Підтвердження отриманих маркетингових та інших послугдля податкових перевірок

Доброго дня, надаю відповіді на ваші запитання.

1.Чи є вимоги або практика щодо додаткових «паперових підтверджень» разом з актом виконаних робіт?

Законодавство не встановлює єдиної «уніфікованої» форми акту — акт складається в довільній формі, але має містити обов’язкові реквізити, передбачені законом про бухгалтерський облік (назва документа, дата, реквізити сторін, посилання на договір, зміст робіт, вартість, підписи тощо). Водночас практична позиція контролюючих органів і судова практика показують, що податкова очікує на наявність не тільки акту як такого, а й комплекту документів, які підтверджують факт і обсяг виконаних робіт та оплату (договір, платіжні документи/банківські виписки, рахунки/рахунки-фактури за ПДВ, технічні звіти, специфікації, електронна переписка, акти виконаних етапів, фото/скріншоти як доказ виконання робіт тощо). Ці додаткові документи зазвичай розглядаються як комплементарні докази і значно зміцнюють позицію платника при перевірці.

Практичний висновок: скріншоти, звіти, листування — це прийнятні додаткові докази, але вони не підмінюють первинні документи (договір, акт, платіжні документи). Коли перевірка вимагає оригіналів, для юридичних осіб (ТОВ) контролери зазвичай очікують саме оригінали первинних документів;

2.Чи відрізняються вимоги до ФОП і ТОВ?

За суттю — вимоги до документального підтвердження операцій однакові: факт надання послуги має бути підтверджений первинним документом і платіжним документом (якщо мова про підтвердження оплати). Але на практиці є відмінності в обліку й процедурі надання документів контролю: ТОВ — юридична особа — веде бухгалтерію за правилами подвійного запису і під час документальної перевірки має надавати оригінали документів у повному обсязі з першого дня перевірки; ФОП (залежно від системи оподаткування) можуть вести спрощений облік, але теж зобов’язані зберігати первинні документи і мати докази доходів/витрат (термін зберігання — мінімум 1095 днів / 3 роки). Тож вимоги до змісту доказів подібні, але процедура і «жорсткість» формальностей у ТОВ зазвичай вища.

3. Який рівень деталізації в акті вважається достатнім і безпечним при перевірках?

1. Достатній (і безпечний) рівень деталізації — це коли акт дає змогу однозначно зрозуміти: що саме зроблено, коли, ким, у яких обсягах і за якою ціною, та підтверджує прийняття результату робіт замовником. Конкретно — бажано щоб акт містив: дату і місце, посилання на договір (номер/дата), точний опис робіт/послуг (перелік етапів) одиниці виміру (години, м², модулі тощо), кількість/обсяг, одиничну та підсумкову вартість, період виконання / дата фактичного виконання, підписи і печатки (якщо застосовувано). Якщо робота складна — додати специфікацію виконаних завдань, пронумеровані додатки (технічний звіт, протокол випробувань, фотофіксація, скріншоти функціоналу, листи приймання етапів). Для надання безумовної доказової ваги — додати платіжні підтвердження (банківські виписки, платіжні доручення) і, за потреби, рахунок/рахунок-фактуру (якщо платник ПДВ).

Практичні поради — чекліст «щоби не перевіряли жорстко»:

• у договорі передбачити механізм приймання/здачі робіт (етапи, критерії приймання, строки);
• у акті посилатись на конкретні пункти договору та надавати короткий, але чіткий опис виконаних робіт;
• зберігати платіжні документи/банківські виписки, рахунки; для ПДВ — зберігати податкові документи;
• додавати технічні звіти/специфікації/фото/логі файли/скріншоти як додатки і позначати їх у самому акті як «додаток №1,…»;
• мати електронну переписку, що підтверджує погодження результатів (з датами і адресами) — це часто вирішує спір на користь платника.

додатково

• Не покладатися тільки на «короткий» акт без додатків — бажано формувати повний пакет: договір → акти (по етапах) → специфікації/техзвіт → платіжні документи → листування/скріншоти/фото.
• ФОП і ТОВ за змістом доказів мають однакові вимоги, але ТОВ часто підлягає суворішому бухгалтерському контролю і вимозі надання оригіналів.
• Якщо очікуєте перевірку — зберігайте оригінали та структуровані електронні копії (іменовані файли, індексація додатків), щоб швидко надати повний пакет на запит.

