Деякі технічні уточнення щодо створення ОСББ

Вітаю, Михайле.

Ось відповіді на Ваші питання за окремим пунктами.

1. Що з наведених документів має чітко визначену законом форму (шаблон), а що може бути складене у довільній формі в межах розумного: протокол ініціативної групи, протокол установчих зборів, листок голосування, протокол загальних зборів, повідомлення про проведення зборів?

Типові форми цих документів законодавством не затверджено. Тобто, можна використовувати власні зразки. Але повинні бути усі обовязкові реквізити які передбачено ст.6 Закону України "Про про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку" (надалі - Закон ОСББ)

2. Чи потрібно нотаріальне засвідчення підпису голови зборів при прийнятті рішення установчих зборів, та чи потрібний такий підпис при прийнятті рішення правління ОСББ вже під час його діяльності?

Обовязкового нотаріального посвідчення підпису законодавство не передбачає. Достатньо лише звичайний підпис голови та секретаря зборів.

3. Чи можемо ми легально встановити фіксований розмір щомісячного внеску від співвласників, змінивши механізм описаний в законі (розмір внеску вираховується в залежності від площі житла)? Якщо так, то де це має бути прописано? Загальний алгоритм в статуті, а конкретні значення внеску - за рішенням загальних зборів?

Відповідно до ст. 23 Закону про ОСББ

"внески на утримання і ремонт приміщень або іншого майна, що перебуває у спільній власності, визначаються статутом об'єднання та/або рішенням загальних зборів.

Тобто, ОСББ може встановити механізм формування внесків як статутом, так і рішенням загальних зборів.

З повагою,

Андрій Брильов

Ось відповіді також на інші питання

4. Наскільки принципово з точки зору закону проведення установчих чи загальних зборів фізично в один день? Наприклад, якщо всі співвласники дійшли згоди, але через ті чи інші причини не можуть прибути на місце проведення зборів - чи можна не починаючи процедуру письмового голосування поштою, зібрати з них підписи власноруч на бланк нібито голосування в день самих зборів?

Стаття 6 Закону про ОСББ говорить лише про проведення установчих зборів для створення об'єднання. А загальні збори проводяться вже тоді, коли ОСББ створене, зареєстроване та працює.

5. Чи вірним є розуміння мною твердження з цього сайту (https://proosbb.info/node/676) - що для представлення інтересів співвласника іншою особою (наприклад, орендарем), достатньо оформити та підписати звичайний цивільно-правовий договір у довільній формі без нотаріального засвідчення, з підписами обох сторін?

Справа ось у чому. Інтереси особи можна представляти на підставі договору доручення. Але він регулює взаємовідносини виключно між доверітелем та повіреним. Для представництва інтересів повіреному надається довіреність. При цьому законодавство не містить прямих посилань на те, що її треба неодмінно нотаріально посвідчувати.

6. Чи встановлені законом обмеження щодо тривалості діяльності ініціативної групи, якщо наприклад для збору і підготовки всіх документів знадобиться декілька місяців?

Законом ОСББ період роботи ініціативної групи не визначено. Вона втрачає свої повноваження після державної реєстрації ОСББ. Тоді фунуції ініціативної группи приймає на себе правління.

З повагою,

Андрій Брильов

Вітаю Вас.

1. Законом не встановлено жодних уніфікованих шаблонів. Відповідно у довільній формі можуть складатися протокол ініціативної групи, протокол установчих зборів, протокол загальних зборів, повідомлення про проведення зборів, листок голосування. Єдине, що регулюється - зміст і обов’язкові відомості (ст. 6 Закону про ОСББ).

2. На установчих зборах ОСББ нотаріального посвідчення підпису голови або секретаря зборів не потрібно. Закон такої вимоги не містить. У діяльності ОСББ рішення правління чи загальних зборів також не потребують нотаріального засвідчення.

3. Закон передбачає внески пропорційно частці співвласника (ст. 20 Закону про ОСББ). Частка визначається за площею.

Стаття 20. Визначення часток внесків і платежів на утримання, експлуатацію та ремонт спільного майна

Частка співвласника у загальному обсязі внесків і платежів на утримання, реконструкцію, реставрацію, проведення поточного і капітального ремонтів, технічного переоснащення спільного майна у багатоквартирному будинку встановлюється пропорційно до загальної площі квартири (квартир) та/або нежитлових приміщень, що перебувають у його власності.

Частка участі співвласника квартири та/або нежитлового приміщення визначається відповідно до його частки як співвласника квартири та/або нежитлового приміщення.

Спори щодо визначення частки співвласника у загальному обсязі внесків і платежів на утримання, експлуатацію, реконструкцію, реставрацію, проведення поточного і капітального ремонтів, технічного переоснащення спільного майна у багатоквартирному будинку вирішуються в судовому порядку.

