Повний перехід на ЕДО для документів довготривалого зберігання (75 років) та ризики

Доброго дня!

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені в паперовій або електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, установлені ч. 2 ст. 9 Закону № 996.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та электронний документообіг.

Тобто суб’єкт господарювання (далі – СГ) має право використовувати у своїй діяльності документи в електронній формі при дотриманні норм Законів № 851 і № 2155, якими регулюються відносини, пов’язані з електронним документообігом і використанням електронних документів.

Закон № 851 визначає електронний документ так: це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити (ст. 5). Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

До відома: візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною (ст. 5 Закону № 851).

Електронний документ повинен мати реквізити, установлені для аналогічного паперового документа (п. 2 розд. II наказу Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5, далі - Наказ № 1886). Згідно зі ст. 9 Закону № 996 усі первинні та зведені облікові документи повинні містити такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за провадження госпопераці та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, які дозволяють ідентифікувати особу, яка взяла участь у госпоперації.

Усі ці реквізити необхідно вказувати і в електронному первинному документі.

Передача електронного документа може здійснюватися в електронній формі за допомогою засобів інформаційних або телекомунікаційних систем, а також шляхом передачі електронного носія (диска, флешки і т. д.), на якому записано цей документ. Який статус електронного документа? Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного відповідно до Закону № 2155. Зазначимо, що на сьогодні кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) прирівнюється до власноручного підпису (докладніше див. «Кваліфікований електронний підпис: як отримати, використовувати та обліковувати»).

Якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний і паперовий документи, кожний із них є оригіналом і має однакову юридичну силу (ст. 7 Закону № 851). Якщо електронний документ надіслано декільком адресатам або зберігається на декількох електронних носіях, то кожний електронний примірник уважається оригіналом такого документа.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, установленому законодавством.

Чи вважається порушенням діючого законодавства укладення СГ госпдоговору в електронній формі?

Ні, не вважається. СГ мають право укладати в електронній формі будь-які види договорів з обов’язковим узгодженням предмета, ціни та строку дії договору.

Рекомендуємо передбачити в електронному договорі умову про можливість складання первинної документації також в електронній формі, прописати час і порядок її передачі, підписання.

Майте на увазі! Якщо заздалегідь не узгодити в договорі інше, то датою та часом відправлення електронного документа буде вважатися дата та час, коли відправлення цього документа не може бути скасоване особою, яка його відправила. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання на електронному носії, на якому записано цей документ, датою та часом відправлення вважаються дата та час здачі його для пересилання (ст. 10 Закону № 851).

Крім того, у договорі можна передбачити умову про обов’язкове посвідчення договору та первинних документів електронною печаткою або про відсутність такої вимоги.

При отриманні договорів в електронній формі перевіряйте наявність усіх істотних умов, у тому числі наявність електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП), якщо акредитований центр сертифікації ключів, який видав цей ЕЦП, не припинив свою діяльність, або КЕП.

Електронний документообіг

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і в разі необхідності з підтвердженням факту отримання таких документів (ст. 10 Закону № 851).

Для впровадження електронного документообігу підприємство повинне самостійно розробити порядок такого документообігу, ураховуючи як особливості ведення бізнесу (наприклад, порядок приймання вхідної кореспонденції, обробки, перевірки електронних документів), так і загальні для всіх законодавчі вимоги до створення, отримання, обробки та зберігання електронних документів.

У законодавстві України немає обмежень щодо використання на підприємстві єдиної програми, яка дозволяє створювати електронні документи. Так, для організації внутрішнього електронного документообігу підприємству достатньо придбати спеціальне програмне забезпечення для генерації електронних підписів.

При організації будь-якого документообігу рекомендуємо ввести для електронних документів такі додаткові реквізити:

відмітку про користування документом із зазначенням посадової особи, яка відкрила документ, дати та часу користування;

відмітку про зміну документа із зазначенням даних співробітника, дати та часу, а також інформації про те, що саме було змінено в документі;

посилання на супровідні документи.

Зауважимо, що це далеко не повний перелік і підприємство може самостійно розробляти список додаткових реквізитів залежно від специфіки своєї діяльності, а також з урахуванням побажань керівництва підприємства про збереження комерційної таємниці.

Порядок зберігання електронних документів

Наказом № 1886 затверджено Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання. При цьому дотримується єдиний підхід до роботи з документами – незалежно від того, у якій формі вони створені (паперовій чи електронній).

Цим Порядком установлено загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням ЕЦП, до організації роботи з електронними документами в діловодстві в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності.

Як зазначалося вище, підприємства організують діловодство на підставі самостійно розроблених локальних документів з організації документообігу, але з урахуванням вимог Наказу № 1886. Наприклад, у ньому (п. 4 розд. I) міститься така вимога до документів постійного і тривалого (більше 10 років) зберігання: підприємства зобов’язані створювати їх у двох формах – паперовій та електронній.

Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк їх зберігання повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.

Якщо існує ймовірність того, що документи не збережуться на електронних носіях протягом усього встановленого строку, підприємство зобов’язане продублювати їх на декілька електронних носіїв або зберігати у вигляді паперової копії (ст. 13 Закону № 851).

При зберіганні електронних документів необхідно дотримуватися таких умов:

інформація, яка міститься в електронних документах, повинна бути доступною для подальшого використання;

повинна бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, у якому він був створений, відправлений або отриманий;

необхідно зберігати інформацію (при наявності), що дозволяє встановити походження та призначення електронного документа, а також дату й час його відправлення або отримання.

