Помощь в устройстве сотрудника на работу

Доброго дня, Правила оформлення фізособою-підприємцем найманих працівників на роботу, як зазначалось вище, регулюються нормами КЗпП та є однаковими майже для всіх роботодавців. Відтак, закцентуємо увагу на особливостях даної процедури.

Документом, який розпочинає оформлення будь-якого працівника – є заява про прийняття на роботу від потенційного працівника, в якій має бути зазначена дата початку роботи й посада.

В обов’язковому порядку потенційний працівник має надати наступні документи:

• паспорт або інший документ, який посвідчує особу;
• ідентифікаційний код (РНОКПП);
• трудову книжку, якщо людина працюватиме у ФОПа за основним місцем роботи;
• якщо робота вимагає спеціальних знань – то диплом, сертифікат або інший документ про освіту також може бути витребуваний.

Додатково можуть бути подані наступні документи:

• довідка про стан здоров'я;
• документи, що підтверджують право на пільги (для пільговиків, осіб з інвалідністю, батьків неповнолітніх дітей або дітей-інвалідів);
• інші документи, в т. ч. військовий квиток для військовозобов'язаних тощо;

Наступний крок – це укладення трудового договору. Тому варто звернути увагу щодо форми та змісту трудового договору, роботодавцем в якому виступає ФОП. Так, трудовий договір між ФОП та найманим працівником укладається письмово у двох примірниках по одному для кожної із сторін. Важливо пам’ятати, що із положень КЗпП було виключено положення, яке передбачало реєстрацію трудового договору у державній службі зайнятості. Щодо змісту трудового договору слід зазначити, що умови трудового договору, які погіршують становище працівників порівняно із законодавством України про працю, є недійсними. Таким чином, до трудового договору слід включити наступні умови: строк договору, обов’язки працівника та роботодавця, робочий час, вихідні дні, тривалість щорічної оплачуваної відпустки, порядок вирішення спорів, оподаткування заробітної плати тощо;

Надалі роботодавець має видати наказ про прийняття працівника на роботу. Також слід пам’ятати, що роботодавець зобов’язаний повідомити територіальний орган ДПС України про прийняття працівника, перш ніж допустити його до роботи. Окрім цього, на роботодавця покладається обов’язок ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та його посадовою інструкцією, визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами та проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони;

Надалі роботодавець протягом 5 робочих днів вносить відповідний запис у трудову книжку працівника. В контексті оформлення трудових книжок варто зазначити, що 5 лютого 2021 року Верховна Рада ухвалила Закон “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”. Документ встановлює п'ятирічний перехідний період для включення до Державного реєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника. Разом з тим, протягом цього періоду застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так і електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру.

Також ФОПу, як і всім роботодавцям, слід оформити особову справу працівника, яка ведеться відповідно до «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Підсумовуючи вищезазначене, слід навести перелік основних кадрових документів, які мають бути у ФОПа-роботодавця. Серед них:

• примірник трудового договору;
• наказ про прийняття на роботу, про звільнення, про зміну умов та оплати праці тощо;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про оплату праці, у якому зазначено порядок і терміни виплати заробітної плати;
• положення про заохочення та преміювання;
• штатний розпис;
• посадові (робочі) інструкції;
• інструкції з охорони праці (за необхідності);
• табель обліку використання робочого часу;
• графік відпусток;
• повідомлення, заява й наказ про надання відпустки;
• відомість нарахування та виплати заробітної плати.

Всі вказані документи ФОП зобов’язаний оформити та упорядковано зберігати з можливістю надати необхідні документи при проведенні перевірок тощо.

https://biz.ligazakon.net/aktualno/9904_pratsvniki-u-fopa-pravila-oformlennya-

Для обміну контактів та детальної консультації натискайте кнопку звернутися.

Вітаю. Вам треба в першу чергу взяти на роботу бухгалетра або звернутися до нього за допомогою.

МОжу надати контакти людей який займаються веденням бух.обліку для фоп.

