Чи зобов'язана родина зниклого безвісти військовослужбовця повертати військовій частині оригінали його військового квитка та посвідчення УБД, які були помилково надіслані разом з речами? Якщо так, яким є юридично правильний механізм їх повернення, щоб офіційно зафіксувати факт передачі (враховуючи, що військовий квиток взагалі не був зазначений в акті опису надісланих речей)?

Доброго дня!

Військовий квиток та посвідчення УБД є офіційними документами, що посвідчують особу військовослужбовця і у разі зникнення військовослужбовця безвісти, ці документи мають долучатися до його особової справи у військовій частині або передаватися до ТЦК та СП для зберігання.

Військова частина дійсно припустилася грубої помилки, відправивши їх Вам, і тепер вони намагаються цю помилку виправити. Те, що військовий квиток не був вписаний в акт опису, лише підтверджує недбалість під час пакування речей.

Головний документ, який регламентує дії військової частини у випадку зникнення безвісти або загибелі військовослужбовця, — це Інструкція з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, яка затверджена Наказом Міноборони № 280 від 15.09.2022 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1407-22#Text

У Розділі VI цієї Інструкції чітко розмежовано, що саме передається родині, а що — державі. Сім'ї (близьким родичам) пересилаються виключно особисті та цінні речі, гроші, листи і фотокартки. Натомість військовий квиток та обліково-послужна картка направляються до ТЦК та СП (військкомату) за місцем проживання сім’ї або долучаються до особової справи.

Перш ніж повернути оригінали обов'язково зробіть якісні копії всіх сторінок військового квитка та посвідчення УБД. Бажано зробити кілька примірників і завірити їх нотаріально. Ці копії будуть Вам необхідні для спілкування з ТЦК, оформлення соціальних виплат, пенсії, статусу члена сім'ї зниклого безвісти та вирішення інших юридичних питань.

Як правильно повернути документи.

Телефонний дзвінок не має жодної юридичної сили. Якщо Ви просто покладете документи в конверт і відправите "Новою поштою" на ім'я людини, яка Вам телефонувала, і документи загубляться - Ви ніколи не доведете, що відправляли саме оригінал військового квитка та УБД.

Є два юридично правильні шляхи вирішення цієї ситуації:

Варіант 1: Відправка через "Укрпошту" (Рекомендований) цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Опис вкладення - це спеціальний бланк (заповнюється у двох примірниках), у якому ви чітко перелічуєте кожен папірець у конверті: "Заява командиру — 1 шт.", "Оригінал посвідчення УБД (серія, номер) — 1 шт.", "Оригінал військового квитка (серія, номер) — 1 шт.". Працівник пошти перевіряє вміст, ставить печатку і віддає один примірник опису Вам. Коли частина отримає лист, Вам повернеться корінець із підписом уповноваженої особи частини, яка забрала лист. Ваш примірник опису вкладення разом із чеком та корінцем про вручення — це залізобетонний юридичний доказ того, що Ви повернули документи.

Варіант 2: Передача через ТЦК та СП

Цей варіант підходить, якщо Ви не хочете взагалі зв'язуватися з пересилкою документів. Для цього зверніться до Вашого районного чи міського ТЦК та СП, звідки призивався батько. Поясніть ситуацію, що військова частина помилково надіслала оригінали документів зниклого безвісти, просять повернути, Ви боїтеся їх втратити поштою. Передайте документи у ТЦК за актом приймання-передачі (один примірник акту з підписом посадової особи та печаткою ТЦК залишається у Вас). Далі ТЦК самостійно, своєю офіційною та захищеною внутрішньою поштою, надішле ці документи до військової частини. Для вас це знімає будь-яку відповідальність за втрату документів у дорозі.

Не погоджуйтесь на неофіційні пересилки через логістичні компанії без документального оформлення. Виправлення помилок діловодства військової частини має відбуватися виключно в офіційній площині. Як варіант Ви можете взагалі чекати поки Вам не надішлють офіційний лист з вимогою повернути документи батька.

З повагою, юрист Дерій В.О.!

Доброго дня, Олексію!

Сам факт того, що військова частина просить повернути військовий квиток та посвідчення УБД, не є чимось незаконним або дивним, оскільки ці документи можуть бути потрібні частині для ведення особової справи, обліку, оформлення матеріалів щодо зниклого безвісти та подальших службових процедур. Однак, оскільки йдеться про оригінали документів, передавати їх просто після телефонного дзвінка не варто.

Спочатку потрібно попросити військову частину надати офіційний письмовий лист, оформлений належним чином: із датою, вихідним номером, підписом уповноваженої посадової особи та зазначенням, які саме документи, кому і на яку адресу необхідно повернути.

До отримання такого письмового підтвердження я б не радив відправляти оригінали документів, оскільки зараз є лише телефонне прохання. Особливо важливо, що військовий квиток взагалі не був зазначений в акті опису речей, тобто потрібно окремо зафіксувати, що він фактично був отриманий родиною разом із речами і тепер повертається військовій частині.

Після отримання письмового підтвердження від частини потрібно зробити якісні копії/скани всіх сторінок військового квитка та посвідчення УБД. Ці копії потрібно залишити собі, оскільки документи можуть знадобитися для оформлення статусів, виплат, звернень до органів або подальшого підтвердження обставин.

Далі документи слід направляти тільки з супровідним листом. У листі потрібно зазначити, що родина повертає оригінали військового квитка та посвідчення УБД на підставі письмового прохання військової частини. Окремо варто зазначити, що посвідчення УБД було вказане в акті опису речей, а військовий квиток фактично був отриманий разом із речами, хоча в акті опису він не зазначався.

Найкращий спосіб відправлення — Укрпоштою цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. В описі вкладення потрібно прямо зазначити: “оригінал військового квитка серія/номер”, “оригінал посвідчення УБД серія/номер”, “супровідний лист”. Це дасть доказ не лише факту відправлення, а й того, що саме було вкладено до листа.

З повагою, адвокат Айвазян.