Якими способами підписати договір постачання, якщо директор поза межами України?

Доброго вечора. Підпишить договір в електронному вигляді за допомогою КЕП директора. Або доручіть підпис іншій особі на підставі довіреності ТОВ. Або підпишіть факсиміле, якщо є наказ про використання факсиміле. Або в статуті може є варіанти підпису іншими особами, окрім директора. Заертайтесь, для детальної консультації (кнопка звернутись).

Доброго дня, Лана!

Ви можете підписати договір постачання в елктронному вигляді.

Електронний договір повинен містити всі істотні умови для відповідного виду договору, інакше він може бути визнаний неукладеним або недійсним, в зв’язку з недодержанням письмової форми в силу прямої вказівки закону.

Так, відповідно до частини 1 статті 638 Цивільного кодексу України договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору.

Метою підписання договору є необхідність ідентифікації підписанта, підтвердження згоди підписанта з умовами договору, а також підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Це означає, якщо ми маємо електронну форму договору, то і підписувати його потрібно електронним підписом.

Згідно з частиною першою статті 12 Закону України «Про електронну комерцію» моментом підписання електронної договору є використання:

• електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», за умови використання засобу електронного цифрового підпису усіма сторонами електронного правочину;
• електронний підпис одноразовим ідентифікатором, визначеними цим Законом;
• аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

Створення окремого електронного договору у вигляді окремого електронного документа вимагає не кожна електронна правова угода. Тобто, це означає, що електронний договір можна укласти в спрощеній формі, а можна класично – у вигляді окремого документа.

Електронний договір, крім визначених Цивільним кодексом України істотних умов для відповідного виду договору, може містити інформацію про:

• технологію (порядок) укладення договору;
• порядок створення та накладання електронних підписів сторонами договору;
• можливість та порядок внесення змін до умов договору;
• спосіб та порядок прийняття пропозиції укласти електронний договір (акцепту);
• порядок обміну електронними повідомленнями та інформацією між сторонами під час виконання ними своїх зобов’язань;
• технічні засоби ідентифікації сторони;
• порядок внесення змін до помилково відправленого прийняття пропозиції укласти електронний договір (акцепту);
• посилання на умови, що включаються до договору, шляхом перенаправлення (відсилання) до іншого електронного документа і порядок доступу до такого документа;
• спосіб зберігання та пред’явлення електронних документів, повідомлень, іншої інформації в електронній формі та умови доступу до них;
• умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів;
• можливість вибору мови, що використовується під час укладення та виконання договору;
• інші відомості.

Електронний договір укладається шляхом пропозиції його укласти (оферти) однією стороною та її прийняття (акцепту) другою стороною.

З моменту одержання особою, яка направила пропозицію укласти такий договір, відповіді про прийняття цієї пропозиції електронний договір вважається укладеним.

Що стосуєтьтся Електронного підпису:

Відповідно до пункту 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» електронний підпис - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Отже, електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам до кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

Як варіант, директор може наказом довірити право підпису іншій особі.

Виникнуть питання, натискайте кнопку "звернутись" біля мого фото. Охоче на них відповім.

Вітаю, Ліана!

НИЖЧЕ ДУБЛЮЮ ВАМ МАТЕРІАЛ, ЯКИЙ ДУЖЕ ДОСТУПНО РОЗКРИВАЄ ВАШЕ ПИТАННЯ.

Джерело: https://thedoc.com.ua/blog/personal/63

Через війну таких запитань побільшало, бо як не крути, а життя продовжується. Бізнес працює, люди купують та орендують квартири, а відповідно потреба у підписанні договорів зберігається.

То як це зробити на відстані?

• класичний варіант: підписати договір та відправити його іншій стороні кур‘єрською службою;
• сучасний варіант: підписати договір за допомогою електронного підпису та відправити на e-mail іншій стороні.

Обираючи електронний документообіг, як більш зручнішу форму, підписанти часто сумніваються з приводу того, чи буде мати юридичну силу договір?! Хочемо вас заспокоїти, договір підписаний власноруч та електронним підписом має однакову юридичну силу. А тому вибір, як же підписувати договір залишається за вами.Як підписати?Ресурсів, які допомагать це зробити багато. Наприклад, на сайті ДІЯ можна за 3 хвилини безкоштовно підписати документ, а також перевірити підпис.

