Виплата відрядження за 2023 рік у 2025 році

Доброго дня, це ж порушення. Краще сплатите працівнику готівкою або взагалі не платити, бо вже вийшов строк позовної давності для стягнення заборгованості з заробітної плати. Тому працівник вже не зможе відстояти своє право на не виплачені кошти. Але по людські треба заплатити, щоб не було питань від податкової держарпаці раджу готівкою та розійтись.

Вітаю!

ЦЕ ЗРОБИТИ НЕМОЖЛИВО.

Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Доброго дня, Віта!

Чому саме дана проблема виникла в Вас станом на сьогодні? Не бачу можливості виплатити кошти за 2023 рік у 2025 році, оскільки вже пройшли два звітних періоди після того.

Щодо виплат у випадку відрядження.

У наказі про відрядження, який складається у довільній формі, обов’язково зазначають (абз. 1 п. 1 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, далі – Інструкція № 59):

• мету службової поїздки;
• завдання (за потреби);
• пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);
• строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження). При цьому строк відрядження не може перевищувати 30 к. днів – для відряджень у межах України (абз. 2 п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59) та 60 к. днів – для відряджень за кордон (абз. 1 п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59). Строк відрядження державного службовця за рік не може перевищувати 30 к. днів (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59);
• назву юрособи, до якої працівник має прибути для виконання службового завдання (підприємство, установа тощо);
• вид транспорту;
• джерело фінансового забезпечення витрат (якщо за рахунок установи – «відшкодувати», якщо за рахунок відрядженого – «за власний кошт»).

Також у наказі про відрядження може бути уточнення виду транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, способів оплати, інші обмеження, які накладає керівник установи з метою уникнення зайвих витрат.

Установа, яка відряджає свого працівника, має обов’язок ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, що складається у довільній формі) (п. 6 розд. І Інструкції № 59). Після отримання наказу про відрядження можна перейти до складання такого кошторису. Для цього слід знати, які витрати відшкодовуються за результатами службової поїздки.

Якщо ж кошторис витрат не складається, то такі витрати можна показати у довідці-розрахунку на виданий аванс, складеній за довільною формою. З урахуванням рекомендацій листа Мінфіну від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181) суми витрат відображаються у:

• гривні – для відряджень у межах України;
• гривні – для службових поїздок за кордон у частині витрат, які здійснюються на території України;
• національній валюті держави, до якої відряджено працівника, або у вільно конвертованій валюті (долар США, євро), – для витрат, що здійснені у валюті.

Окрім уже згаданого кошторису витрат на виданий аванс (або довідкою-розрахунком), установа зобов’язана ознайомити працівника з:

• наказом про службову поїздку;
• вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження, зокрема з зокрема з переліком потрібних документів, які підтверджують відповідні витрати;
• фінансовими зобов’язаннями працівника та обмеженнями, що визначені Інструкцією № 59 і Постановою № 98.

Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку.

Після повернення зі службової поїздки працівник звітує про використання виданого йому авансу та подає разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат звіт про використання коштів, який затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (абз. 1 п. 17 розд. І Інструкції № 59). Для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів такий Звіт залишається обовʼязковим, так як для них є обов’язковою Інструкція № 59 (п. 1 розд. І Інструкції № 59). Такий документ за результатами відрядження ще називають авансовий звіт.

Терміни для звіту залежать від того у якій формі працівнику видано аванс на відрядження: готівкою чи безготівково. Тож після повернення зі службової поїздки працівник подає Звіт до закінчення (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59):

• 5-го банківського дня, наступного за днем прибуття — якщо працівник отримав аванс готівкою з каси установи;
• 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, – якщо отримав готівку із застосуванням платіжних карток;
• 20-го банківського дня – якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин (строк продовжується керівником установи).

Також дається 3 банківських дні на повернення коштів з дня прийняття рішення про відміну поїздки – якщо працівник не виїхав (абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).

У ці ж строки працівником повертається невикористаний залишок авансу на відрядження (абз. 1 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59). В свою чергу, якщо для остаточного розрахунку за відрядження установі необхідно виплатити додаткові кошти, їхня виплата (перерахування) здійснюється до закінчення 3-го банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (абз. 6 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).

Оплата днів відрядження здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, встановленим за місцем постійної роботи, згідно з умовами трудового і колективного договору. Дні відрядження в дорозі, якщо вони припадають на робочі дні, працівнику оплачують на загальних підставах як за виконану роботу. Для оплати днів відрядження обирається найбільша з двох величин (ч. 4 ст. 121 КЗпП, а також лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12):

• середньоденна зарплата за останні 2 місяці;
• денна зарплата працівника у місяці відрядження.

З повагою, адвокат Айвазян.

Доброго дня!

У разі відрядження працівника підприємству необхідно:

• компенсувати можливі витрати, виплативши добові на відрядження та відшкодувавши інші витрати, пов’язані з відрядженням, зокрема транспортні і проживання (п. 2 ст. 121 Кодексу законів про працю, надалі – КЗпП);
• оплатити дні відрядження, нарахувавши зарплату за час відрядження (п. 3 ст. 121 КЗпП).

Проте можливими є й відрядження за власний рахунок працівника, коли він подає заяву про направлення на відрядження за власні кошти. Така практика розповсюджена у сфері освіти та науки, наприклад, поїздка на конференцію. Це не порушує діючого трудового законодавства, оскільки працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями (п. 1 ст. 121 КЗпП). Проте працівник може не скористатися цим правом, якщо він не подасть відповідну заяву.

Загалом, у Вас є такі варіанти:

1. Оплатити кошти за відрядження в 2025 році, але якщо Держпраці виявить дане порушення, то на посадових осіб підприємства може чекати штраф у розмірі мінімальної заробітної плати (стаття 265 КЗпП)

2. Домовитись з працівником, щоб він заднім числом написав заяву, що їде у відрядження за власний рахунок, а по факту виплатити йому кошти без документування відрядження (проте, тут є нюанси)

3. Не виплачувати компенсацію за відрядження, але в такому випадку працівник може звернутися із заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права. Якщо Ви домовитесь з працівником та виплатите кошти неофіційно, то це не є гарантією того, що працівник не спробує ще відсудити частину коштів за відрядження в суді.

З повагою, юрист Дерій В.О.!

Вітаю Вас.

Добрий день , допоможіть будь ласка , мною бухгалтером працівнику не було виплачено відрядження у 2023 році в зв'язку з відсутністю планів на відрядження, чи може бухгалтер заплатити відрядження у 2025 році.

Офіційно виплатити кошти у 2025 році за відряджувальні дні 2023 року - НЕМОЖЛИВО. Принаймні це буде одразу кидатися в очі при перевірці діяльності податковими органами. Не рекомендував би вчиняти саме таким чином. Чи є в працівника претензії до не отриманих ним відряджувальних? Можливо спробувати вирішити це питання за спільною згодою?