Процедура введення в експлуатацію НМА отриманого безкоштовно

Вітаю!

Умовні скорочення:

ПЗ – програмне забезпечення;НМА – нематеріальний актив;П(С)БО 8 – Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку №8 «Нематеріальні активи»;ПКУ – Податковий Кодекс України;ЧПУ – числове програмне управління.

Для правильної організації обліку потрібно чітко усвідомлювати, що комп’ютерні програми, доступ до програмного забезпечення чи онлайн сервісів є об’єктом інтелектуальної власності, точніше, авторського права. Тобто, придбання програмного продукту дає ті чи інші права щодо їх використання, а матеріальний обліковий об’єкт при цьому відсутній.

І тут дуже важливо уважно ознайомитися з умовами договору, оскільки від цього безпосередньо залежить, як буде здійснюватися облік: нематеріальний актив, витрати майбутніх періодів або звичайні поточні витрати. Розібратися з питанням спробуємо у статті.

Придбання програмного забезпечення, або доступу до нього може відбуватися декількома способами.

Підприємство замовляє у ІТ-компанії розробку індивідуального програмного продукту, який враховує всі особливості здійснення його виробничої, комерційної, або господарської діяльності. В цьому випадку при придбанні програмного забезпечення авторські права можуть переходити до замовника.

Така послуга є індивідуальною, тому і коштуватиме дорого. ПЗ стає нематеріальним активом з наступним нарахуванням амортизації.

Підприємство придбає у ІТ-компанії один примірник комп’ютерної програми. Це може бути локальна версія на одне робоче місце або мережева, що дає можливість декільком користувачам працювати в програмі одночасно.

Покупець отримує просту невиключну ліцензію, яка дає право на інсталяцію та запуск програми на ЕОМ. При цьому розробник передає або завантажує самостійно інсталяційний файл.

Оплата за таку операцію здійснюється одноразово (паушальний платіж), а всі оновлення виконуються за додаткову плату.

Паушальний платіж – одноразовий платіж, який становить фіксовану суму і не залежить від обсягів виробництва (продажу) продукції (товарів, робіт, послуг) з використанням об'єкта права інтелектуальної власності.

Є багато суперечок стосовно того, чи визначати таке придбання як нематеріальний актив, чи відносити на витрати майбутніх періодів.

В консультації ЗІР, підкатегорія 102.05. податківцями було надано роз’яснення, що комп’ютерні програми – це нематеріальний актив, який слід розрізняти за такими варіантами:

1. Придбання обмеженої кількості копій комп’ютерної програми та використання їх виключно за прямим функціональним призначенням.В такому випадку покупець є кінцевим споживачем, а НМА слід відносити до шостої групи.
2. Придбання прав власності на програмну продукцію. Таке ПЗ є нематеріальним активом п’ятої групи.

В першому випадку доцільно використовувати субрахунок 127 «Інші нематеріальні активи», в другому – 125 «Авторські права тa суміжні з ними права».

Це так звана оренда програми. При цьому підприємство отримує доступ до програмного забезпечення, що є готовим хмарним рішенням, на термін, який визначено в договорі та за який здійснена оплата.

Цей варіант є актуальним в теперішніх умовах, коли дистанційна робота стає найпоширенішою. База даних в такому випадку зберігається на серверах в інтернеті, вхід в програму може бути здійснений з будь-якої точки світу. Підставою доступу до програми є ліцензія (оферта), яка включає не тільки можливість користування, а й технічну підтримку, захист даних та автоматичне оновлення у випадку зміни законодавства.

Розглянемо, як здійснюватиметься облік з використанням «BAS Бухгалтерія» в кожному з варіантів.

Облік нематеріальних активів регламентується П(С)БО 8 «Нематеріальні активи», а їх оподаткування – Податковим Кодексом.

Нематеріальні активи обліковуються в складі необоротних активів.

Визначення необоротних активів в економічному сенсі в П(С)БО та ПКУ декілька різняться, але загальними ознаками необоротних активів є:

• багаторазова участь в процесі господарської діяльності;
• термін використання більше року;
• перенесення вартості на продукт або на витрати поступово у вигляді амортизації.

