Які первинні документи потрібно

Катерина, з 01.08.2020 суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (зі застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані:

12) вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку.При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті).Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб - підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ (крім тих, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).

Що ми бачимо?

По-перше, вести товарний облік для ФОП, які застосовують РРО і торгують товарами, є обов’язком і зараз. Закон про РРО не вимагав цього лише від ФОП на ЄП, які не є платниками ПДВ.

По-друге, з 1 серпня ФОП не просто веде такий облік, а й зобов’язаний надавати його результати податківцям при перевірці. На товарні залишки на момент перевірки треба буде надавати документи про походження товарів.

Кого не торкнеться обов’язок мати первинні документи на придбання товару?

Виходячи з оновленої редакції пп. 12 ст. 3 Закону про РРО обов’язок мати первинні документи на придбання товару не торкнеться:

• підприємців-«єдинників»*, які не застосовують РРО. Зокрема, це ті, які приймають кошти за продані товари виключно безготівково (з рахунку на рахунок, без застосування платіжних карток), а також ті, яким це дозволяє п. 296.10 ПКУ;
• підприємців-«єдинників», неплатників ПДВ. Але лише тих, які не здійснюють реалізацію технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння;

* Зверніть увагу, що для «загальносистемників» обов’язок мати первинні документи на придбання товару передбачено п. 177.10 ПКУ незалежно від того чи підпадають вони під дію закону про РРО чи ні.

Що буде, якщо документів на товар у ФОП немає?

З 01.08.2020 р. ст. 20 Закону про РРО передбачено, що до суб’єктів господарювання, які:

• здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку,
• та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті),

за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше 10 н.м.д.г.

Тобто максимальний розмір штрафу – це подвійна вартість товарів, на які немає документів (податківці її визначать самостійно), а мінімальний – це 170 грн!

Звісно, що застосовувати цей штраф будуть тільки щодо тих ФОП, які зобов’язані будуть вести товарний облік та зберігати документи про походження товарів. Якщо ви потрапили під виняток – штрафу не буде.

Отже, відповідальність визначена. А чи прописано чітко, що саме вимагається від ФОП? Насправді, ні. Але про все за порядком.

Які первинні документи підтверджують походження товару?

Законодавчо конкретного переліку підтверджуючих документів не встановлено.

Тому доходимо висновку: документи про походження товару можуть бути будь-які. Зокрема:

• видаткова накладна від постачальника;
• фіскальний чек;
• митна декларація;
• відомість придбання товару/продукції у фізосіб;
• ТТН;
• комісійний та акт приймання передачі товару для продажу.

Головне, щоб такий документ мав всі обов’язкові реквізити первинного документа, визначені у ч. 2 ст. 9 Закону №996 або ж у випадку фіскального чека – наказу Мінфіну від 21.01.2016 р. №13. До речі, форма фіскального чека з 01.08.2020 р. теж зміниться. Про неї ми писали тут.

Облік товарних запасів у ФОП

Щодо юридичних осіб – тут питань немає. Вони ведуть бухгалтерський облік на підставі Закону №996 та керуються НП(С)БО.

А от щодо ФОП законодавчо так і не встановлено жодного порядку обліку товарних запасів. Отже, чого насправді вимагає від них Закон про РРО, наразі невідомо.

А ось чого вимагають від ФОП податківці (і вже не перший рік) – відомо. Податківці погоджуються (їх роз’яснення ми коментували тут) з фактом відсутності порядку товарного обліку у підприємців і зазначали про можливість (за бажанням самого підприємця) вести облік товарів за правилами П(С)БО 9 «Запаси». Та має право – це не означає, що ФОП зобов’язаний так робити!

Звідси висновок: для ведення товарного обліку ФОП може вести бухгалтерський облік за П(С)БО 9. А може і придумати власні правила товарного обліку. Головне, щоб він був, і зазначене в ньому відповідало товарним залишкам на момент податкової перевірки.

Чи потрібно зберігати первинні документи на придбання вже реалізованого товару?

Відповідальність передбачена саме за ненадання первинних документів щодо походження на товари, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу.

Обов'язку мати документи про походження товару, що вже було продано (тобто який вже не зберігається у місці продажу) не встановлено.

Але не поспішайте такі документи викидати!