Відступ від цього можливий лише за одностайною згодою всіх співвласників, оформленою рішенням загальних зборів.

Алгоритм можна прописати у статуті, але він має відповідати ст. 20 Закону - тобто фіксовані внески можливі тільки якщо 100 % співвласників погодяться змінити спосіб розподілу тягаря витрат.

4. Установчі та загальні збори відбуваються в конкретний день, як правило. Але кожен співвласник може проголосувати особисто в день зборів або у формі письмового опитування (після зборів). Проте збирати підписи «заздалегідь» і датувати їх днем зборів - незаконно. Такі голоси можуть бути визнані недійсними.

5. Закон дозволяє голосувати через представника ст. 6 Закону про ОСББ. Повноваження підтверджуються довіреністю у простій письмовій формі. Нотаріальне посвідчення НЕ потрібне, якщо сторони не вважають за потрібне. Цивільно-правовий договір «орендар-власник» не є довіреністю, тому потрібен окремий документ про представництво.

6. Жодних строків закон не встановлює. Ініціативна група діє стільки, скільки потрібно для підготовки установчих зборів.

7. Повідомлення про збори обов’язково надсилається за адресою, офіційно зазначеною співвласником або місцем розташування квартири. Письмове опитування (постфактум голосування) також відбувається за адресою проживання/перебування співвласника, якщо вона вам відома. Тобто можна надіслати або на офіційну адресу власності, або на фактичну адресу проживання, якщо вона достовірно відома.

8. Закон не встановлює конкретний спосіб накладення електронного підпису, лише вимагає підтвердження волевиявлення співвласника. Можна використовувати: КЕП/ЕЦП (будь-якого акредитованого постачальника), підпис у «Дії», інші сервіси, що формують КЕП. Обмеження на виключне використання «Дії» - немає.

9. Так, закон це дозволяє, якщо співвласник погодився на такий спосіб інформування. Ст. 6 Закону про ОСББ прямо допускає використання електронних засобів зв’язку для повідомлень, якщо співвласник надав відповідні контакти. Повідомлення в месенджерах або електронною поштою є законними та дійсними.

З повагою! Щасти Вам!

Вітаю Вас, Михайле!

1. Що з наведених документів має чітко визначену законом форму (шаблон), а що може бути складене у довільній формі в межах розумного: протокол ініціативної групи, протокол установчих зборів, листок голосування, протокол загальних зборів, повідомлення про проведення зборів?

Всі документи пишуться в довільній формі. Зразки документів можете знайти за посиланням https://city-adm.lviv.ua/portal/osbb/yak-stvoryty-...

2. Чи потрібно нотаріальне засвідчення підпису голови зборів при прийнятті рішення установчих зборів, та чи потрібний такий підпис при прийнятті рішення правління ОСББ вже під час його діяльності?

В обох випадках нотаріальне засвідчення підпису відповідно до ЗУ "Про ОСББ" не вимагається.

3. Чи можемо ми легально встановити фіксований розмір щомісячного внеску від співвласників, змінивши механізм описаний в законі (розмір внеску вираховується в залежності від площі житла)? Якщо так, то де це має бути прописано? Загальний алгоритм в статуті, а конкретні значення внеску - за рішенням загальних зборів?

На жаль, не можете.

Відповідно статті 20 ЗУ "Про ОСББ" Частка співвласника у загальному обсязі внесків і платежів на утримання, реконструкцію, реставрацію, проведення поточного і капітального ремонтів, технічного переоснащення спільного майна у багатоквартирному будинку встановлюється пропорційно до загальної площі квартири (квартир) та/або нежитлових приміщень, що перебувають у його власності.

Спори щодо визначення частки співвласника у загальному обсязі внесків і платежів на утримання, експлуатацію, реконструкцію, реставрацію, проведення поточного і капітального ремонтів, технічного переоснащення спільного майна у багатоквартирному будинку вирішуються в судовому порядку.

4. Наскільки принципово з точки зору закону проведення установчих чи загальних зборів фізично в один день? Наприклад, якщо всі співвласники дійшли згоди, але через ті чи інші причини не можуть прибути на місце проведення зборів - чи можна не починаючи процедуру письмового голосування поштою, зібрати з них підписи власноруч на бланк нібито голосування в день самих зборів?

За технічної можливості може бути організовано участь у зборах співвласників окремих співвласників (їх представників) (за їхнім бажанням) дистанційно з використанням технічних засобів електронних комунікацій у режимі відеоконференції. Голосування таких співвласників (їх представників), крім голосування за обрання голови зборів, здійснюється шляхом заповнення ними листків опитування.

Проте, я знаю випадки, коли під час створення ОСББ вказували людей, які не були фізично там присутні і все рівно державна реєстрація пройшла без проблем. Адже головне, щоб було бажання пошвидше створити об'єднання.