Облік програмного забезпечення як нематеріального активу має чотири етапи, які складають життєвий цикл необоротного активу.

На кожному етапі передбачено свій документообіг. При здійсненні обліку в «BAS Бухгалтерія» потрібно дотримуватися певних правил:

1. Вести облік необхідно лише за допомогою спеціального документообігу підсистем, тобто без використання документу «Операція». Наприклад, документ «Акт введення в експлуатацію» робить рух у 18 регістрах, тому заміщати його ручним введенням операцій немає сенсу.
2. Інформація про об'єкти обліку зберігається у службових регістрах відомостей, ручне коригування яких не завжди можливо.
3. Для зміни облікових параметрів передбачені спеціальні документи.

На етапі закупівлі формується первісна вартість активу. Він ще не є НМА та капітальними інвестиціями, які обліковуються на рахунку 15.

Всі витрати, пов’язані з придбанням, доставкою, монтажем (встановленням на ЕОМ), налагодженням та тестуванням повинні бути віднесені на первісну вартість програмного забезпечення.

Початкова вартість нематеріальних активів визначається на рахунку 1541 «Придбання нематеріальних активів» як сума покупної вартості об'єкта і додаткових витрат на його придбання та відображається за допомогою документа «Надходження НМА».

Другий етап свідчить про те, що капітальні інвестиції стають безпосередньо нематеріальним активом. Саме в цей момент починається перенесення його вартості на продукцію або на витрати, тобто починається нарахування амортизації.

Якщо ПЗ – числове програмне забезпечення управління виробничим обладнанням, амортизація відноситься на виробничу собівартість. Якщо, наприклад, це бухгалтерська або управлінська програма, то амортизаця – це адміністративні витрати.

Але слід пам’ятати, що у випадку, коли програмне забезпечення є невід’ємною частиною обладнання, його обліковують в складі основного засобу. Наприклад, при надходженні обладнання із вбудованим програмним забезпеченням (виробниче обладнання з ЧПУ або комп’ютер з ліцензійними програмами).

На цьому етапі оформлюється документ «Прийняття до обліку нематеріальних активів», який можна створити на підставі «Надходження НМА» або ввести окремо в розділі «ОЗ і НМА».

При проведенні документа «Прийняття до обліку нематеріальних активів» формуються проводки щодо списання початкової вартості об'єкта з кредиту рахунку обліку вкладень в нематеріальні активи у дебет рахунків обліку НМА.

Таким чином, при прийнятті комп’ютерної програми до обліку визначається ії початкова вартість, а також деякі інші параметри:

• спосіб нарахування амортизації;
• спосіб відображення витрат за нарахованою амортизацією;
• рахунок обліку нарахованої амортизації;
• матеріально-відповідальна особа;
• підрозділ.

Третій етап – це облікові записи в процесі експлуатації нематеріального активу. До цього етапу відноситься нарахування амортизації та модернізація.

Для нарахування амортизації НМА передбачено декілька методів, але для програмного забезпечення частіше використовують прямолінійний, що полягає у рівномірному поділу вартості ПЗ за періодами його використання.

Якщо ж програмне забезпечення пов’язано з виробничим обладнанням, а амортизація нараховується виробничим методом, попередньо слід вказати обсяг продукції, виготовленої в поточному місяці. Для цього передбачений документ «Виробіток НМА».

Витрати з амортизації ПЗ можуть бути розподілені за кількома напрямами і статтями витрат. У довіднику способів відображення витрат з амортизації ведеться список можливих способів віднесення амортизаційних нарахувань на витрати. Наприклад, визначають спосіб, при якому сума амортизації буде розподілятися між декількома підрозділами в певній пропорції.

Спосіб відображення витрат з амортизації, визначений у момент прийняття програмного забезпечення до обліку, може бути змінено протягом строку корисного використання об'єкта. Для реєстрації цієї зміни в типовій конфігурації призначено документ «Зміна відображення амортизації НМА».

