Оцифрування трудової книжки

Вітаю!

Передача скан-копій трудових книжок передбачена Законом України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”, в якому зокрема немає уточнення, щодо передачі скан-копії лише у разі відсутності відомостей про трудову діяльність в ПФУ.

Тож краще відсканувати трудову книжку і подати дані через портал ПФУ.

Завантажити скан-копію трудової книжки для оцифрування через вебпортал можна самостійно:

1. Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. Оберіть у розділі «Комунікації з ПФУ», що знаходиться у лівому боковому меню, вкладку «Відомості про трудові відносини».
3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних.
4. Завантажте кольорові скан-копії сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPEG.
5. Підпишіть КЕП та натисніть «Відправити до ПФУ».
6. Результат опрацювання заяви можна переглянути у вкладці «Мої звернення ».

Доброго дня, Марина!

З 10 червня 2021 року діє Закон України № 1217 “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі – Закон №1217), який запровадив електронні трудові книжки, що означає, що трудова діяльність працівника має здійснюватись в електронній формі. Закон передбачає, що всі дані з паперових трудових книжок будуть внесені до Реєстру застрахованих осіб.

Відомості подає страхувальник (роботодавець) або застрахована особа (працівник).

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. Це означає, що якщо трудова книжка вже була оцифрована, то робити це повторно не потрібно — ні під час прийняття на роботу, ні під час звільнення.

Як працівнику перевірити, чи була його трудова книжка вже оцифрована?

Працівник може отримати Витяг з Електронної трудової книжки на порталі Пенсійного фонду України.

За посиланням детальна інструкція від Пенсійного фонду України.

Що таке Витяг з Електронної трудової книжки?

Фактично це і є електронна трудова книжка працівника, яку працівник може використовувати під час працевлаштування на роботу, замість паперової трудової книжки – відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України) та для підтвердження досвіду роботи (якщо це вимагається).

Чи необхідно передавати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ, якщо у Витягу з Електронної трудової книжки вже відображаються усі відомості?

Ні, якщо у вашому витягу з Реєстру застрахованих осіб вже відображено всю інформацію про стаж, і ви перевірили, що всі періоди роботи враховано, оцифровувати трудову книжку не потрібно, оскільки це вже зроблено автоматично або завдяки попереднім внесеним даним. Однак, якщо в електронній трудовій книжці відсутні записи, що стосуються періодів роботи до 1 січня 2004 року, або є інші невідповідності, то вам потрібно оцифрувати та подати трудову книжку та інші підтверджуючі документи до 10 червня 2026 року.

З повагою, адвокат Айвазян.