Доброго дня, Олексію!

1. Чи є законодавчі вимоги або практика перевірок/судових процесів щодо необхідності надання підприємством, окрім актів виконаних робіт, додаткових “паперових підтверджень” (скріншотів, звітів, додатків тощо) разом із актами виконаних робіт? Який формат таких підтверджень?

Згідно з абз. 11 ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію.

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Схоже визначення первинних документів міститься також і в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.

У п. 2.1 зазначеного Положення вказано, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

З метою встановлення факту здійснення господарської операції, формування витрат для цілей визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток або податкового кредиту з податку на додану вартість судам належить з’ясовувати, зокрема, такі обставини:

1. рух активів у процесі здійснення господарської операції;
2. установлення спеціальної податкової правосуб’єктності учасників господарської операції;
3. установлення зв’язку між фактом придбання товарів (послуг), спорудженням основних фондів, імпортом товарів (послуг), понесенням інших витрат і господарською діяльністю платника податку.

Первинними документами саме в цілях доказування в судових спорах із податковим органом, можна вважати будь – який документ, що підтверджує реальність здійснення господарської операції, хоча він таким може і не бути в розумінні бухгалтерського обліку.

Разом з тим, є документи які супроводжують переважну більшість господарських операцій, а саме: видаткова та податкова накладні, рахунок фактура, товарно-транспортна накладна, акт виконаних робіт або акт приймання виконаних робіт, договори, банківські виписки, платіжні доручення, оборотно-сальдові відомості.

Отже, є первинні документи, що притаманні виключно певним господарським операціям. Головною умовою для врахування у складі податкових витрат на проведення маркетингових послуг є їх документальне підтвердження та зв’язок таких витрат з господарською діяльністю платника податку.

Підтвердженням зв’язку витрат на маркетингові послуги з господарською діяльністю суб’єкта господарювання можуть бути такі документи:

• наказ по підприємству, в якому потрібно обґрунтувати необхідність проведення таких маркетингових досліджень (наприклад, у зв’язку з виходом на ринок нового виду продукції), зазначивши період їх проведення, територію, назву виду продукції, категорію потенційних споживачів тощо. Водночас разом з наказом можна розробити план заходів з розповсюдження такого виду продукції, в якому передбачити укладення договору на проведення маркетингових досліджень;
• договір на проведення маркетингових досліджень, оформлений відповідно до вимог чинного законодавства. У розділі «Предмет договору» потрібно зазначити конкретний вид маркетингових досліджень, мету їх проведення, регіон тощо. При цьому в такому договорі потрібно зазначити напрями та об’єкти маркетингових досліджень, зокрема: дослідження попиту на дану продукцію і відомостей про можливих споживачів; вивчення потенційних можливостей здійснення операцій з купівлі-продажу об’єкта маркетингових досліджень на певній території, дослідження необхідного обсягу продажу і пошук покупців, вивчення потреб та ефективності проведення рекламної кампанії щодо даної продукції. Водночас у договорі слід передбачити умову про те, що результат маркетингових досліджень оформляється актом приймання-передачі послуг та письмовим звітом.

Підтвердженням фактичного отримання маркетингових послуг можуть бути, зокрема, але не виключно, такі документи:

• акт приймання-передачі послуг або інший документ, що підтверджує фактичне надання таких послуг;
• звіт про проведення маркетингових досліджень, у якому мають бути викладені результати таких досліджень і надані рекомендації замовнику.

Розділ акта приймання-передачі послуг, у якому викладено суть господарської операції, має за змістом відповідати даним договору на надання маркетингових послуг і даним звіту про проведені маркетингові дослідження.

Крім того, в актах виконаних робіт мають бути конкретний перелік наданих послуг, місце і дата їх надання, а також зазначено, в чому виражено їх результат.

У звіті про проведення маркетингових досліджень повинна міститися інформація про: аналіз конкуренції між найбільшими виробниками на оптовому та роздрібному ринках продажу і оцінку рівня конкуренції; основні тенденції розвитку ринку, динаміку зміни цін, асортимент продукції (товару); політику ціноутворення, аналіз імпорту й експорту продукції (товарів) та їх вплив на ринок; потенційних споживачів і кількісні показники (місткість ринку) планованого продажу; прогнозний план продажу; оцінку ризиків, фінансовий план, аналіз ефективності проекту; прогнозний рівень рентабельності, термін окупності проекту; висновки та рекомендації за результатами проведеного дослідження.