5. Чи вірним є розуміння мною твердження з цього сайту (https://proosbb.info/node/676) - що для представлення інтересів співвласника іншою особою (наприклад, орендарем), достатньо оформити та підписати звичайний цивільно-правовий договір у довільній формі без нотаріального засвідчення, з підписами обох сторін?

Так, твердження є вірним, адже в ЗУ "Про ОСББ" не вказано, що співвласник повинен оформляти нотаріальну довіреність. Тому достатньо звичайного договору доручення.

6. Чи встановлені законом обмеження щодо тривалості діяльності ініціативної групи, якщо наприклад для збору і підготовки всіх документів знадобиться декілька місяців?

Прямо законом обмежень немає.

Водночас письмове опитування співвласників проводиться протягом не більше ніж 45 календарних днів з дня проведення установчих зборів. Якщо протягом зазначеного строку необхідної кількості голосів "за" не набрано, рішення вважається неприйнятим.

Тому, потрібно повторно скликати установчі збори. Водночас ініціативна група може залишитись тією ж самою.

7. У випадку пост-фактум голосування поштою щодо рішення установчих чи загальних зборів, чи є вимогою надсилання рекомендованого листа поштою саме на формальну адресу співвласника? Наприклад, якщо він в іншому місті, і відома його фактична адреса, чи можна її надіслати туди?

Можете надіслати, на фактичну адресу проживання або навіть, на електронну пошту.

Якщо в результаті проведення зборів співвласників для прийняття рішення не набрано кількості голосів "за" або "проти", встановленої частинами тринадцятою та чотирнадцятою цієї статті, проводиться письмове опитування співвласників, які не голосували на зборах співвласників. Письмове опитування співвласників проводиться протягом не більше ніж 45 календарних днів з дня проведення зборів співвласників. Якщо протягом зазначеного строку необхідну кількість голосів "за" не набрано, рішення вважається неприйнятим.

Письмове опитування проводиться ініціатором зборів співвласників та/або іншими співвласниками (за їхньою згодою), визначеними ініціатором зборів співвласників.

Письмове опитування може проводитися щодо одного або декількох питань одночасно.

Письмове опитування проводиться у письмовій та/або в електронній формі шляхом заповнення співвласниками листків опитування.

Кожний співвласник (його представник), який взяв участь у голосуванні під час проведення зборів співвласників або письмового опитування, заповнює листок опитування та підписує його власноруч або шляхом накладення електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, із зазначенням результату голосування ("за" або "проти").

Листки опитування, створені у паперовій формі, пронумеровуються, прошнуровуються та зберігаються уповноваженою співвласниками особою.

Листки опитування, створені у формі електронних документів та підписані шляхом накладення електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, зберігаються уповноваженою співвласниками особою на електронному носії інформації у форматі, що дає змогу перевірити їх цілісність на такому носії.

Листки опитування з питань розпорядження спільним майном багатоквартирного будинку є невід’ємною частиною протоколу зборів співвласників.

Листок опитування повинен містити такі відомості:

1) дата опитування;

2) прізвище, ім’я, по батькові співвласника;

3) номер квартири або нежитлового приміщення;

4) загальна площа квартири або нежитлового приміщення;

5) документ, що підтверджує право власності співвласника на квартиру чи нежитлове приміщення, або відомості, які містяться у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно, про реєстрацію права власності співвласника на квартиру чи нежитлове приміщення;

6) документ, що надає повноваження на голосування від імені співвласника (для представника);

7) питання до співвласника - пропозиція у вигляді резолюції, щодо якої учаснику опитування пропонується відповісти "за" або "проти". Питання повинно бути чітко і зрозуміло сформульоване, що не допускає різних тлумачень;

8) відповідь співвласника "за" або "проти" щодо кожного питання окремо;

9) власноручний або електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, співвласника та особи, яка проводила опитування.

8. Прошу підказати де і як регулюється форма та спосіб накладення цифрового підпису співвласниками для голосування. Чи обовʼязково це має бути виключно ЕЦП накладений в Дії, чи може бути і інше програмне забезпечення?

Окремих вимог немає. Це може бути будь-яке програмне забезпечення - ДІЯ, Вчасно і т.д.

9. Чи вважатиметься законним та дійсним оповіщення співвласників про результати діяльності ОСББ (тих же загальних зборів чи рішень правління) шляхом використання електронних месенджерів по типу Viber чи електронної пошти?

Це можливо, якщо на загальний зборах приймете таке рішення та додатково закріпите в статуті.

З повагою, юрист Дерій В.О.!

Михайло, ще раз хотів уточнити для спрощення Вашої роботи.

На стадії створення ОСББ проводять лише установчі збори. Загальні збори скликаються вже потім, коли ОСББ зареєстровано і працює.

З повагою,

Андрій Брильов