А щоб сторони правильно розуміли всі моменти з приводу дистанційного підписання документів, пропонуємо в сам текст договору додати наступний розділ:ПОРЯДОК УКЛАДАННЯ ТА/АБО ПІДПИСАННЯ ПРАВОЧИНІВ, ДОКУМЕНТІВ ТА ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТІВ ДО ДОГОВОРУ

Щодо підписання додаткових угод та інших документів:

1.1. Цим Сторони домовились, що:

• будь-які правочини (договори, угоди, тощо) про внесення змін та/або доповнень до цього Договору, а також будь-які документи, що укладаються з метою виконання умов цього Договору (акти, додатки, первинна документація, листи, тощо) (надалі за текстом – «документи»); та
• будь-яке листування за Договором та будь-якими документами, що укладені/підписані до Договору, в тому, однак не обмежуючись, листи, повідомлення, тощо, що можуть направлятися будь-якою Стороною іншій Стороні, або якими Сторони можуть обмінюватися з метою виконання умов Договору (надалі за текстом – «електронний лист»),

можуть бути укладені/підписані у вигляді документа, викладеного на паперовому носії інформації (папері) або у вигляді електронного документу, підписаного кваліфікованими або удосконаленими електронними підписами уповноважених представників Сторін у порядку, визначеному законодавством України та цим Договором (для двосторонніх документів та електронних листів) або підписаного кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом(-ами) уповноваженого(-их) представника(-ів) Сторони, що підписує такий документ (для документів та електронних листів, що підписуються однією Стороною).

Сторони домовились, що з метою зручності викладення положень цього Договору надалі за текстом цього Договору використовується термін «кваліфікований електронний підпис» або «КЕП». При цьому, під «кваліфікованим електронним підписом» або «КЕП» розуміється удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа або електронний підпис, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов'язаний цей електронний підпис, з використанням засобу удосконаленого електронного підпису та особистого ключа, однозначно пов'язаного з підписувачем, і який дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов'язаний цей електронний підпис.

1.2. У випадку підписання Сторонами (для двосторонніх документів) або Стороною (для односторонніх документів) документу в письмовій формі на паперовому носії інформації (папері), такий документ набирає чинності з моменту його підписання Сторонами (для двосторонніх документів) або Стороною (для односторонніх документів), якщо інше не визначено умовами цього Договору або якщо інше не зазначене в такому документі.

Щодо переліку осіб, уповноважених підписувати документи та електронні листи КЕП:

1.3. Цим Сторони домовились, що будь-які документи та електроні листи, що передбачені п.1.1. цього Договору, можуть бути підписані від імені відповідної Сторони КЕП будь-якою особою (особами), що уповноважені на підписання цього Договору та інших документів, в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

Щодо порядку підписання двосторонніх документів та електронних листів КЕП:

1.4. Будь-які документи та електроні листи, що передбачені п.1.1. цього Договору, у випадку, якщо Сторонами попередньо висловлено бажання укласти/підписати такий документ та/або електронний лист у вигляді електронного документу (надалі за текстом – «Електронні документи»), будь-яка Сторона здійснює підготовку та направляє проект документу та/або електронного листа, на підставі якого буде створено Електронний документ, на:

а) електронну адресу уповноваженого представника іншої Сторони, що вказана у пункті 1.7. цього Договору, або іншу, письмово повідомлену електронну адресу, або

б) іншим способом, що передбачений пунктом 1.7. цього розділу.

Сторона, що отримує проект Електронного документу, у випадку відсутності будь-яких заперечень та/або пропозицій, накладає кваліфікований електронний підпис (надалі за текстом – «КЕП») чим підписує зі своєї сторони проект Електронного документу. При цьому, підписання здійснюється з використанням програмного забезпечення та/або програмно-технічних комплексів, які відповідають вимогам діючого на момент накладення КЕП законодавства України та технічно дозволяють це здійснити (наприклад, за допомогою сервісу накладення КЕП, що розміщено на офіційному сайті Центрального засвідчувального органу України https://czo.gov.ua або на офіційному сайті Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг «Дія» https://ca.informjust.ua або Програмного комплексу «ІІТ Користувач ЦСК-1.3», розробником якого є Приватне акціонерне товариство «Інститут інформаційних технологій» або відповідні аналоги).

Після накладення КЕП на Електронний документ Сторона, що його підписала, направляє його на:

а) електронну адресу іншої Сторони, що вказана у пункті 1.7. цього Договору або іншу, письмово повідомлену електронну адресу;

б) іншим способом, що передбачений пунктом 1.7. цього Договору.