НАТИСКАЙТЕ КНОПКУ ЗВЕРНУТИСЯ І Я ВАМ ДОПОМОЖУ,

Доброго дня! Коротко: за замовчуванням єдиний ПРАВИЛЬНИМ варіантом як вам поступити - оформити цього працівника за трудовим договором. Інші варіанти можливі, але вони несуть деякі ризики в розумінні податкового та трудового законодавства. Авжеж оформлювати "працівника" як ФОП може виглядати більш привабливе у розрізі фінансових затрат на такого ФОП. Але повторююсь, щоб бути максимально "чистими" перед контролюючими органами - потрібно оформлювати такого працівника за трудовим договором.

Якщо більш дослідно:

Різниця між договором із ФОП та трудовим договором із найманим працівником полягає в наступному:

Господарські відносини засновуються на юридичній рівності сторін, волевиявленні на власний розсуд, діяльності на власний ризик; для них характерна свобода договору, дія принципу «дозволено все, що не заборонено законом»; ФОП, надаючи послуги/виконуючи роботи за договором тощо, може залучати сторонніх осіб, про що сторони, звичайно вказують у договорі; ФОП несе відповідальність за своєчасність сплати податків, зборів, інших обов'язкових платежів, за подачу звітності тощо.

Трудовий договір, як і зазвичай трудові відносини, спрямовані передусім захистити інтереси працівника, а отже, трудовий договір в частині його умов має виконуватися працівником особисто, а останній повинен виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства. В трудових відносинах підприємство виступає податковим агентом працівника, і саме воно несе відповідальність за сплату за найманого робітника податків, зборів, інших обов'язкових платежів, за подачу звітності тощо.

Якщо в господарському договорі сторони можуть передбачити відповідальність на власний розсуд, керуючись принципом «дозволено все, що не заборонено», і якщо ФОП виявиться недобропорядною стороною договору, його можна притягти до обумовленої відповідальності, розірвати договір в односторонньому порядку тощо. Із найманим працівником при його професійній непригодності або вчиненні ним певних негожих проступків доведеться «плідно» попрацювати з нормами КЗпП, провівши відповідне розслідування, взявши від працівника відповідні пояснення тощо.

"Подсказать как и куда, что подовать" якщо оформуєте ФОП, то найкращий та найшвидший варіант це зробити через Дію

Якщо оформлюєте працівника то перед укладанням трудового договору слід надати повідомлення до податкової про прийняття працівника https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/644749.ht...

Прийняття працівника через Центр зайнятості може також містити деякі фінансові привілегії, наприклад https://journal.ostapp.com.ua/uk/articles/post/kom...

Добрый день!

По Вашему вопросу сообщаю следующее:

директору / владельцу магазина необходимо зарегистрировать ФОП.

Есть два пути зарегистрировать ФОП.

Зарегистрировать ФОП онлайн через Дом Юстиции Украины (

https://kap.minjust.gov.ua/) или iGov (

https://igov.gov.ua/), указав в заявлении адрес, по которому Вы хотите зарегистрировать. В таком случае Вам предварительно необходимо будет получить электронную цифровую подпись.

Отправить по почте нотариально заверенное заявление о государственной регистрации ФОП и необходимые документы, указав в заявлении адрес, по которому Вы хотите зарегистрировать ФОП.

Документы для регистрации.

Требования к оформлению документов, представляемых для государственной регистрации

Документы, представляемые для государственной регистрации, должны отвечать следующим требованиям:

1) документы должны быть изложены на государственном языке и дополнительно, по желанию заявителя, - на другом языке (кроме заявления о государственной регистрации);

2) текст документов должен быть написан разборчиво (машинописью или от руки печатными буквами)

3) документы не должны содержать подчистки или приписки, зачеркнутые слова и иные исправления, не оговоренные в них, орфографические и арифметические ошибки, заполняться карандашом, а также содержать повреждения, которые не позволяют однозначно истолковать их содержание;

4) документы в электронной форме должны быть оформлены в соответствии с требованиями, определенными законодательством;

Для государственной регистрации физического лица предпринимателем представляются следующие документы:

1) заявление о государственной регистрации физического лица предпринимателем;

2) идентификационный код налогоплательщика.

3) заявление об избрании физическим лицом упрощенной системы налогообложения и / или регистрационное заявление о добровольной регистрации в качестве плательщика налога на добавленную стоимость по форме, утвержденной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной налоговой и таможенной политики, - по желанию заявителя;

Ну и необходимо встать на учет в фискальной службе.

