Какие приказы нужно создавать новому предприятию

Добрий вечір!

Питання організації кадрового діловодства на підприємствах, в установах та організаціях України регулюється Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року №578/5 та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року №1000/5.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

12.04.2012 № 578/5

Зареєстровано в Міністерствіюстиції України17 квітня 2012 р.за № 571/20884

Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів:

Про затвердження Переліку типо... | від 12.04.2012 № 578/5 (rada.gov.ua)

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Міністерстваюстиції України12.04.2012 № 578/5

Зареєстровано в Міністерствіюстиції України17 квітня 2012 р.за № 571/20884

ПЕРЕЛІК

типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

18.06.2015 № 1000/5

Зареєстровано в Міністерствіюстиції України22 червня 2015 р.за № 736/27181

Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Міністерстваюстиції України18.06.2015 № 1000/5

Зареєстровано в Міністерствіюстиції України22 червня 2015 р.за № 736/27181

ПРАВИЛАорганізації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях:

Про затвердження Правил орган... | від 18.06.2015 № 1000/5 (rada.gov.ua)

Додатково, так як це представництво іноземної компанії, можуть створюватися документи, які передбачені іноземною компанією, згідно до законодавства іноземної держави, де знаходиться іноземна компанія, до якої відноситься це представництво.

Всього доброго!

Доброго дня!

Повідомляю наступне:

Пошук документації і строків її зберігання потребує чимало часу, тому в табл. ­1 систематизовано найпоширеніші документи за строками їх зберігання з посиланнями на відповідні статті наказу № 578/5. Приклад наведено на вибірковій основі, для кожного підприємства цей перелік формуватиметься виходячи зі специфіки його роботи.

Таблиця 1

Перелік документів

Номер статті згідно

з наказом № 578/5

Строк зберігання — один рік:

Правила внутрішнього трудового розпорядку (1 р. — після заміни новими)

397

Табелі обліку використання робочого часу

408

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

515

Строк зберігання — три роки

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження у межах України

63

Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження

316

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

320

Протоколи взаємозаліків*

325

Договори про повну матеріальну відповідальність

332

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт*

334

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)*

336

Податкові накладні*

338

Строк зберігання — п’ять років

Накази директора підприємства про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

16-б

Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон

Накази директора підприємства про стягнення, направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон

Посадові та робочі інструкції працівників підприємства (5 р. —після заміни новими)

43

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо

321

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва

344

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень (5 р. — крім важких, шкідливих, небезпечних умов праці)

401

Строк зберігання — 10 років

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження за кордон

63

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

455

Строк зберігання — 50 років

Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)**

508

Строк зберігання — 75 років

Накази директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги)

16-б

Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці

16-б

Накази директора підприємства про надання відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок

16-б

Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон

16-б

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників

317

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень у разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці

401

Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

492

Строк зберігання — до ліквідації підприємства

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації і перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо

87

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

343

Колективні договори, угоди (генеральна, галузеві та регіональні), зміни та доповнення до них за місцем складення.

З повагою,

Костянтин Гончаренко

Добрый вечер!

Деятельность каждого предприятия, независимо от формы собственности, начинается с издания распорядительных документов. Чаще всего это приказы (на частном предприятии – распоряжения), главными из которых являются приказы по основной деятельности.

Термин «приказ» не определен законодательством Украины, но в обычном понимании приказ – это распорядительный документ предприятия, учреждения, организации (далее – предприятие), который издается его уполномоченным лицом, как правило, директором.

Приказы издаются всеми предприятиями независимо от их уровня, масштаба, специфики деятельности и формы собственности. Впрочем, законодательство не устанавливает, какие виды приказов обязаны издавать частные и коммерческие предприятия. Поэтому собственной инструкцией по делопроизводству можно определить, какие приказы будут оформляться на вашем предприятии (виды, специфика и т. п.).

Для обобщения вероятных типовых документов, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, Минюстом издан приказ от 12.04.12 г. № 578/5, которым утвержден Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее – Перечень № 578).

Как видим, этим перечнем могут пользоваться и частные предприятия.

Согласно ст. 16 разд. І Перечня № 578 приказы подразделяются на три группы:

по основной деятельности;

кадровым вопросам (личному составу);

административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по основной деятельности – самые главные среди прочих. Такой вывод вытекает из того, что документы в Перечне № 578 размещены по степени значимости их видов и вопросов (в логической последовательности) (п. 2.2 разд. ІІ), и именно эти приказы занимают первое место. Поэтому далее речь будет идти только о приказах по основной деятельности.

О чем издаются, где регистрируются

Приказы по основной деятельности издаются, в частности, по вопросам:

образования, реорганизации, ликвидации, переименования предприятия;

изменения вида деятельности; утверждения уставов, положений, инструкций, правил, а также численности, структуры штатного расписания;

проведения аттестаций, обучений, тренингов работников;

внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы предприятия;

проведения мероприятий (учебных, праздничных и т. п.);

охраны труда;

определения ответственного лица за противопожарную безопасность на предприятии, эвакуацию и т. п.