Виправлення помилок в електронних документах

Згідно з п. 4.6 Положення № 88 помилки в первинних електронних документах виправляються відповідно до законодавства. Однак у Законі № 851 про виправлення помилок в електронному документі нічого не сказано. Не прописано дану процедуру і в інших підзаконних актах. Виняток становить електронна звітність до контролюючих органів.

Звідси випливає, що підприємство повинне самостійно встановити порядок виправлення помилок в електронних документах:

або скасовувати документ із помилкою та оформляти новий;

або вносити зміни до вже створеного документа з обов’язковим збереженням історії зміни.

Рекомендуємо процедуру виправлення електронних документів при зовнішньому документообігу узгодити з адресатом.

Висновки

Очевидно, що перехід на електронний документообіг вигідний, однак до цього треба підійти із розумом: розробити свою інструкцію з організації електронного документообігу на підприємстві з урахуванням вимог діючого законодавства.

Електронні первинні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови дотримання вимоги законодавства до їх оформлення.

Якщо створюється один паперовий документ і декілька його електронних копій, ідентичних за змістом та реквізитами, то кожний документ уважається оригіналом і має однакову юридичну силу.

Виникнуть додаткові питання, тисніть кнопку "звернутись" біля мого фото.

Добрий вечір!

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів в Україні регулюються

• Цивільним Кодексом України,
• Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV (далі - Закон 851),
• Законом України «Про електронну комерцію» від 03 вересня 2015 року № 675-VIII (надалі - Закон 675),
• Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII (далі - Закон 2155),
• Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі – Типова Інструкція).

Відповідно до частини 1 статті 5 Закону 851 електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Частиною 1 статті 6 Закону встановлено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відповідно, одним з найважливіших реквізитів електронного документа, після чого він отримує статус документа, є накладений на нього електронний підпис.

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996-XIV 16 липня 1999 року та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України 24.05.1995 № 88 первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ,
• назва документа (форми),
• дата складання,
• зміст та обсяг господарської операції,
• одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі),
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення,
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код суб’єкта господарювання з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань,
• номер документа,
• підстава, для здійснення операцій,
• дані про документ що засвідчує особу – одержувача тощо (п. 2.4 Положення № 88).

Частина 1 статті 8 Закону 851 чітко визначає статус та юридичну силу електронного документа. Так, юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

У частині 1 статті 5 Закону 675, який набув чинності 30 вересня 2015 року, закріплено принцип однаковості юридичної сили електронних правочинів та правочинів, укладених в іншій формі, передбаченій законодавством, а згідно з частиною 3 згаданої статті правочин не може бути визнано недійсним у зв’язку з його вчиненням в електронній формі, якщо інше не передбачено законом.

Тобто суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності документи в електронній формі при дотриманні норм Законів № 851 і № 2155, якими регулюються відносини, пов’язані з електронним документообігом і використанням електронних документів.

В свою чергу Типовою інструкцією визначено порядок документування управлінської інформації в установах, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі.

Для перехода необходимо , получить на организацию:

Ранее данный инструмент назывался ЭЦП, т.е. электронная цифровая подпись.

Ею руководитель организации или его доверенные лица смогут подписывать все необходимые документы:

• для государственных органов;
• для внутренней документации и коммерческих договоров.

КЭП можно оформить в любом квалифицированном предоставителе электронных доверительных услуг (ранее они назывались – АЦСК - Аккредитованные центры сертификации ключей). Их список можно найти на сайте Центрального удостоверительного органа https://czo.gov.ua/ca-registry. Бесплатно можно получить КЭП у Квалифицированного предоставитель ЭДП ИДД ГНС, но в условиях карантина нужно заблаговременно записаться. Также КЭП можно сгенерировать самостоятельно в интернет-банкинге или клиент-банке АО КБ Приватбанк, либо обратиться к другим предоставителям из списка.

В данном случае сервис “ИнстаДок” предлагает Вам удобную автоматизированную систему, которая обеспечит Вам:

• готовые шаблоны документов с автозаполнением;
• возможность самостоятельного создания собственных шаблонных вариантов, которые подходят конкретно для Вашего бизнеса;
• удобный учет и хранение всей документации;
• автоматический расчет налога на добавленную стоимость в договорах, а также написание цифр тремя языками;
• подписание договоров КЭП и прочее.

В случае, а часто так и бывает, если Вы будете получать обратную документацию от контрагентов, для ее правильного учета, нужно, чтобы Ваш партнер или клиент совершил те же два шага для перехода. Это не так сложно, более того экономить время и деньги Вы уже начнете с первого дня использования системы.

1. Прочитать юридическую инструкцию
2. Выбрать систему электронного документооборота
3. Добавить контрагентов в реестр.
4. Получить КЭП
5. Настроить шаблоны документов для автозаполнения или воспользоваться готовыми шаблонами.
6. Генерировать, подписывать и обмениваться электронными документами.
7. Освобожденное время инвестировать в развитие

Заказать такие услуги можно здесь полній спектр https://portfel.ua/jak-perejti-na-elektronnij-doku...

З повагою,

Костянтин Гончаренко

---

Якщо ваше питання вирішино ставте ✅ біля фото, підтримайте лайком, залиште відгук.

Вітаю, Ольго.

Наскільки я знаю, перехід на ЕДО буде плавним та поступовим. Зберігати документи із строком зберігання 75 років можливо також в паперовій формі. Обмежено по законодавству з приводу цього питання зараз немає.

Можу перегововити зі своїми колегами-фахівцями щодо цього питання і тоді дати розширену відповідь. Для цього тисніть кнопку "Звернутися" аби я побачив Ваші контакти.