Отже, лише при дотриманні вищезазначених умов платники податку на прибуток мають право віднести витрати на маркетинг до складу податкових витрат. При цьому потрібно пам’ятати, що всі первинні документи, пов’язані з відповідними операціями, зокрема накладні, роздавальні відомості, акти списання запасів тощо, також дадуть можливість підтвердити понесення таких витрат.

З такими висновками суду апеляційної інстанції погодився і Верховний Суд у постанові від 19.03.2019 у справі №825/2073/18.

Крім того, у вказаній постанові судом касаційної інстанції резюмовано випадок коли не діє презумпція правомірності дій платника податків, а саме, зазначено, що посилання позивача на невідповідність рішення суду апеляційної інстанції правовим позиціям Верховного Суду України та Вищого адміністративного суду України є безпідставними оскільки у цій справі судом за наслідком судового розгляду, на відміну від цитованих позивачем, встановлено невідповідність первинних документів податкового та бухгалтерського обліку законодавчо встановленим вимогам до їх змісту і форми, що виключає дію презумпції правомірності дій платника податків.

2. Чи відрізняються в цьому контексті вимоги до ФОП і ТОВ як постачальників послуг?

Питання первинних документів у ФОП піднімається щороку і щороку на нього різна відповідь від ДПС.

Цього року податкова служба випустила нове сенсаційне роз’яснення (лист ДПС від 05.03.2025 №211/2/99-00-07-03-01-02), в якому вказала, що штрафи, передбачені статтею 121.1 ПКУ, не застосовуються до фізичних осіб - підприємців - платників єдиного податку 1, 2 та 3 групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів.

Таким чином податківці наводять єдинників на думку, що їм не треба жодних документів на товари, які вони продають і більше того, прописують це у офіційному листі, на який можна посилатися в разі потреби.

Проте, згідно статті 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування на підставі первинних документів.

Судова практика показує, що податкова активно намагається на перевірках накласти штраф згідно ст. 121 ПКУ на єдинників за відсутність первинних документів. Наприклад, 21 січня 2025 року винесена постанова третього апеляційного суду у справі № 852/11575/24, в якій ФОП-єдинник мав серію штрафів, серед яких в тому числі був і штраф згідно ст. 121 ПКУ за відсутність первинних документів, хоча підприємець зміг себе захистити і скасувати не правомірні рішення податківців.

В цілому первинний документ посвідчує перехід права власності на товар чи послугу, яку ви отримали від свого постачальника і саме постачальник відповідальний за створення та передачу первинного документу. При придбанні товару отримують накладну, послуги – акт, у фізичної особи – закупівельну відомість, за кордоном – інвойс та митну декларацію.

Суди при розгляді справ про реальності господарської операції звертають увагу на реквізит «назва первинного документа».

Коли використовуєте типову форму документа, то тут питань не виникає, але якщо форму документа Ви розроблюєте самостійно, тоді назву потрібно обирати по суті, виходячи зі змісту операції. Так, Господарський суд м. Києва у рішенні від 08.07.2013 у справі № 910/5717/13 зазначив, зокрема:

1. як вбачається з документа під назвою «видаткова накладна» від 15.10.2012 № К-000238, цей документ не фіксує зміст та обсяг господарської операції з приймання-передачі товару, оскільки не вміщує в себе графи «Передав» та «Прийняв»;
2. крім того, у цьому документі під назвою «видаткова накладна» вказано: «що при оформленні довіреності, необхідно зазначати найменування та кількість товару, рахунок дійсний до оплати до 20.10.12, при закінченні строку для оплати фірма не несе відповідальності за наявність товару на складі та незмінність цін»;
3. таким чином, суд приходить до висновку, що цей документ не є видатковою накладною - первинним обліковим документом, що підтверджує господарську операцію з приймання-передачі товару, а є лише рахунком на його оплату.

