Як подати заяву на академічну відпустку в аспірантурі?

Доброго дня, Ганна!

Для отримання академвідпустки треба мати підстави. Вони можуть бути:

• за станом здоров’я;
• пов’язані з участю у програмах академічної мобільності;
• у зв’язку з призовом на строкову військову службу;
• за сімейними обставинами.

За наявності інших вагомих причин студент (аспірант) також може отримати дозвіл на академвідпустку, оскільки їхній перелік не є вичерпним.

Термін академвідпустки залежить від підстав її оформлення. Відповідно до Положення "Про академічні відпустки та повторне навчання у вищих закладах освіти" максимально можливий строк за станом здоров’я, сімейними обставинами чи навчанням за кордоном - один рік, за необхідності його можна подовжити до двох. Проте на практиці академвідпустка на один семестр надається вкрай рідко. Натомість, наприклад, якщо хвороба не дозволяє студенту (аспіранту) відвідувати університет протягом семестру, йому пропонують скористатися правом на повторне навчання.

Значно довшою може бути відпустка, пов’язана з народженням та доглядом за дитиною. Вона надається в порядку, передбаченому статтею 179 Кодексу законів про працю. За загальним правилом академвідпустка для догляду за дитиною може надаватися терміном до трьох років. Але у випадку, якщо необхідний домашній догляд, то її можна продовжити до досягнення дитиною шестирічного віку. Проте конкретні строки визначає лікар за місцем реєстрації дитини, ґрунтуючись на захворюванні, його перебігу, ефективності протирецидивних та реабілітаційних заходів.

Усі відпустки оформлюються відповідним наказом декана факультету або ректора ВНЗ, у якому зазначаються підстави надання відпустки та її термін. Проте, залежно від підстав, різняться документи, які потрібно подати, та складність адміністративних процедур, які потрібно пройти.

Академічна відпустка за медичними показниками

Якщо здоров’я не дозволяє продовжити навчання, то для оформлення академвідпустки потрібно звернутися до лікарсько-консультативної комісії (ЛКК) поліклініки ВНЗ, а якщо вона відсутня - до головного лікаря установи, що провадить медичне обслуговування. Вони повинні оформити довідку про необхідність надання академвідпустки, яка разом з заявою подається до деканату.

Академічна відпустка за сімейними обставинами

Таку відпустку можна оформити у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею віку 3-х років. А якщо дитина хворіє та потребує домашнього догляду, - можна оформити до досягнення дитиною 6-річного віку.

Академвідпустка у зв’язку з вагітністю та пологами оформлюється на підставі заяви студентки та довідки з медичного закладу. Щодо конкретних строків обмежень немає, потрібно орієнтуватись на терміни закінчення семестрів. Проте тут можуть відмовити в академвідпустці на ранніх місяцях вагітності, якщо на цьому не наполягає лікар. Ми б радили орієнтуватися на сьомий місяць, бо саме з такого строку надають відпустку працівникам, які працюють за контрактом, відповідно до КзПП.

Академвідпустка у зв’язку з доглядом за дитиною до досягнення нею віку 3-х років оформлюється на підставі заяви та свідоцтва про народження дитини.

Щоб оформити академвідпустку для догляду за дитиною, яка хворіє та потребує домашнього догляду, до досягнення нею 6-річного віку, потрібно подати заяву, свідоцтво про народження дитини та довідку про потребу дитини (дитини-інваліда) у домашньому догляді, із зазначенням тривалості такого догляду. Довідка виписується лікуючим лікарем та завіряється підписами завідуючого відділенням та голови ЛКК відповідного закладу охорони здоров'я. Це може бути дитяча поліклініка, центр первинної медико-санітарної допомоги, будинок дитини, заклад, що надає амбулаторно-поліклінічну допомогу і має у своєму складі дитяче відділення.

Важливо також пам’ятати, що академвідпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3 чи 6 років може оформити як мати-студентка, так і батько-студент. Це можна зробити на весь період догляду або ж вони можуть чергуватися в будь-якому порядку.

Надання академвідпустки у зв’язку із необхідністю догляду за членами сім'ї здійснюється на підставі заяви та висновку ЛКК про необхідність постійного стороннього догляду та нездатність особи до самообслуговування. У висновку обов'язково має бути зазначений термін, протягом якого особа потребує постійного стороннього догляду. Оскільки догляд пов’язаний з отриманням цільових соціальних виплат, то висновок ЛКК потрібно щорічно поновлювати. Відповідно, й академвідпустка надається на один рік з правом продовження. Її максимальна тривалість у таких випадках законом не обмежується. Але на практиці у випадку занадто довгої тривалості академвідпустки зазвичай пропонують перевестися на заочну форму навчання.