1.4.1. Після отримання підписаного КЕП Електронного документа, Сторона здійснює перевірку:

• ідентифікаційних даних підписувача від іншої Сторони (назву контрагента, код ЄДРПОУ, посаду (за наявності в підписі), прізвище ім’я по батькові підписувача) та повноважень особи, що підписала проект Електронного документу на предмет їх достатності для підписання такого Електронного документу від імені іншої Сторони;
• відповідність проекту документу, що направлявся Стороною іншій Стороні підписаному іншою Стороною документу;
• чинності Кваліфікованого сертифікату відкритого ключа належного особі, що підписала від імені Сторони проект Електронного документу (зокрема щодо того, що такий сертифікат, на момент накладення КЕП, не заблокований чи скасований, строк чинності сертифікату тощо);
• Кваліфікованого сертифікату відкритого ключа на наявність/відсутність інформації щодо зберігання Особистого ключа в Засобі кваліфікованого електронного підпису (тип носія Особистого ключа «Захищений»/ «Незахищений»);
• цілісності отриманого проекту Електронного документу, тобто засвідчення того факту, що після підписання уповноваженим представником Сторони до Електронного документу не були внесені будь-які зміни до тексту, змісту проекту Електронного документу та/або до КЕП таких представників. Для цілей цього Договору, перевірка цілісності проводитися шляхом перевірки КЕП особи, що підписала Електронний документ за допомогою програмного забезпечення, зазначених у п. 11.4. цього Договору.
• наявності позначки часу підписання проекту Електронного документу та підтвердження підпису позначкою часу для підпису (не для даних).

КЕП вважається таким, що пройшов перевірку та отримано підтвердження, якщо:

• перевірку проведено засобами (програмним забезпеченням), зазначеними у п. 11.4. цього Договору;
• на момент створення (накладення) КЕП на Електронний документ був чинним (не заблокованим чи не скасованим) Кваліфікований сертифікат відкритого ключа особи, що підписала Електронний документ та такий Кваліфікований сертифікат відкритого ключа містить інформацію щодо зберігання Особистого ключа в Засобі кваліфікованого електронного підпису (тип носія Особистого ключа «Захищений);
• за допомогою КЕП здійснено Ідентифікацію особи та її представника, що підписала Електронний документ;
• під час перевірки підтверджено цілісність Електронного документу на який накладено КЕП.

1.4.2. Вимоги до КЕП, що може бути використаний при підписанні Електронного документу в межах цього Договору:

• КЕП повинен бути виданий (отриманий) кваліфікованим надавачом електронних довірчих послуг (надалі – «КНЕДП»), якого включено до Довірчого списку КНЕДП;
• Кваліфікований сертифікат відкритого ключа особи, що підписала від імені Сторони проект Електронного документу, повинен бути чинним, не заблокованим і не скасованим.

1.4.3. За умови, що перевірки, визначені п. 11.4. цього Договору, пройшли успішно, КЕП особи, що підписала проект Електронного документу, відповідає вимогам п. 1.4.1., 1.4.2. цього Договору, інша Сторона може здійснити підписання проекту Електронного документу зі своєї сторони, шляхом накладення КЕП уповноваженого представника такої Сторони, що відповідає вимогам п. 1.3. цього Договору. Після накладення КЕП уповноваженого представника такої Сторони на Електронний документ, завершується створення Оригіналу електронного документу. Сторона направляє іншій Стороні оригінал підписаного Сторонами Електронного документу на електронну пошту, вказану у пункті 1.7. цього Договору або іншу, письмово повідомлену електронну адресу, або іншим способом, що передбачений пунктом 1.7. цього Договору.

Сторона вважається такою, що отримала оригінал Електронного документу у момент відправлення іншою Стороною (стороною-відправником) такого документу на електронну пошту Сторони-одержувача, вказану у пункті 1.7. цього Договору або іншу, письмово повідомлену електронну адресу, або іншим способом, що передбачений пунктом 1.7. цього Договору, і не надходження Стороні-відправнику повідомлення про збій/помилку доставки такого повідомлення від поштового серверу, на якому розташовано/знаходиться/зареєстрована електронна пошта Сторони-відправника, що вказана у п. 1.7. цього Договору або повідомлення від іншого джерела відправлення такого повідомлення.

Щодо порядку підписання односторонніх документів та електронних листів КЕП:

1.5. Будь-які документи та електроні листи, що підписуються тільки однією Стороною (Адресант) та направляються іншій Стороні (Адресат), за рішенням Адресанта може бути підготовлений у вигляді Електронного документу та направлений в порядку, передбаченому пунктом 1.4. цього Договору. Перевірка Адресатом Електронного документу, направленого Адресантом, здійснюється в порядку, передбаченому п. 1.4. цього розділу.