Розрахунок суми амортизації в бухгалтерському і податковому обліку проводиться автоматично при проведенні документа «Закриття місяця». Сума, розрахована для кожного об'єкта ПЗ, списується з кредиту рахунку обліку нарахованої амортизації у дебет рахунків, визначених вибраним способом відображення витрат з амортизації.

Під час експлуатації з програмним забезпеченням можуть відбуватися різні події: модернізація (розширення функціоналу ПЗ), консервація (у випадку, коли ПЗ не планується використовувати певний час), переведення на іншу ділянку або передача іншій матеріально-відповідальній особі.

Модернізація програмного забезпечення може відбуватися за різних потреб підприємства.

ххх

Для обліку придбаних комп’ютерних програм бюджетній установі слід використовувати:

• документи для обліку прав інтелектуальної власності – якщо облік ведеться як нематеріального активу. Це всього акт про введення в експлуатацію (НА-1), акт про вибуття (НА-2) та інвентаризаційний опис (НА-4). Їх можна знайти в наказі Мінфіну від 22.11.2004 р. № 732;
• документи для обліку основних засобів – якщо облік ведеться у складі вартості основних засобів. Це документи з наказу Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818. В інвентарній картці ОЗ в описі об’єкта слід вказати про встановлені на нього комп’ютерні програми, також їх можна згадати в акті введення в експлуатацію, що вони були встановлені. Це й усе.

Витрати на придбання програмного забезпечення у вигляді ліцензій визнаються на основі стандартних документів, наприклад видаткових накладних чи фіскального чеку

ФОРМА АКТА:

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1580-04#Text

Доброго дня, Романе!

Нематеріальний актив – це немонетарний актив, який не має матеріальної форми та може бути ідентифікований (абз.6 п.4 розд І НП(с)БОДС 122).

Нематеріальний актив визнавайте активом, якщо:

• його можна ідентифікувати, тобто виділити чи відокремити від інших активів;
• існує ймовірність, що установа отримає майбутні економічні вигоди, пов’язані з його використанням та/або він має потенціал корисності;
• його вартість можна достовірно визначити (п. 1 розд. ІІ НП(с)БОДС 122, п. 1 розд. ІІ Методрекомендацій).

Якщо ви отримали в результаті розробок комп'ютерні програми, ліцензії тощо, визнавайте їх активом за умови, що маєте:

• намір, технічну можливість та ресурси для доведення нематеріального активу до стану, в якому він придатний для реалізації або використання;
• можливість отримувати майбутні економічні вигоди або потенціал корисності від реалізації або використання нематеріального активу;
• інформацію для достовірного визначення витрат, пов’язаних із розробкою нематеріального активу.

Придбаний, створений чи розроблений об’єкт нематеріальних активів, визнаний активом,зараховуйте на баланс і використовуйте на підставі відповідного первинного документа. При цьому в первинному документі зазначайте назви документів, згідно з якими такий об’єкт нематеріальних активів уводите в господарський оборот, зокрема:

• патент;
• свідоцтво;
• ліцензійний договір;
• договір про створення за замовленням і використання об’єкта права інтелектуальної власності;
• договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності тощо.

На облік у складі нематеріальних активів беріть придбані права на володіння, користування та розпорядження об’єктом нематеріальних активів після того, як відчужите їх від колишніх власників та визначите їхню вартість.

Бухгалтерський облік ведеться щодо кожного об’єкта нематеріального активу у розрізі 6 груп:

• авторське та суміжні з ним права – право на літературні, художні, музичні твори, комп’ютерні програми, програми для електронно-обчислювальних машин, компіляції даних (бази даних), виконання, фонограми, відеограми, передачі (програми) організацій мовлення тощо;
• права користування природними ресурсами – право користування надрами, іншими ресурсами природного середовища, геологічною та іншою інформацією про природне середовище тощо;
• права на знаки для товарів і послуг – товарні знаки, торгові марки, фірмові найменування тощо;
• права користування майном – право користування земельною ділянкою відповідно до земельного законодавства, право користування будівлею, право на оренду приміщень тощо;
• права на об’єкти промислової власності – право на винаходи, розробки, корисні моделі, промислові зразки, сорти рослин, породи тварин, захист від недобросовісної конкуренції тощо;
• інші нематеріальні активи – право на провадження діяльності, право на використання економічних та інших привілеїв тощо.