Оформлення академічної відпустки для здійснення права на академічну мобільність

Пройшовши конкурс, студент (аспірант) отримує право взяти участь в програмі академічної мобільності та оформити академвідпустку. Для цього потрібно подати заяву до деканату та пересвідчитися, що вже виданий наказ ректора про направлення студента за відповідної програмою.

Оформлення академічної відпустки з інших підстав

Вам не забороняється оформити академвідпустку з будь-яких інших підстав. Проте рішення прийматиметься на розсуд адміністрації ВНЗ. До уваги в таких випадках беруться як обґрунтованість причин, так і успішність.

Найчастіше академвідпустка береться за таких умов: для навчання за кордоном поза межами програм академічної мобільності (наприклад, вивчення мови), якщо контрактник перебуває в скрутному фінансовому становищі, у випадках настання стихійних лих чи гуманітарних катастроф (повінь, землетрус, війна тощо).

У оформленні академвідпустки можуть відмовити, якщо причини будуть визнані недостатньо обґрунтованими. Це може статися як за рішенням ректора, так і за рішенням лікаря. Наприклад, висновком ЛКК хвороба не визнається такою, що дає право на академвідпустку, або член сім’ї, за яким потрібно доглядати, не отримав про це відповідну довідку.

У таких випадках Положенням передбачена можливість отримання права на повторне навчання. Підставою для надання такого права є невиконання навчального плану з поважних причин, підтверджене відповідними документами (через тривалі захворювання, пов'язані, зокрема, з епідеміями, часті захворювання (понад один місяць за семестр), службові відрядження, складні сімейні обставини, зокрема, необхідність догляду за членами сім'ї тощо).

Щоб вийти з академвідпустки, потрібно подати до деканату або ректорату заяву на поновлення, а в окремих випадках - разом з супровідними документами. Її написання є обов’язковим, адже на підставі заяви буде видано наказ про поновлення студента.

Якщо ви перебували в академвідпустці за станом здоров’я, то супровідним документом має бути висновок ЛКК. Отримати його необхідно за два тижні до початку семестру, звернувшись до ЛКК. Студентам, які перебували в академвідпустці у зв'язку з проходженням строкової військової служби, для допуску до навчання потрібен документ про закінчення строкової військової служби. В інших випадках достатньо лише заяви.

З повагою, адвокат Айвазян.

Дякую, пане Юрію! Я перечитала Про затвердження Порядку підготовки здобувачів вищої освіти ступеня доктора філософії та доктора наук у закладах вищої освіти (наукових установах) від 23 березня 2016 р. № 261. Це остання редакція?За сімейними обставинами. їх треба аргументувати?Дякую!

Дякую, пане Юрію! Я перечитала Про затвердження Порядку підготовки здобувачів вищої освіти ступеня доктора філософії та доктора наук у закладах вищої освіти (наукових установах) від 23 березня 2016 р. № 261. Це остання редакція?За сімейними обставинами. їх треба аргументувати?Дякую!

Не по догляду за дитиною. Які можуть бути враховані?Дякую!

Послухайте, всі ці питання, які Ви поставили, Ви повинні обговорити з ректором, бо я так розумію, що йдеться про так звані інші підстави для академвідпустки, а ні ті, що прямо вказані нормативних актах. Якщо Вам відмовлять, то це можна оскаржити в адмінітративному чи в судовому порядку.

Вказаний Вами Порядок чинний. Остання редакція від 17.04.2025,

Дякую, пане Юрію, за приділений мені час і увагу. Ви все розумієте правильно. Ваші поради важливі. Комунікація з ректором ускладнена тим, що я за кордоном. Навчання онлайн. Відділ аспірантури не прийняв заяву на підставі відсутності інструкцій про відновлення, пославшись на те, що механізм є для тих, хто закінчив навчання до 01.01.2024. Моє навчання закінчується в серпні 2025. Тому я спитала про чинність Постанови. Здається, не обійдусь без оскарження?

Дякую, пане Юрію, за приділений мені час і увагу. Ви все розумієте правильно. Ваші поради важливі. Комунікація з ректором ускладнена тим, що я за кордоном. Навчання онлайн. Відділ аспірантури не прийняв заяву на підставі відсутності інструкцій про відновлення, пославшись на те, що механізм є для тих, хто закінчив навчання до 01.01.2024. Моє навчання закінчується в серпні 2025. Тому я спитала про чинність Постанови. Здається, не обійдусь без оскарження?