Дата складання первинного документа

У ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік вказано:

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Наявність первинного документа – це умова відображення господарської операції у бухобліку

Доцільно складати первинні документи під час здійснення господарської операції або безпосередньо по її закінченню. Але відображати господарську операцію слід в періоді її проведення, а не в періоді складання (чи отримання) первинного документа. Первинний документ, складений пізніше, є підтвердженням факту здійснення господарської операції.

При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо (п. 2.2 Положення №88).

Неістотні недоліки в документі, що містить відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за таких умов:

1. такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;
2. документ містить відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо (ст. 9 Закону про бухоблік).

Виправлення помилок у первинному паперовому документі

Типові помилки в первинних документах:

1. неузгодженість даних у первинних документах;
2. відсутність обов’язкових реквізитів;
3. неправильне зазначення відомостей;
4. відсутність належного відображення змісту та обсягу господарської операції;
5. відсутність підписів сторін, неможливість ідентифікувати підписанта

У тексті та цифрових даних первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності підчистки і необумовлені виправлення не допускаються (п. 4.1 Положення №88).

Виправлення помилки у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення (п. 4.7 Положення №88).

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається (п. 4.8 Положення № 88).

Первинні документи із запізненням.

Первинні документи, які надійшли до бухгалтерії із запізненням, мають бути належним чином зафіксовані в облікових регістрах, якщо вони підтверджують факт господарської операції.

Відповідно до п. 2.2 Положення №88:

Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Мінфін у листі від 26.12.2019 №35210-06-62/35178 підтвердив, що для облікових цілей значення має не дата підписання первинного документа, а саме дата (період) здійснення госпоперації, яку зафіксовано в цьому документі.

У листі Мінфіну вказано:

… У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухобліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухобліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Також у листі Мінфіну від 22.04.2016 №31-11410-06-5/11705 вказано:

При отриманні первинних документів від контрагентів (після складання та затвердження фінансової звітності) фактична сума витрат, зазначена у таких первинних документах, може відрізнятися від розрахункової суми, попередньо визнаної у періоді їх виникнення. Зазначені розбіжності не є підставою для коригування попередньо визнаної суми витрат попереднього звітного періоду (у тому числі методом «червоного сторно»), крім випадку, якщо така різниця є помилкою та суттєво впливає на фінансову звітність попередніх звітних періодів. Різниця має бути визнана у складі витрат періоду, коли виникли підстави для уточнення суми, наприклад, були фактично одержані первинні документи від контрагента.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів

Відповідальність за несвоєчасне складання первинки і регістрів бухобліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Однією із санкцій для посадових осіб є штраф за порушення порядку ведення податкового обліку.

Розмір такого штрафу становить 85-170 грн. При повторному аналогічному порушенні протягом року величина штрафу коливатиметься у діапазоні 170-255 грн (ст. 163-1 КУпАП).

Копії первинних документів та регістрів бухобліку вилучаються у підприємства виключно за рішенням відповідних органів в визначеному законодавством порядку. Обов’язково складається реєстр документів, що вилучаються.

Заборонено вилучення оригіналів таких документів та регістрів, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством

Терміни зберігання первинних документів

Терміни зберігання первинних документів визначені п. 44.3 ПКУ.

Так, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

1. 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст.ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ);
2. 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ПКУ, пп. 133.2.2 ПКУ та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з ппп. 44.3.1 ПКУ (пп. 44.3.2 ПКУ);
3. 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ);
4. 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПКУ).

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація. А в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності. А для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.

3. Який рівень деталізації наданих послуг в акті вважається достатнім і безпечним під час перевірок податкової?

Акт приймання-передачі послуг повинен мати всі обов’язкові реквізити первинних документів, передбачені п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а саме: назву документа (форми), дату і місце складання, найменування підприємства, від імені якого складено документ, зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.

Окрім того, відповів Вам частково на це питання вище.

Бажано, щоб юрист поділився прикладами з реальної практики перевірок або судових рішень.

Маркетингові послуги належать до безтоварних операцій і за своєю суттю є витратами на збут. Документами, що підтверджують фактичне отримання маркетингових послуг можуть бути акти приймання-передачі послуг або інші документи, що підтверджує фактичне надання (отримання) послуг, які повинні мати всі обов’язкові реквізити первинних документів, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», звіти про надані послуги, про проведення певних маркетингових досліджень, в яких мають бути викладені результати наданих послуг та досліджень, а щодо досліджень то і відповідні рекомендації замовнику; а також бухгалтерські та статистичні документи, що підтверджують збільшення асортименту товарів, обсягу продажу, розміру доходу тощо.