Адже ФОП має вести товарний облік, а він ґрунтується (принаймні, за П(С)БО 9) на первинних документах. Тому документи про придбання вже реалізованого товару допоможуть підтвердити рух товарів (і ведення їх обліку) у попередніх періодах.

Чи потрібно зберігати первинні документи «єдинникам» на продаж товару?

Це питання дискусійне і, на нашу думку, обов'язку це робити «єдинникам» не встановлено. І ось чому.

Податківці неодноразово наголошували (зокрема тут, тут та тут), що ФОП – платники єдиного податку 1-ї – 3-ої груп зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких заповнювалися дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів та витрат, що використовувалися для складання податкової декларації платника єдиного податку – ФОП, або інші первинні документи, які використовуються при складанні податкової звітності за іншими податками і зборами.

Однак природа доходу у «єдинника» має важливу відмінність – це дохід в грошовій формі (готівковій та/або безготівковій). Тому у «єдинника» до виникнення доходу призводить не операція з продажу або відвантаження товару чи надання послуги, а саме отримання коштів за такий товар або послугу. Відповідно важливими в даному випадку є первинні документи, що підтверджують саме отримання коштів, а не продаж товару:

• банківська виписка;
• Z- звіт з РРО;
• інші документи, що можуть підтвердити отримання готівкових коштів «єдинником», якщо він не застосовує РРО.

Саме за відсутність цих документів податківці і зможуть накласти штраф за п. 121.1 ПКУ у розмірі 1020 гривень (або 2040 у разі повторного протягом року порушення).

РЕЗЮМЕ:

Чи підпадають під дію цієї норми документи на закупівлю товарів ФОП-єдиноподатниками?

Підприємці бухобліку не ведуть. Замість цього облік показників, які відображаються в «єдиноподаткових» деклараціях ФОП, здійснюється за допомогою спеціальних «єдиноподаткових» книг. Для безНДСніков це Книга обліку доходів (п.п. 296.1.1 ПКУ), для ПДВшників - Книга обліку доходів і витрат (п.п. 296.1.2 ПКУ).

Ні в зазначених підпунктах ст. 296 ПКУ, ні в порядках ведення «єдиноподаткових» книг ані слова, що записи в цих книгах виробляються на підставі первинних документів. А Мінфін в попередні роки відзначав, що законодавець не передбачив це свідомо, адже не всі записи в «єдиноподаткових» книгах можуть бути підтверджені первинними документами (див. Лист Мінфіну від 05.03.2012 р № 31-08410-07 / 23-1595 / +1186).

До слова, фіскали зараз намагаються спростувати цей висновок Мінфіну не тільки по відношенню до витрат, але і по відношенню до доходів (див. Лист ДФСУ від 20.07.2018 р № 24188/6 / 99-99-14-05-01-15 на з . 4). Зокрема, вони наполягають, щоб безРРОшние ФОП оприбутковували готівку на підставі письмових документів, які слід виписувати на кожен товар, що продається (послугу), незалежно від того, вимагає покупець чек, накладну або інший письмовий документ.

Але, повторимо, безпосередньо ПКУ не передбачає для єдиноподатників обов'язкове здійснення записів в облікових книгах на підставі первинних документів. Для порівняння: для підприємця-загальносистемника пп. 177.2, 177.10 ПКУ прямо передбачають, що витрати повинні бути документально підтвердженими, а Книга обліку містить спеціальну графу, в якій вказують реквізити документа, що підтверджує понесені витрати. Тому висновок фіскалів про те, що записи в «єдиноподаткових» книгах виробляються на підставі первинних документів, - щонайменше неоднозначний, а по суті - необгрунтований.

Крім того, у єдиноподатників-безНДСніков Книга обліку передбачає можливість відображати виключно доходи. А первинні документи на закупівлю товарів тут нічим не допоможуть - вони можуть підтверджувати хіба що витрати. Тому навіть якби ст. 296 ПКУ та Порядок ведення «єдиноподаткових» книг вимагали здійснювати записи в них на підставі первинних документів, це все одно б не означало, що єдиноподатники зобов'язані зберігати документи на придбання товарів на підставі ст. 44 ПКУ. Так як об'єктом оподаткування у платників єдиного податку є дохід, а не прибуток (п. 292.1 ПКУ). Отже, документи, що підтверджують витрати, не пов'язані з визначенням об'єкта оподаткування єдиним податком.