Казус в тому, що двом моїм одногрупникам погодили такі заяви, а підстави у нас однакові. Часу в мене поки я є в складі аспірантури?

Доброго дня!

Надання академічної відпустки здійснюється за наказом керівника закладу вищої освіти, у якому зазначаються причина, підстава для надання та тривалість, у тому числі посилання на тривалість відпустки, встановлену законодавством.

Спірні питання щодо надання або продовження строку академічної відпустки, допуску здобувача вищої освіти до освітнього процесу розглядаються закладом вищої освіти за участю органів студентського самоврядування або наукового товариства студентів (курсантів, слухачів), аспірантів, докторантів і молодих вчених у порядку, визначеному закладом вищої освіти або в судовому порядку.

Згідно РОЗДІЛУ V Положення про порядок відрахування, переривання навчання, поновлення і переведення осіб, які навчаються у закладах вищої освіти, та надання їм академічної відпустки

2. Академічна відпустка може бути надана відповідно до цього Положення з таких причин:

• за медичними показаннями, що унеможливлюють поєднання відновлювального лікування з навчанням (у випадку зниження працездатності внаслідок порушень функцій організму, які зумовлені гострими захворюваннями, що потребує тривалого відновлювального лікування); загострення хронічних захворювань або часті захворювання (понад один місяць впродовж півріччя); анатомічні дефекти, що не дають змоги провести відновлювальне лікування під час навчання;
• у зв’язку з участю в програмі академічної мобільності - якщо навчання чи стажування в освітній або науковій установі (у тому числі іноземної держави) унеможливлює виконання учасником академічної мобільності індивідуального навчального плану за основним місцем навчання;
• у зв’язку з призовом на військову службу (призову на військову службу під час мобілізації, на особливий період, призову на строкову військову службу, вступу на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, вступу на військову службу за контрактом відповідно до законодавства);
• у зв’язку з довгостроковим службовим відрядженням здобувача, який поєднує навчання з роботою;
• у зв’язку із сімейними обставинами - перерва у навчанні, процедуру надання якої визначає заклад вищої освіти, та яка надається здобувачу вищої освіти на підставі його вмотивованої заяви на строк не більше одного року за весь період навчання за відповідним рівнем вищої освіти;
• у зв’язку з вагітністю та пологами; доглядом за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• якщо дитина здобувача вищої освіти згідно з медичним висновком потребує домашнього догляду до досягнення дитиною шестирічного, шістнадцятирічного, вісімнадцятирічного віку у випадках, встановлених пунктом 3 частини першої статті 25 Закону України «Про відпустки».

4. Для надання академічної відпустки здобувачі вищої освіти звертаються до закладу вищої освіти за місцем навчання із заявою в паперовій або електронній формі, в якій зазначають причину, строк академічної відпустки, а також підставу.

До заяви додаються такі документи:

• з причин, зазначених у абзаці другому пункту 2 цього розділу - медичні документи, на підставі яких визначено необхідність надання академічної відпустки за медичними показаннями. Академічна відпустка за медичними показаннями здобувачам вищої освіти з числа іноземців може надаватись на підставі легалізованої (крім випадків, передбачених міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана у встановленому законом порядку) медичної довідки, отриманої в іноземній державі, що подається до закладу вищої освіти разом з нотаріально засвідченим перекладом українською мовою;
• з причин, зазначених у абзаці третьому пункту 2 цього розділу - документи, що засвідчують участь здобувача вищої освіти у програмі академічної мобільності, що реалізується відповідно до законодавства;
• з причин, зазначених у абзаці п’ятому пункту 2 цього розділу - підтверджуючий документ з місця роботи здобувача вищої освіти щодо довгострокового службового відрядження із зазначенням його строку;
• з причин, зазначених у абзаці шостому пункту 2 цього розділу - документи, які можуть підтвердити викладені у вмотивованій заяві щодо отримання академічної відпустки обставини (за наявності);
• з причин, зазначених у абзаці сьомому пункту 2 цього розділу - один з документів: листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами; свідоцтво про народження дитини;
• з причин, зазначених у абзаці восьмому пункту 2 цього розділу - медичний висновок про те, що дитина потребує домашнього догляду (до досягнення нею шестирічного, шістнадцятирічного, вісімнадцятирічного віку у випадках, встановлених пунктом 3 частини першої статті 25 Закону України «Про відпустки»), або інший документ, що є підставою для надання академічної відпустки за сімейними обставинами.

З повагою, юрист Дерій В.О.!