Конкретно по Вашей деятельности необходимо приобрести РРО (реєстратор розрахункових операцій), зарегистрировать его в налоговой по месту регистрации ФОП (ЗАПОЛНИТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ ПО УКАЗАНОЙ ФОРМЕ) и выдавать покупателям чеки на продукцию(или отправлять их вместе с посылкой почтой).

Относительно группы налогообложения ФОП:

Разница между 2-й и 3-й группой:

2 группа доход не более 5 421 000 млн.грн. в год, единый налог - 20% от минимальной зарплаты;

До 10 –ти наемных работников.

3 группа доход не более 7 818 800 млн.грн., налог за себя и налог 5% от дохода с учетом ПДВ И 3% без ПДВ( 2% на период военного положення)

Ограничений по работникам нет.

Чтобы идти по упрощённой системе налогообложения, подать заявление в налоговую нужно в течении 10 дней с момента регистрации, если выбрали 3 группу, и до конца месяца, если выбрали 2.

Помимо этого вам нужно будет вести Книгу доходов, в которой обязательно нужно указывать даты и суммы поступлений денег на ваш счёт. Эту книгу также нужно будет зарегистрировать в налоговой.( СЕЙЧАС КНИГУ ОТМЕНИЛИ И ВЕСТИ ЕЕ в бумажном виде МОЖНО ПО ЖЕЛАНИЮ ФОП)

Отчётность в налоговую нужно подавать ежеквартально и за год.

В Пенсионный фонд нужно будет платить ЕСВ - единый социальный взнос ( будет идти стаж), размер взноса на сегодня – 1 474 грн. (22% от минимальной зарплаты).

Так же ПДФО - 18%(ЗА НАЕМНЫХ РАБОТНИКОВ) и ВЗ -1,5%

Рекомендую ФОП 3 ГРУППЫ.

Далее если доходы возрастут необходимо решить вопрос о открытии ООО (там обязательно нужен директор и бухгалтер с оплатой заррплаты)

С уважением,

Константин Гончаренко

Доброго дня!

Насправді у Вашому випадку багато чого залежить не від того в якому статусі Ви повинні брати на роботу продавця-консультанта, а від того яку форму буде мати Ваша підприємницька діяльність!

Наприклад, якщо це буде ФОП Вам треба буде укласти з такою особою трудовий договір. Укладається він у письмовій формі у двох однакових екземплярах — вам і працівнику.

Можете використовувати форму договору з Наказу № 260 Міністерства праці та соціальної політики "Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю", просто видаліть згадки про центр зайнятості та реєстрацію договору.

До договору треба додати::

інформацію про посаду,

розмір зарплати,

про роботу, яку буде виконувати людина,

за яким графіком працюватиме,

які дні вихідні (не пишіть про роботу без вихідних — це порушення прав працівника),

тривалість відпустки,

якщо особа не проти випробувального терміну — вкажіть, скільки він триватиме.

Продавець має справу з матеріальними цінностями та грішми, тому відповідальність щодо цього також має бути прописана в договорі.

Реєструвати такий трудовий договір ані в податковій, ані в центрі зайнятості не потрібно.

Проте треба подати повідомлення в податкову, де перебуваєте на обліку як ФОП. Подати можна на папері або через кабінет платника, якщо у вас є ключ ЕЦП.

Пам'ятайте, продавця не можна оформити за договором під виглядом консультанта, який працює начебто неповний робочий день. Продавці трудяться за графіком, дотримуються режиму роботи. Держпраці вважає, що роботу продавця не можна розцінювати як виконання обов'язків за договором ЦПХ. Її позицію підтримують і суди.

При прийнятті на роботу у разі реєстрації Вашого бізнесу у формі ТОВ схема прийняття дуже подібна. Тобто теж треба укладати трудову угоду.

У випадку ж укладення трудового договору не у формі контракту (письмового трудового договору), працівнику слід написати заяву про прийняття.

Типової форми цього документу досі не існує, а отже він складається у довільній формі. Але традиції діловодства вже напрацювали певну практику його складання.