Эти приказы подлежат регистрации в Журнале учета приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов (например, приказы по кадровым вопросам) регистрируется в отдельном журнале.

Период регистрации приказов – календарный год. То есть приказы регистрируются в новом журнале от начала года по порядковому номеру. В конце года журнал завершается (проводится предельная линия и фиксируется общее количество приказов за год), а в начале следующего заводится новый. Таким образом, количество лет существования предприятия и журналов должно быть одинаковым.

Форма журналов не установлена, поэтому предприятие утверждает ее самостоятельно, включая в нее всю необходимую информацию. Обычно это дата и номер приказа, его суть, исполнитель и ответственное лицо (кому поручено выполнить приказ), срок выполнения (при наличии).

Каков срок хранения приказов по основной деятельности?

Приказы, как и Журналы регистрации этих приказов, сохраняются до ликвидации предприятия, то есть постоянно (ст. 16 разд. ІІ Порядка № 578). В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценностей.

Следует знать! Приказы, касающиеся прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения. Если таких учреждений на соответствующей территории нет, то документы передаются в государственные архивы, архивные отделы городских советов (п. 2.7 Порядка № 578).

Требования к оформлению приказа

Во время оформления приказов следует руководствоваться Национальным стандартом «Государственная унифицированная система документации» (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ДСТУ 4163-2003), утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – ДСТУ № 4163).

Приказ печатается на бланке предприятия, который используют для других переписок или разработан специально для приказов.

Если коротко, то созданию приказа предшествуют следующие действия:

1) инициатива структурного подразделения или поручение руководства подразделению подготовить проект приказа;

2) разработка проекта приказа;

3) визирование;

4) подпись у руководства;

5) ознакомление заинтересованных/задействованных подразделений или работников;

6) регистрация приказа в специальном журнале.

Что обязательно указывается в приказе по основной деятельности?

Приказ должен, в частности, содержать (п. 4.4 ДСТУ № 4163):

название предприятия в соответствии с учредительными документами. При желании ниже полного названия отдельной строкой можно указать сокращенное;

название вида документа – приказ;

дату составления. Указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, «01.03.2019»). Разрешается приводить дату в обратной последовательности («2019.03.01»). Дату ставят ниже названия рядом с регистрационным индексом и в специально отведенном месте на бланке;

регистрационный индекс, то есть порядковый номер приказа. Номер разрешается комбинировать с индексом дела согласно номенклатуре дел предприятия, информацией об исполнителе и т. п.; заглавие. Должно отвечать на вопрос: «О чем издается приказ? О ком? Или относительно чего?». Например: «Об утверждении положения о юридическом отделе»;

текст приказа. Должен содержать информацию, ради которой создается приказ. Обычно в начале текста делается ссылка на основание издания приказа (например, во исполнение пункта устава, закона, постановления КМУ, в целях установления должностных обязанностей и т. п.). Текст излагается сжато, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов, которые не несут смысловой нагрузки. Количество пунктов в приказе определяется самостоятельно предприятием. При наличии приложений к приказу после текста пишется: «Приложения на __ стр.». Приложение должно содержать ссылку на реквизиты приказа (номер и дату);

подпись. Состоит из названия должности подписанта (на бланке предприятия должность указывается сокращенно), личной подписи, инициалов и фамилии. Например: «Директор (подпись) О. В. Михайленко». Подпись размещают после текста документа или под отметкой о наличии приложений. Если подписантов несколько, то подписи располагают одну под другой исходя из подчиненности.

Кроме реквизитов составляющей приказа является визирование. На стадии подготовки/разработки приказа его содержание подлежит внутреннему визированию службами предприятия. То есть до того, как передать приказ на подпись руководству, его согласовывают с разными структурными подразделениями. Порядок визирования следует прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. Обычно устанавливают, что все приказы по основной деятельности визируются в бухгалтерском и юридическом отделах, в других случаях – по необходимости.

Помните: визу размещают ниже подписи руководителя на лицевой или обратной стороне последнего листа приказа (п. 5.25 ДСТУ № 4163).

Как регистрируются приказы по основной деятельности?

Оригиналы изданных и подписанных руководителем приказом формируют в дела в рамках календарного года. То есть если юрлицо ведет два вида приказов, то каждый год на предприятии должно быть сформировано два дела с приказами. Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах. Приказы по основной деятельности должны регистрироваться в «своем» журнале.

Кроме того, на предприятии должен быть журнал регистрации приказов по кадровым вопросам. Журналов может быть и больше, в зависимости от внутренней классификации.