Завершення створення та моментом підписання Оригіналу Електронного документу, що підписуються тільки однією Стороною, відбувається в момент накладення КЕП уповноваженого представника Адресанта.

Адресат вважається таким, що отримав Оригінал Електронного документу у момент відправлення Адресантом Адресату такого документу на електронну пошту Адресата, вказану у пункті 1.7. цього Договору або іншу, письмово повідомлену електронну адресу, або іншим способом, що передбачений пунктом 1.7. цього розділу і не надходження Адресанту повідомлення про збій/помилку доставки такого повідомлення від поштового серверу, на якому розташовано/знаходиться/зареєстрована електронна пошта Адресата, що вказана у п. 1.7. цього Договору або повідомлення від іншого джерела відправлення такого повідомлення.

Щодо часу та місця набуття чинності Електронного документу:

1.6. Документи та/або електронні листи, складені у вигляді Електронного документу, вважається підписаною Стороною у момент накладення КЕП уповноваженої особи Сторони, а набуває чинності у момент накладення всіх КЕП представників Сторін на такий документ (для двосторонніх документів) або всіх КЕП представників Сторони, що відправляє такий документ (для односторонніх документів), якщо інший момент набуття чинності такого документу або електронного листа не визначений в цьому Договору або в такому документі або електронному листі. При цьому, у випадку, якщо Документ підписано Сторонами у різні дати та час, то датою і часом укладення Документу є дата і час її підписання Стороною, що підписала останньою, якщо інше не передбачено у самому Електронному документі. Місцем укладення такого Електронного документу вважається місце вказане у преамбулі Електронного документу.

1.7. Електронною поштою Замовника, з якої/на яку повинно здійснюватися відправка/отримання Електронного документи, є наступна адреса(-и): ___.

Електронною поштою Постачальника, з якої/на яку повинно здійснюватися відправка/отримання Електронного документи, є наступна адреса(-и): ___.

Для обміну Електронними документами Сторони можуть використовувати також сервіси для обміну електронних документів (Paperless, Сота, Вчасно, M.E.Doc, Дія тощо).

1.8. Електронні копії документів з КЕП та електронне листування з КЕП, прирівнюється до оригіналів документів (повідомлень), та не потребують затвердження на матеріальних носіях, прі.

1.9. Терміни, що використовуються у цьому розділі Договору, а саме: Відкритий ключ; Довірчий список кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг або Довірчий список; Засіб кваліфікованого електронного підпису; Електронний документ; Ідентифікація особи; КЕП; Оригінал електронного документу; Особистий ключ; КНЕДП; Кваліфікований сертифікат відкритого ключа, тощо, використовуються у значеннях, наведених у Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» та Законі України «Про електронні довірчі послуги».

1.10. Сторони домовились, що положення цього розділу мають переважну силу перед іншими положеннями цього Договору, які визначають порядок укладання та/або підписання правочинів, документів та інших листів до Договору. В разі суперечностей між положеннями цього розділу та інших умов цього Договору, застосуванню підлягають умови цього розділу.

Всього доброго! Якщо Ви хочете поспілкуватись індивідуально і випрацювати алгоритм дій, натискайте зелену кнопку Звернутися/Обратиться нижче фото! Буду радий допомогти.

Добрый день!

По Вашему вопросу сообщаю следующее:

необходимо в консульстве оформить доверенность и направить ее почтой доверенному лицу в УКРАИНУ, далее , доверенное лицо идет к нотариусу делает нотариальный перевод доверенности на украинский язык и проставляется апостиль для легализации(нужно уточнить нужен ли апостиль), далее начинает процедуру подписания договора на основании доверенности.

После получения документа доверенное лицо хранит его в указанном месте или пересылает директору почтой в страну пребывания

либо же использовать електронную цифровую подпись ЕЦП (КЕП), ОФОРМЛЕННУЮ ЧЕРЕЗ ЦЕНТР АКРЕДИТАЦИИ КЛЮЧЕЙ , ПРОЩЕ ВСЕГО ЧЕРЕЗ ПРИВАТ24, что бы в далтнейшем документ в суде не признали фиктивным.

Подлинность подписи устанавливается експертизой - графологической или же судом при наличии спора. ЕЦП (КЕП) ЭТО ПОЛНОСТЬЮ РАБОЧИЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ И НЕ ТОЛЬКО. С уважением, Константин Гончаренко