А для більшості ФОП-єдиноподатників навіть не передбачено ведення обліку витрат. Тому вважати документи на закупівлю товарів документами, пов'язаними з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на фіскалів, теж не можна. До числа документів, які фіскали мають право перевіряти на підставі п.п. 20.1.6 ПКУ, документи на придбання товару підприємцями-єдиноподатниками не належать. А значить, і штрафувати їх за відсутність цих документів на підставі п. 121.1 ПКУ теж немає підстав.

Дія Закону про бухоблік на ФОП не поширюється (див. Ч. 1 ст. 2 цього Закону). А вимога щодо ведення обліку товарних запасів поширюється лише на тих ФОП-єдиноподатників, які є платниками ПДВ (п.п. 12 ст. 3 Закону про РРО). Тобто вимога про наявність підтверджуючих документів на придбані товари можна «витягнути» тільки для тих підприємців, які сплачують єдиний податок за ставкою 3%. І то не з податкового, а з РРОшного законодавства. Для інших ФОП-єдиноподатників ведення обліку товарних запасів чинним законодавством не передбачено (див. Лист Мін'юсту від 19.05.2010 р № 6091-0-4-10-20). А значить, вимагати документи на закупівлю товарів у платників єдиного податку-безНДСніков не можна і на цій підставі.

Тепер щодо заяви податківців, ніби відсутність у ФОП-єдиноподатника документів на придбаний товар тягне за собою штрафні санкції згідно п. 127.1 ПКУ. Таку заяву - відгомін давньої і добре відомої нам фіскальної позиції, що при відсутності у підприємця документів на придбання товар вважається придбаним у фізичної особи без належного утримання ПДФО та військового збору.

Чи можемо тільки повторити, що такі заяви є нічим не обґрунтованим припущенням. А презумпцію правомірності рішень платника (п.п. 4.1.4 ПКУ) ще ніхто не відміняв.

Слід нагадати, що в попередні роки поряд з вищезгаданої «вигадкою» фіскали любили стверджувати ще одну - нібито товари, на які у ФОП-єдиноподатника немає документів на придбання, є безоплатно отриманими. З відповідними податковими ( «прибутковими») наслідками. У нині діючих податкових роз'ясненнях цей «аргумент» вже не наводиться. Аж надто абсурдним було вказане твердження на тлі наявних в ПКУ «загального» (п.п. 14.1.13 ПКУ) і «спеціалізованого єдиноподаткових» (п. 292.3 ПКУ) визначень того, що таке безкоштовно отримані товари.

Таким чином, ФОП на єдиному податку НЕ ЗОБОВ'ЯЗАНИЙ вести бухоблік і облік товару за первинними документами, в цьому суть спрощенки для ФОП, а тільки зобов'язаний вести Кінігу обліку доходів. Але, по можливості, краще збирати і зберігати первинні підтверджувальні документи. На всякий випадок. Оскільки, як ви вже зрозуміли з вищенаведеного аналізу, позиція податківців часто змінюється і може бути різною в такому питанні, тому будьте готові до будь-якого варіанту.

Якщо є ще питання, то уточнюйте, звертайтеся додатково.

Доброго дня, Катерина. Спрощена система оподаткування, встановлена Податковим кодексом України -https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text - не передбачає необхідності ведення обліку видатків для платників єдиного податку.

Проте квитанції з кабінету краще роздрукувати та зберігати - вони можуть знадобитись, проте не для податкової, а для банку, якщо він захоче з'ясувати суть вашого бізнесу.

Удачі Вам.

Добрый день!

По Вашему вопросу сообщаю следующее:

По поводу первичных документов. ФОП на общей системе при осуществлении расчетов в наличной форме обязан использовать РРО, каждый показатель дохода у него также должен подтверждаться первичными документами (фискальными чеками РРО).

Любой субъект хозяйствования, в том числе ФОП- как на едином налоге так и на общей системе налогообложения, должен иметь первичные документы на приобретенный товар.

Также позаботьтесь о наличии документов о происхождении товара и наличие счета / invoice или любого другого документа, который содержит информацию о наименовании продавца, перечень товаров и их цену. Ведь их наличие налоговики могут запрашивать при проверке. (Счет -фактура или товарно - транспортная накладная почты может быть таким документом.