Журнал регистрации приказов является информа­ционно-справочным инструментом для работы с приказами. Регистрация приказов ведется в течение календарного года.

В декабре можно подготовить регистрационные журналы на следующий год. Однако если в журнале достаточно места для продолжения регистрации приказов, продолжать регистрировать в нем не запрещено. Однако нумерация с начала года должна начинаться с № 1. Журнал можно вести в электронной форме, но тогда придется дублировать записи в бумажной форме (п. 4 Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5).

Типовых форм журналов регистрации приказов нет.

Нужно ли ознакомлять с приказом лиц, которых он касается?

Руководителей и работников, которых касается приказ (то есть когда о подразделении упоминается в приказе или подразделению поручено выполнить определенное действие), обязательно ознакомляют с ним под подпись. На обратной стороне приказа пишут фразу «С приказом ознакомлен», должность и инициалы сотрудника. После ознакомления работник ставит подпись и дату. Заметим, что когда на предприятии много сотрудников, то, чтобы сэкономить время, с приказом можно ознакомить только руководителей структурных подразделений. Тогда на них возлагается обязанность довести до сведения подчиненных суть и задачи приказа.

Выводы

Процедура издания приказа состоит из нескольких этапов: разработка проекта приказа, визирование, подпись у руководства, регистрация в журнале приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов регистрируется в отдельном журнале с начала года. Приказ печатается на бланке предприятия для всех переписок или на специально разработанном для приказов бланке. В приказе обязательно указываются: название предприятия, дата составления, название документа (приказ), его порядковый номер, заглавие, текст и подпись.

На стадии подготовки содержание приказа подлежит внутреннему визированию службами предприятия (юридическим и бухгалтерским отделом и т. п.). То есть до передачи приказу на подпись руководству его согласовывают со специалистами на предмет соблюдения требований законодательства и других аспектов. Порядок визирования следует прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. Визу размещают ниже подписи руководителя на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа. Также с приказом знакомят под подпись работников, привлеченных к его реализации/выполнению.Приказы по основной деятельности издаются с целью оформления решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

При составлении таких приказов необходимо руководствоваться ДСТУ 4163-2003.

При определении сроков хранения приказов по основной деятельности коммерческие предприятия могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5 либо установить свои сроки в локальном документе. Однако при самостоятельном определении сроков следует учесть, что такие приказы нельзя уничтожать до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Порядок оформления, утверждения, ознакомления заинтересованных лиц, внесения изменений, отмены приказов по основной деятельности предприятие может установить в локальном документе (например, в инструкции по делопроизводству).

В практической деятельности предприятия основанного на частной собственности и находящегося под контролем учредителей в том числе и иностранных не обязательно издавать весь тот масив приказов и распоряжений, который приведён в приказе Минюста от 12.04.12 г. № 578/5. Вам обязательно нужно начать с утверждения штатного расписания. Оно утверждается приказом директора в нем указываются должности и должностные оклады. Обязательно нужно разработать и утвердить должностные инструкции, также утверждаются приказом директора. Издать приказ о материально ответственных лицах. Эта первая стадия работы предприятия. Далее многое зависит от видов хозяйственной деятельности, потому что возможно придётся назначать ответственного по охране труда и приказы и инструкции по технике безопасности. По ходу работы предприятия будут издаваться приказы по кадрам принять, уволить, перевести, премировать и т.д. Могу персонально для вашего предприятия на индивидуальной основе разработать пакет внутренней документации. Цена адекватная.

Доброго Дня

Щодо вашого питання погоджуюсь з викладеного колегами, та підсумую:

Для реєстрації іноземного філіалу в Україні Вам потрібно виконати такий алгоритм дій:

Оформити рішення материнської компанії про створення представництва в Україні;

Заповнити та оформити заяву для реєстрації представництва в Україні;

Отримати документ про реєстрацію материнської компанії у відповідному органі в країні реєстрації;

Оформити довіреність для представника в Україні на проведення реєстраційних дій (підписати і завірити);

Сплатити державний збір за реєстрацію представництва в Україні ;

Зареєструвати представництво в місцевому податковому органі.

Якщо діяльність, яку Ви збираєтеся займатися в Україні, згідно з місцевими законами, підлягає ліцензуванню, для роботи представництва доведеться отримати відповідну ліцензію.

Документи на реєстрацію представництва подаються до Мінекономрозвитку, де вони розглядаються до 20 робочих днів.

Наступний етап працівники та внутрішні документи, при прийомі працівників подаєте відомості до ДПІ та розробляєте або уніфікуєте процедури, положення інструкції.

Успіхів

Дарья, добрый день!

Вы сейчас говорите о локальных актах? После регистрации иностранного представительства в Минэкономрозвитку?

В этом случае все локальные акты будут идентичны любому субъекту хозяйствования, за исключением положения о порядке приема и увольнения сотрудников.

Набирайте если будут вопросы.