Господарські операції з надходження, руху та вибуття об’єктів інтелектуальної власності оформляйте первинними документами, типові форми яких затверджені наказом Мінфіну від 22.11.2004 № 732:

• НА-1 «Акт уведення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»;
• НА-2 «Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»;
• НА-3 «Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»;
• НА-4 «Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів».

Порядок застосування типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затверджений наказом Мінфіну від 22.11.2004 № 732.

Ні НП(с)БОДС 122, ні Методрекомендації не вимагають присвоювати інвентарні номери нематеріальним активам. Відповідного реквізиту не містить жодна форма НА-1, НА-2, НА-3, НА-4. Так, інвентарні номери не присвоюють нематеріальним активам. Бухгалтерський облік нематеріальних активів ведеться щодо кожного об’єкта нематеріального активу у розрізі шести груп. Цього ж принципу дотримують при їх інвентаризації. Під час якої наявність нематеріального активу установлюється за документами, що були підставою для його оприбуткування, а також перевіряється наявність та чинність документів, що засвідчують правомірність набуття прав власності чи їх частини на об’єкти інтелектуальної власності (патентів, свідоцтв, дипломів, ліцензій, договорів тощо).

Джерело: https://oblikbudget.com.ua/article/1127-regstri-dl...

НМА можуть бути:

1) створені самостійно; 2) придбані за грошові кошти; 3) отримані як внесок до статутного капіталу; 4) придбані в результаті обміну на подібний актив; 5) придбані в результаті обміну на неподібний актив; 6) отримані безоплатно.

Придбані (створені) НМА зараховуються на баланс за первісною вартістю. Проте в кожному випадку потрібно враховувати свої особливості визначення первісної вартості.

Бухгалтерський облік операцій, пов’язаних з надходженням нематеріальних активів, у прикладах https://factor.academy/blog/glava-7-oblik-nematerialnix-aktiviv/

З повагою, адвокат Айвазян.

Доброго дня!

Документами для обліку прав інтелектуальної власності (якщо облік ведеться як нематеріального активу) є:

1. Акт про введення в експлуатацію (НА-1),
2. Акт про вибуття (НА-2)
3. Інвентаризаційний опис (НА-4).

Їх можна знайти в наказі Мінфіну від 22.11.2004 р. № 732

Витрати на придбання програмного забезпечення у вигляді ліцензій, як правило, визнаються на основі стандартних документів, наприклад видатковий накладних чи фіскального чеку.

Для введення в експлуатацію безкоштовної ліцензії на програмне забезпечення, за можливості, отримайте письмовий документ (офіційний лист або сертифікат) від компанії-виробника, що підтверджує надання безкоштовної підтримки.

Якщо не вдасться, то роздрукуйте лист від виробника з інформацією про безкоштовне продовження ліцензії на період війни. Це може слугувати підтвердженням про правомірність використання ПЗ без додаткових витрат. Якщо в листі зазначено конкретні умови та терміни дії ліцензії, варто виділити цю інформацію в документі.

Підготуйте наказ про введення в експлуатацію цього програмного забезпечення. У наказі зазначте, що використання програмного забезпечення є безкоштовним згідно з умовами виробника та на час воєнного стану.

Оформіть Акт введення в експлуатацію. Цей документ засвідчить офіційне впровадження ПЗ в роботу. В ньому зазначаються основні параметри ліцензії (тип, обсяг, умови використання) та додається копія листа від виробника.

Щоб прозвітувати (за потреби) перед контролюючими органами (за потреби) можна підготувати супровідний лист до контролюючого органу з поясненням ситуації (надання безкоштовної підтримки виробником на період війни), додавши копію листа від виробника та наказу по установі.

Ознайомтесь з корисним матеріалом за посиланням https://oblikbudget.com.ua/article/549-oblk-progra...

З повагою, юрист Дерій В.О.!