовно якої запитується інформація, подаються згідно з архівними документами. Різночитання, невідповідність їх написання в запиті та в архівних документах позначаються словами «так у документах».

12. У тексті архівної довідки застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 05 квітня 1949 року.

13. У тексті архівних довідок не дозволяється робити виправлення, не допускаються коментарі та власні висновки виконавця.

14. Роз’яснення щодо виявлених у документах відомостей, пояснення до документів, стосовно яких є сумніви в їх достовірності, нерозбірливо написаних, виправлених автором, пошкоджених (втрачений текст), викладаються у довідці після зазначення пошукових даних або у супровідному листі.

15. Якщо архівна довідка через об’єктивні причини є неповною відповіддю на запит, текст архівної довідки закінчується словами «Інших відомостей не виявлено».

16. Після тексту архівної довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складення (номери фонду, опису, справи, аркушів та/або облікові дані документа фонду користування та/або страхового фонду; у випадку безповоротної втрати (невиправного пошкодження, викрадення або незаконного вивезення) оригіналів також зазначаються відомості про акт, яким встановлено втрату/відсутність оригіналу документів).

В архівних копіях/витягах, виготовлених засобами друку, пошукові дані наводяться після тексту, у виготовлених фото- або електрографічним способом, - на звороті кожного аркуша".

З повагою, адвокат Айвазян.

Вітаю Вас, Тетяно!

На мій погляд, Ви можете спробувати звернутися із заявою від власного імені, для початку. Якщо відповіді не буде або вона буде негативна, можна подати адвокатський запит до архіву.

Вартість послуг обговорюється з фахівцем індивідуально.

З повагою! Щасти Вам!

Доброго дня!

Щоб отримати довідки про форму навчання (наприклад, що навчання було очною формою) з Харківського педагогічного коледжу (1992–1995) та Харківського національного університету імені В.Н. Каразіна (1995–2000), рекомендую діяти так:

1. Спочатку подайте особисту заяву до Харківського педагогічного фахового коледжу Комунального закладу «Харківська гуманітарно-педагогічна академія» Харківської обласної ради (колишній Харківський педагогічний коледж)

Що потрібно:

• Заява на ім’я директора із проханням видати довідку про навчання (з формою навчання).
• Паспорт або копія (або скан, якщо звертаєтесь дистанційно).
• Якщо ви дієте через представника — довіреність.

Формат звернення:

• Особисто (на місці);
• Поштою (рекомендований лист);

2. Подайте особисту заяву до Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна

Документи:

• Заява на ім’я ректора (або начальника архівного відділу).
• Паспорт або скан.
• Рік вступу, рік закінчення, спеціальність, ПІБ під час навчання.
• Копія диплому — бажано.

Приклад тексту заяви

ЗАЯВА

Прошу надати довідку про проходження навчання у Харківському педагогічному коледжі (1992–1995 рр.) з вказівкою форми навчання (очна / денна форма). Навчалась за спеціальністю ___, ПІБ під час навчання — ___. Довідка необхідна для ___ (вказати мету, наприклад: подання до ПФУ / підтвердження трудового стажу). Додатки: копія паспорта, копія диплому (за наявності).

Дата / Підпис

Якщо документи втрачено:

• Звертайтесь до Державного архіву Харківської області https://archives.kh.gov.ua/
• Вони можуть мати архівні справи закладу освіти.
• Зробіть запит, додавши всю наявну інформацію про навчання.

Якщо Ви хочете подати запити за допомогою адвоката, то оберіть собі спеціаліста, який подасть адвокатський запит до відповідних установ.

З повагою, юрист Дерій В.О.!