С уважением,

Константин Гончаренко

ФОП 1–3-ї груп єдиного податку без ПДВ ведуть книгу обліку доходів, фіксують у ній лише підприємницькі доходи (пп.пп. 296.1.1–296.1.2 ПКУ). А дані з книги потім використовують для заповнення декларації з єдиного податку. Отже, ці суми повинні підтверджуватися первинною документацією. А податківці мають право вимагати у вас ці документи під час перевірки (пп. 20.1.6 ПКУ). Самі лише дані книги не дають достатніх підстав для підтвердження цих сум.

Без первинки незрозуміло, за що й за яким видом діяльності отримано дохід, а отже, за якою ставкою він буде оподатковуватися. Наприклад, підприємцю 1-ї чи 2-ї груп ЄП потрібні первинні документи, які підтвердять, що дохід він отримав від зареєстрованих видів діяльності й від дозволених контрагентів (населення, єдинників — для 2-ї групи). Бо інакше дохід оподатковуватиметься за ставкою 15%.

Дохід єдинника підтверджують:

• банківська виписка;
• товарний чек (розрахункова квитанція) при оплаті товарів;
• квитанція (акт) при оплаті послуг (робіт);
• фіскальний чек РРО при оплаті готівкою.

Крім первинних документів, що підтверджують суми у звітності, потрібні також підтвердні документи: договори, претензії тощо — на випадок, якщо треба довести, чому ті чи інші суми не включили в дохід.

Якщо купували товари чи отримали послуги (роботи) у фізособи, оформляйте такі угоди документами, а їх підтверджують:

• договір і акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг);
• платіжне доручення, квитанція, що підтверджує виплату грошей фізособі й факт перерахування ПДФО і ВЗ до бюджету;
• відомості з форми № 1ДФ, де зазначено суми нарахованого й виплаченого на її користь доходу й утриманого ПДФО і ВЗ.

Первинні документи можуть бути:

1. строго встановленої форми —це зазвичай бланки суворого обліку, які виготовляють типографським способом за зразками типових або спеціалізованих форм. У таких документах не можна нічого виправляти, доповнювати новими рядками й реквізитами;
2. типових і спеціалізованих форм, коли допускається включати додаткові реквізити;
3. самостійно розроблені підприємцем, з обов'язковими реквізитами.

Документи можуть бути на папері або в електронній формі, головне, щоб у них були присутні обов'язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 ЗУ № 996):

• назва документа (форми);
• дата складання й місце;
• назва ФОП і його податковий номер;
• зміст операції: купівля-продаж, надання послуг та їх найменування, одиниці виміру (шт., літри, упаковки);
• особа, яка відповідає за угоду, у підприємця це часто він сам, може бути менеджер або продавець;
• особистий підпис ФОП, прізвище й ініціали.

Додаткові реквізити — номер документа, підстава для здійснення операцій, дані документа, який засвідчує особу покупця чи замовника (п. 2.4 Положення № 88).

Вільні рядки в первинних документах прокреслюють (п. 2.11 Положення № 88, консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

Зберігати документи, які підтверджують доходи й витрати в деклараціях, треба мінімум 1095 днів із дати подання звітності, у якій дані з них використовувалися (п. 44.3 ПКУ).

Штраф за відсутність первинних документів — 510 грн за перший раз і 1020 грн, якщо первинних документів не виявиться, коли контролери схочуть їх перевірити повторно протягом року, у якому був застосований штраф (п. 121.1 ПКУ).

За незбереження первинних документів можуть накласти адмінштраф — від 85 до 170 грн (ст. 1631 КпАП). Повторно за те сам порушення — від 170 до 255 грн.

Утім, застосувати ці штрафи контролери можуть, якщо ПКУ встановлено обов’язок складати й зберігати первинні документи.

Якими документами оформити операції купівлі/продажу товарів (робіт, послуг):

1. договір, він може бути паперовий чи усний, але краще, якщо буде на папері;
2. рахунок-фактура, вказують тип товару або послуги, кількість позицій, ціну, підсумкову суму до сплати й реквізити для оплати. Рахунок не первинний документ, він не фіксує операцію й узагалі може бути не оплачений;
3. товарний чек, розрахункова квитанція при оплаті готівкою, фіскальний чек при оплаті через РРО. Підтверджує, що ви отримали гроші, а покупець — товар. При безготівковій оплаті (внесенні грошей на розрахунковий рахунок) підтвердженням оплати буде банківська виписка;
4. накладна — її підписують постачальник і одержувач під час відвантаження товару;
5. акт наданих послуг / виконаних робіт — при наданні послуг (виконанні робіт) його підписують;
6. поворотна накладна чи акт невідповідності — документи на повернення.

