Належне оформлення відносин із бухгалтерською компанією на аутсорсі

Доброго дня!

Укладання договорів є важливим складником господарської діяльності. Одним із ключових аспектів цього процесу є перевірка повноважень представників, що підписують договір. Якщо учасник, який підпише договір з однієї зі сторін, не буде мати повноваження на погодження такої угоди від імені компанії, договір може бути визнаний недійсним і між підприємцями виникнуть непотрібні спори, а також до них будуть питання від податкової.

Перед укладенням договору важливо встановити, хто має право представляти інтереси сторін. Це може бути:

— Керівник компанії (засновник, директор, генеральний директор тощо). Зазвичай він має право підписувати договори без додаткових повноважень, якщо це передбачено статутом або іншим внутрішнім документом компанії. У такому разі для перевірки повноважень достатніми документами будуть протокол або рішення загальних зборів підприємства про призначення керівника та статутний документ, яким визначені його повноваження.

— Особа, яка діє на підставі довіреності або наказу. У великих корпораціях, зазвичай, господарські договори підписують уповноважені керівником представники. Таку особу можуть визначити як за довіреністю, так і видати відповідний наказ, якщо ця особа є безпосереднім працівником компанії. Тут доцільно перевіряти повноваження за такою довіреністю або наказом.

В Україні вся інформація про зареєстрованих юридичних осіб та підприємців міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Якщо з ЄДР можна зробити висновок про наявність обмежень щодо повноважень керівника, варто запросити й установчий документ. Установчий документ містить вичерпний перелік повноважень керівника юридичної особи, зокрема й повноваження щодо передоручення та обмеження по сумі договору, на яку не потрібне окреме погодження загальних зборів.

У разі, якщо відсутня можливість попередньої перевірки компанії або підприємця за відкритими даними ЄДР, необхідно перевірити виписку з ЄДР. Цей документ підтвердить факт створення компанії або реєстрації особи як підприємця, а також дозволить визначити керівника компанії.

Якщо договір підписується не керівником компанії або безпосередньо підприємством, то варто вимагати інший документ, який надає повноваження на укладання та підписання договору від імені компанії або підприємця. Якщо це довіреність, вона може бути як посвідчена нотаріально, так і засвідчена підписом керівника чи підприємця та печаткою (за наявності). Важливо звернути увагу на термін дії довіреності.

З повагою, юрист Дерій В.О.!