Для врахування витрат на маркетингові послуги при обчисленні об’єкта оподаткування необхідне доведення безпосереднього зв’язку таких витрат з господарською діяльністю платника податків та підтвердження первинними документами, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, які б засвідчували факт здійснення господарської операції.

Аналіз реальності господарської діяльності повинен здійснюватися на підставі даних податкового, бухгалтерського обліку платника податків та відповідності їх дійсному економічному змісту. При цьому в первинних документах, які є підставою для бухгалтерського обліку, фіксуються дані лише про фактично здійснені господарські операції.

При вирішенні спорів щодо правомірності формування платниками податків своїх даних податкового обліку, зокрема якщо предметом спору є достовірність первинних документів та підтвердження інших обставин реальності відображених у податковому обліку господарських операцій, суди повинні врахувати, що відповідно до вимог ст. 71 Кодексу адміністративного судочинства України обов’язок доведення відповідних обставин у спорах між особою та суб’єктом владних повноважень покладається на суб’єкта владних повноважень, якщо він заперечує проти позову.

У разі надання податковим органом доказів, які в сукупності з іншими доказами у справі свідчать, що документи, на підставі яких платник податків задекларував суми витрат та/або податкового кредиту, містять інформацію, що не відповідає дійсності, платник податків має спростовувати ці доводи. Наведене випливає зі змісту ч. 1 ст. 71 Кодексу адміністративного судочинства України, згідно з якою кожна сторона повинна довести ті обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення, крім випадків, встановлених ст. 72 цього Кодексу.

Таким чином, на підтвердження фактичного здійснення операцій з проведення рекламних акцій, дегустацій, презентацій, враховуючи специфіку таких послуг та договорів, що їх регламентують, Товариство повинно мати відповідні належно оформлені первинні документи, зокрема і ті, які посвідчують мету, об’єктивну необхідність, економічну доцільність отримання відповідних послуг, а також можливість проведення таких операцій контрагентами з урахуванням необхідного часу, місця, матеріальних ресурсів необхідних для надання таких послуг.

Така позиція висловлена Верховним Судом в своїй Постанові від 24 квітня 2018 року по справі № 821/1344/17 за касаційною скаргою Головного управління Державної фіскальної служби у Херсонській області.

З повагою, адвокат Айвазян.

Вітаю!

1. Чи є законодавчі вимоги або практика перевірок/судових процесів щодо необхідності надання підприємством, окрім актів виконаних робіт, додаткових “паперових підтверджень” (скріншотів, звітів, додатків тощо) разом із актами виконаних робіт? Який формат таких підтверджень?

---

Акт приймання виконаних робіт (послуг) – це первинний бухгалтерський документ, який підтверджує факт виконання робіт або надання послуг.

Цей документ виступає своєрідним підтвердженням для обох сторін угоди, даючи “зелене світло” для подальших фінансових операцій.

Для чого потрібен акт?

• Підтвердження виконання робіт та послуг: Акт є офіційним документом, який свідчить про те, що роботи виконані та послуги надані у повному обсязі та відповідно до умов договору.

• Основа для розрахунків: На підставі акта замовник здійснює оплату виконавцю за виконані роботи або надані послуги.

• Доказ у вирішенні спорів: Акт має юридичну силу і може бути використаний як доказ у суді у разі виникнення спорів.

Тепер, коли ми розібралися, для чого потрібен акт, давайте поговоримо, як правильно його скласти.

Яка форма акта?

Акт приймання виконаних робіт (послуг) не має затвердженої форми. Тобто він складається у довільній формі. При цьому типовий акт має містити основні реквізити, які передбачені для первинного документа, а саме:

1. назва документа;
2. дата складання;
3. назва підприємства, яке склало цей акт;
4. назва виконаних робіт або наданих послуг;
5. вартість робіт, послуг, одиниця виміру;
6. посади відповідальних осіб;
7. підписи сторін.

В Акті може зазначатись і додаткова інформація. Наприклад, банківські реквізити, номер і дата договору, місце складання тощо.