Документ вважається первинним, якщо операція виконана — товар відвантажений / роботи виконані й оплата отримана.

Якщо працюєте в роздрібній торгівлі або обслуговуєте звичайних фізосіб, не забувайте видавати покупцям розрахункові документи, вони засвідчують факт купівлі із зазначенням дати продажу, і їх зазвичай вимагають при оформленні повернення.

Всього доброго!

Успіхів Вам!

Добрий вечір, Катерина!

ПОДАТКОВИЙ КОДЕКС УКРАЇНИ

(Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2011, № 13-14, № 15-16, № 17, ст.112):

Податковий кодекс України | від 02.12.2010 № 2755-VI (rada.gov.ua)

Платники єдиного податку першої – третьої груп ведуть облік у порядку, визначеному підпунктами 296.1.1-296.1.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції Зокрема, ФОП-єдинники повинні вести книгу обліку доходів (для 1-3 гр. без ПДВ) та книгу обліку доходів і витрат (для 3 гр. платників ПДВ).

На підставі даних Книги ФОП-єдинники заповнюють податкову декларацію, визначають суму розмір отриманого доходу та суму єдиного податку.

Крім того, показники податкової декларації ФОП-єдинника, у т.ч. сума доходу ФОП, повинні бути підтверджені первинними документами.

До первинних документів відносяться: рахунок-фактура, договір, банківська виписка, податкова накладна, акт звірки взаєморозрахунків, фіскальний чек тощо.

Слід зазначити, що ФОП-єдинники повинні забезпечити зберігання первинних документів на підставі яких заповнювалась Книга обліку доходів або Книга обліку доходів і витрат протягом 1095 днів з дня подання податкової декларації.

У разі незабезпечення зберігання первинних документів до ФОП-єдинника, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень., при повторному – ягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень (п. 121.1 ПКУ).

Також, передбачені штрафні санкції за відсутність первинних документів на товари (роботи, послуги), придбані платником єдиного податку, у разі виявлення факту щодо неутримання податку на доходи фізичних осіб при виплаті доходу громадянам, відповідно до п. 127.1 ПКУ, у таких розмірах:

Стаття 127. Порушення правил нарахування, утримання та сплати (перерахування) податків у джерела виплати

127.1. Ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податків платником податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу на користь іншого платника податків, -

тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25 відсотків суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Ті самі дії, вчинені повторно протягом 1095 днів, -

тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 50 відсотків суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Дії, передбачені абзацом першим цього пункту, вчинені протягом 1095 днів втретє та більше, -

тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 75 відсотків суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Відповідальність за погашення суми податкового зобов'язання або податкового боргу, що виникає внаслідок вчинення таких дій, та обов'язок щодо погашення такого податкового боргу покладається на особу, визначену цим Кодексом, у тому числі на податкового агента. При цьому платник податку - отримувач таких доходів звільняється від обов'язків погашення такої суми податкових зобов'язань або податкового боргу, крім випадків, встановлених розділом IV цього Кодексу.

Передбачені цим пунктом штрафи не застосовуються, коли ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податку на доходи фізичних осіб самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого пунктом 169.4 статті 169 цього Кодексу, та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами цього Кодексу.

Успіхів Вам!

Доброго Дня

По вашому питанню додам до відповідей колег

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку першої – третьої груп зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких заповнювалися дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів та витрат, що використовувалися для складання податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця, або інші первинні документи, які використовуються для складання податкової звітності по іншим податкам і зборам – у разі їх сплати. Такі первинні документи зберігаються не менш як 1095 днів з дня подання податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця або іншої податкової звітності, для складення якої вони використовуються, а у разі ліквідації платника податків документи за період його діяльності не менш як 1095 днів, що передували даті його ліквідації, які зберігалися в органі ДПС, в установленому законодавством порядку передаються органом ДПС до архіву.

Тобто у Вас є зобов'язання привести свої первині документи у відповідність в інакшому випадку у разі перевірки ви будете притягнуті до адмін відповідальності

Успіху