Заяву слід писати на ім’я керівника підприємства. У заяві про прийняття будуть такі реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа, текст документа, дата документа, підпис. Також у заяві зазначаються основні умови договору, наприклад:

• основне місце роботи чи сумісництво;
• посада, на яку претендує особа;
• дата прийняття на роботу;
• строк, якщо укладається строковий трудовий договір, і причина обмеженого строку трудових відносин;
• режим робочого часу (у випадку бажання фізособи працювати в режимі неповного робочого часу або за індивідуальним графіком тощо).

Укладення трудового договору оформлюється наказом про прийняття на роботу. Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 затверджено типову форму № П-1. Та поряд з цією типовою формою допускається оформлення наказу на бланку підприємства.

Такий наказ обов’язково має підписати посадова особа роботодавця, яка має повноваження приймати на роботу, і фізособа, що приймається на роботу.

Після того, як наказ підписано керівником, його слід зареєструвати (присвоїти йому номер). Жодним нормативним актом не встановлено форми реєстрації кадрових наказів. Тож можна користуватися формою книги, наведеною Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 р. № 09-487. А далі, вже після реєстрації наказу, з ним слід ознайомити працівника під підпис. Поряд з підписом на наказі працівник зазначає дату ознайомлення.

Якщо роботодавець розробляє власну форму такого наказу, у ній повинні міститися усі реквізити типової форми №П-1 і всі основні моменти трудового договору. Документ має складатися згідно з Правилами 1000/5.

Іноді роботодавці укладають з працівниками цивільно-правові угоди, а не трудові. Проте тут ви не можете самі обирати варіанти. У відносинах працівник – роботодавець завжди укладається трудовий договір. Цивільно-правова угода про надання послуг укладається в разі співпраці з незалежним підрядником або особою, яка забезпечує себе роботою самостійно, тобто займається підприємництвом, бізнесом.

Особа вважається працівником, якщо:

• ви призначаєте її на посаду з певними обов’язками, визначаєте режим роботи та робочий час;
• ви контролюєте, як, коли і де вона виконує роботу;
• ви сплачуєте фіксовану погодинну, щотижневу або місячну зарплату;
• ви платите за процес праці, а не за її результат;
• ви надаєте матеріали та обладнання для виконання роботи;
• ви надаєте вихідні дні та оплачувані відпустки тощо.

Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців. Він включає три основні кроки:

• укладення трудового договору;
• оформлення наказу про прийняття на роботу;
• повідомлення Державної податкової служби.

Для укладання трудового договору працівник має надати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• індивідуальний податковий номер;
• трудову книжку (за наявності).

Якщо це необхідно для роботи, ви можете попросити надати документи про освіту, довідку про стан здоров’я тощо.

Трудовий договір можна укласти в усній або письмовій формі.

Письмова форма обов’язкова:

• коли на цьому наполягає працівник;
• при організованому наборі працівників;
• при роботі в районах з особливими природними умовами та високим ризиком для здоров’я (наприклад, радіоактивно забруднена територія);
• при укладенні контракту;
• при укладенні договору з неповнолітнім;
• якщо роботодавцем є приватний підприємець або фізична особа;
• для працівників релігійних організацій;
• для працівників, які проходять альтернативну службу;
• для працівників, які беруть участь у громадських роботах;
• для працівників фермерських господарств;
• при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу;
• в інших випадках, передбачених законодавством.

Виникнуть додаткові питання, натискайте кнопку "звернутись" біля мого фото. Постараюсь на них відповісти!

Доброго дня!

По Вашому питанню повідомляю наступне:

якщо найматимете за договором :

Вам необхідно як Фізичній особі - підриємцю просто укласти з фізичною особою(виконавцем ) договір ЦПХ ПРО ВИКОНАННЯ РОБІТ НАДАННЯ ПОСЛУГ:

1. передбачити в ньому конкретний перелік (1,2,3,) послуг та робіт , які повинен надати Виконавець.