Керівник підприємства може затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи, пов'язані з відпуском (витрачанням) грошових коштів, документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88).

Щодо формату оформлення Акта, то він, як і всі інші первинні документи, може бути складений в електронному або паперовому вигляді.

Відповідно до ст. 9 Закону № 996 первинні облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і
• правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Згідно з ст. 19 Закону України від 25 квітня 2019 року № 2704-VIII «Про забезпечення функціонування української мови як державної» міжнародні двосторонні договори України укладаються державною мовою та мовою іншої сторони, якщо інше не передбачено таким міжнародним договором. Міжнародні багатосторонні договори укладаються мовами, погодженими сторонами. Як і договір (контракт) зовнішньоекономічної діяльності, акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом.

ДО АКТУ ТАКОЖ ОБОВ'ЯЗКОВО ПОВИНЕН БУТИ ДОГОВІР, ТТН, КАЛЬКУЛЯЦІЇ ТОЩО.

Кабінет Міністрів України ініціював скасування вимоги щодо підписання Акту виконаних робіт (АВР) для оплати послуг у безготівковій формі, як підтвердження отримання послуги.

Відтепер після виконання робіт, підприємець формуватиме рахунок-фактуру (інвойс) та отримуватиме в безготівковій формі плату від замовника, як підтвердження про отриману послугу.

ПРИКЛАД СУДОВОЇ СПРАВИ:

https://pravo.ua/articles/shhodo-dokaziv-na-pidtve...

2. Чи відрізняються в цьому контексті вимоги до ФОП і ТОВ як постачальників послуг?

ЖОДНОЇ РІЗНИЦІ В СКЛАДАННІ АКТІВ ДЛЯ ТОВ АБО ФОП НЕМАЄ.

3. Який рівень деталізації наданих послуг в акті вважається достатнім і безпечним під час перевірок податкової?

Зазвичай господарська операція в Україні здійснюються наступним чином:

1. Обидві сторони підписують договір.
2. Постачальник надає послуги.
3. Постачальник друкує дві копії акту виконаних робіт, підписує їх та надсилає замовнику.
4. Якщо замовник задоволений якістю наданих послуг, він підписує обидва примірники та надсилає один примірник у відповідь.
5. Якщо замовник не задоволений, він може не платити допоки послуги не будуть надані належним чином, або сторони можуть узгодити меншу оплату, яка відображається в Акті виконаних робіт та фінально оплачується.
6. Замовник робить оплату постачальнику.

Підписувати акти виконаних робіт може лише особа, яка має відповідні повноваження. За замовчуванням це директор або інша уповноважена особа згідно з установчими документами, законом або довіреністю. Бухгалтер не має права підпису, якщо таке право не закріплене офіційно.

Акт виконаних робіт є первинним документом, що підтверджує факт здійснення господарської операції.

Обов'язковим реквізитом первинного документа є підпис осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення (ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Відповідно до статті 92 Цивільного кодексу України, юридична особа набуває цивільних прав та обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють згідно із законом та установчими документами. Таким чином, у відносинах з третіми особами підприємство може представляти лише особа, уповноважена на це установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства.

Якщо акт виконаних робіт є самостійним документом, його підписання має здійснювати директор підприємства або інша особа, уповноважена установчими документами. У випадку коли акт є невід'ємною частиною договору, порядок його підписання слід передбачити в самому договорі. В іншому разі, за замовчуванням, усі додатки до договору мають бути підписані уповноваженою особою, яка підписала сам договір, що випливає з положень статті 639 Цивільного кодексу України.

ОСЬ ВИМОГИ ДО АКТУ ЗГІДНО ДІЯ - БІЗНЕС:

https://business.diia.gov.ua/entrepreneur-handbook/item/chi-e-obov-yazkovim-oformlennya-aktu-vikonanih-robit-nadanih-poslug-pri-zdiysnenni-zovnishnoekonomichnoyi-diyalnosti-

Відповідно до п.п. 14.1.108 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу маркетингові послуги (маркетинг) — послуги, що забезпечують функціонування діяльності платника податків у сфері вивчання ринку, стимулювання збуту продукції (робіт, послуг), політики цін, організації та управлінні руху продукції (робіт, послуг) до споживача та післяпродажного обслуговування споживача в межах господарської діяльності такого платника податків.

Згідно з п. 44.1 ст. 44 цього Кодексу платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Умовою для врахування у складі податкових витрат на проведення маркетингових послуг є їх документальне підтвердження та зв’язок таких витрат з господарською діяльністю платника податку.

Підтвердженням зв’язку витрат на маркетингові послуги з господарською діяльністю суб’єкта господарювання можуть бути такі документи:

наказ по підприємству, в якому потрібно обґрунтувати необхідність проведення таких маркетингових досліджень (наприклад, у зв’язку з виходом на ринок нового виду продукції), зазначивши період їх проведення, територію, назву виду продукції, категорію потенційних споживачів тощо. Водночас разом з наказом можна розробити план заходів з розповсюдження такого виду продукції, в якому передбачити укладення договору на проведення маркетингових досліджень;

• договір на проведення маркетингових досліджень, оформлений відповідно до вимог чинного законодавства.

У договорі слід передбачити умову про те, що результат маркетингових досліджень оформляється актом приймання-передачі послуг та письмовим звітом.

Підтвердженням фактичного отримання маркетингових послуг можуть бути, окрема, але не виключно, такі документи:

• акт приймання-передачі послуг або інший документ, що підтверджує фактичне надання таких послуг;
• звіт про проведення маркетингових досліджень, у якому мають бути викладені результати таких досліджень і надані рекомендації замовнику.

Підтвердні первинні документи складаються за правилами бухобліку

---

Маркетингові послуги належать до безтоварних операцій і за своєю суттю є витратами на збут. Документами, що підтверджують фактичне отримання маркетингових послуг можуть бути акти приймання-передачі послуг або інші документи, що підтверджує фактичне надання (отримання) послуг, які повинні мати всі обов’язкові реквізити первинних документів, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, звіти про надані послуги, про проведення певних маркетингових досліджень, в яких мають бути викладені результати наданих послуг та досліджень, а щодо досліджень то і відповідні рекомендації замовнику; а також бухгалтерські та статистичні документи, що підтверджують збільшення асортименту товарів, обсягу продажу, розміру доходу тощо.

Для врахування витрат на маркетингові послуги при обчисленні об’єкта оподаткування необхідне доведення безпосереднього зв’язку таких витрат з господарською діяльністю платника податків та підтвердження первинними документами, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, які б засвідчували факт здійснення господарської операції.

Аналіз реальності господарської діяльності повинен здійснюватися на підставі даних податкового, бухгалтерського обліку платника податків та відповідності їх дійсному економічному змісту. При цьому в первинних документах, які є підставою для бухгалтерського обліку, фіксуються дані лише про фактично здійснені господарські операції.

При вирішенні спорів щодо правомірності формування платниками податків своїх даних податкового обліку, зокрема якщо предметом спору є достовірність первинних документів та підтвердження інших обставин реальності відображених у податковому обліку господарських операцій, суди повинні врахувати, що відповідно до вимог ст. 71 КАСУ обов’язок доведення відповідних обставин у спорах між особою та суб’єктом владних повноважень покладається на суб’єкта владних повноважень, якщо він заперечує проти позову.

У разі надання податковим органом доказів, які в сукупності з іншими доказами у справі свідчать, що документи, на підставі яких платник податків задекларував суми витрат та/або податкового кредиту, містять інформацію, що не відповідає дійсності, платник податків має спростовувати ці доводи. Наведене випливає зі змісту ч. 1 ст. 71 КАСУ, згідно з якою кожна сторона повинна довести ті обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення, крім випадків, встановлених ст. 72 цього Кодексу.

Таким чином, на підтвердження фактичного здійснення операцій з проведення рекламних акцій, дегустацій, презентацій, враховуючи специфіку таких послуг та договорів, що їх регламентують, Товариство повинно мати відповідні належно оформлені первинні документи, зокрема і ті, які посвідчують мету, об’єктивну необхідність, економічну доцільність отримання відповідних послуг, а також можливість проведення таких операцій контрагентами з урахуванням необхідного часу, місця, матеріальних ресурсів необхідних для надання таких послуг.

Така позиція висловлена Верховним Судом в своїй Постанові від 24.04.2018 р. по справі №821/1344/17 за касаційною скаргою ГУ ДФС у Херсонській області

---

Судова практика щодо документального підтвердження господарських операцій з маркетингових послуг є достатньо принциповою у питаннях доказовості підтвердження надання таких послуг.

У справі № 813/2781/17 якраз мала місце така принципова позиція судів щодо аналізу та дослідження документів, що підтверджують маркетингові послуги.

Вимоги позову про оскарження ППР обґрунтовані безпідставністю висновків податкового органу про заниження платником податку на прибуток у зв`язку із формуванням витрат за результатами господарських операцій із ФОПами щодо надання ними маркетингових послуг. Платник зазначав, що витрати, які ним здійснені на оплату таких послуг є економічно обґрунтованими і безпосередньо впливають на результати його господарської діяльності, а також підтверджені відповідними первинними документами.

Рішенням суду І інстанції було відмовлено у задоволенні позовних вимог, така позиція була підтримана й апеляційним судом.

Ці рішення мотивовано тим, що первинні документи, які були прийняті до обліку, складені формально без фактичного надання маркетингових послуг, що не може слугувати належною підставою для формування цих витрат в бухгалтерському обліку, оскільки реальність таких операцій і їх зв`язок із господарською діяльністю платника документально не підтверджено.

Верховний Суд у своїй постанові від 25.03.2021 (справа за № 813/2781/17) зазначив про правильність висновків судів попередніх інстанцій при розгляді цієї справи,які встановили, що первинні документи платника надані на підтвердження отримання ним маркетингових послуг не містять інформації про зміст таких господарських операцій і відповідно не підтверджують їх отримання платником (позивачем).

Тобто, первинні документи платника не містять даних, які б належно та в повному обсязі могли б підтвердити одержання послуг з маркетингу замовником та їх надання виконавцем.

Акти наданих послуг за 2015-2016 роки не містять жодної інформації стосовно місця, де було здійснено господарську операцію, їх обсягу, одиниці виміру господарської операції, не вказано у який спосіб були проведені дослідження з маркетингу (опитування, анкетування, інші методи дослідження), а також не зазначено в чому саме був відображений їх результат. У таких документах, як звіти виконання послуг з маркетингу, в основному, були використані дані контрагентів про об’єми їх реалізації, водночас не було вказано, як саме ця інформація була отримана від виконавців щодо обсягів реалізації та сум чеку по кожному з них, оскільки такі дані кожного контрагента є комерційною інформацією і у вільному доступі її немає для можливості здійснення порівняння в розрізі номенклатури та середньоринкових цін, які притаманні для таких послуг.

Також платником не було надано документів, спроможних підтвердити передачу ним усієї потрібної інформації для проведення дослідження, як це передбачено положеннями укладеного договору. У звітах наявна лише узагальнена статистична інформація у різних сферах господарської діяльності трьох областей України та, вона по суті, являє собою лише опис поточного стану ринку товарів, проте відсутні жодні рекомендації, які були б розроблені саме для конкретного платника. Будь-яких документів, здатних підтвердити спрямованість спірних послуг на досягнення конкретних цілей у діяльності платника не було пред’явлено.

Діяльність платника (замовника) полягає у реалізації канцтоварів та побутової хімії, однак в звітах проведених маркетингових досліджень досліджувався лише продаж канцтоварів. При цьому в штаті платника є маркетологи, дистриб`ютори, менеджери зі збуту, які повинні володіти інформацією щодо руху, попиту, реалізації продукції тощо. А також встановлено, що виконавець є працівником платника та на час виконання маркетингових послуг і підписання актів виконаних робіт виконував завдання саме як працівник цієї компанії та отримував за цю роботу заробітну плату.

Отже, для правомірності врахування витрат на маркетингові послуги у бухгалтерському обліку підприємства необхідно не лише належним чином оформити первинні документи, в яких має бути наявна конкретна інформація про зміст операції, її обсяги, одиниці виміру, вартість кожної операції щодо надання маркетингових послуг та інші документи, що відображають інформацію про суть та характер наданих послуг і підтверджують їх достовірність, а також довести безпосередній зв'язок таких витрат з господарською діяльністю та доцільність їх здійснення для отримання економічного ефекту від здійснення господарської операції (збільшення розміру прибутку або його отримання в майбутньому).