2. Форму суму , та порядок виплати винагороди за послуги( безготівкова на картку № ,сума наприклад 2 500 грн , до 15- го числа місяця)

3. Порядок прийняття робіт та відповідальність сторін( прийняття робіт відповідно до акту прийому -передачі робіт , послуг. Відповідальність сторін: шляхом перемовин врегулювання спору або у судовому порядку згідно законодавства. України)

4. Термін дії договору - обов язково зазначити , аби у податкової не виникло питань ( не більше ніж 90 днів з дати укладання , дату закінчення чітко вказати - діє до 12.02.2020 року для прикладу)

5. реквізити сторін Виконавця та Замовника( назва або ПІБ , адреса , ІНН(ЕДРПОУ) , дані паспорту , контакти з вязку)

Податки сплачуються Вами, згідно акту прийому - передачі послуг та виплаченої винагороди( не зарплати):

1 ПДФО - 18%

2. В.З( Військовий збір) - 1,5%

підписаний сторонами акт подається в податкову для звітності. разом з декларацією про майновий стан та доходи за звітний рік за місцем податкової реєстрації.

Нотаріального посвідчення не потребує: на офісі підписали , і він має юридичну силу( один примірник у Вионавця , інший у Замовника.)

---

Якщо будете наймати за трудовою книжкою

Таке повідомлення заповнюється директором та подається до податкової та інших органів на основі нього формуються дані електронної трудової:

Зразок:

“Додаток до постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 р. № 413 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2021 р. № 1392)

№ аркуша повідомлення ___

ПОВІДОМЛЕННЯ про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту

1 Тип повідомлення початкове скасовуюче 2 Код згідно з ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта* 3 Найменування / прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) страхувальника 4. Порядковий номер 5. Категорія особи** 6. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта* 7. Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) 8. Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи 9. Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу/укладення гіг-контракту 10. Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу/укладення гіг-контракту 11. Дата початку роботи/початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом

12. Дата формування повідомлення у страхувальника___ * Серія (за наявності) та номер паспорта зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті. **Категорія особи: 1 - наймані працівники за основним місцем роботи; 2 - працівники за сумісництвом; 3 - гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 4 - працівники на підставі цивільно-правових договорів.

13.Керівник (уповноважена особа)

___

(реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта*)

___ (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)

14. Головний бухгалтер (особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку)

___ (реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта*) ___ (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)”.

З повагою,

Костянтин Гончаренко

Доброго дня!

1. Майбутній працівник пише заяву та подає відповідні документи щодо працевлаштування;
2. Сторони укладають трудовий договір;
3. ФОП видає наказ (розпорядження) про прийняття на роботу
4. Не пізніше ніж за один день до початку роботи ФОП надсилає до ДФС повідомлення про прийняття працівника на роботу;
5. ФОП ознайомлює працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та його посадовою інструкцією (якщо в роботодавця є такі документи);
6. ФОП вносить запис до трудової книжки.

Ознайомтесь з інформацією за посиланням https://bz.ligazakon.ua/ua/magazine_article/BZ0128...

При виникненні додаткових питань натискайте "Звернутися". Всього доброго!

Доброго Дня

Щодо Вашого питання

Приймаючи працівників на роботу, фізична особа – підприємець (далі – ФОП, підприємець) набуває статусу роботодавця (п.п. 14.1.222 Податкового кодексу України, ч. 1 ст. 1 Закону України «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності» від 22.06.2012 р. № 5026-VI). В ч. 1 ст. 1 Закону №5026 говориться, що «Роботодавець — юридична особа (підприємство, установа, організація) або фізична особа-підприємець, яка в межах трудових відносин використовує працю фізичних осіб».

Відносини суб’єкта господарювання та найманих працівників регулюються трудовим законодавством.

Це означає, що фізичні особи-підприємці повинні виконувати вимоги, визначені Кодексом законів про працю України (далі – КЗпП), у разі прийняття на роботу найманих працівників.

Трудовим договором є угода між працівником і фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, із підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю й угодою сторін.

Роботодавець має вести облік персоналу та оформити документи, передбачені законодавством про працю та зайнятість населення.

Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП, фізична особа – підприємець укладає трудовий договір із фізичною особою обов’язково в письмовій формі.

Згідно з трудовим законодавством підприємець повинен видати наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу, указавши дату початку роботи.

Без видання такого наказу підприємець не зможе заповнити форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, наведеною в додатку до постанови Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413, далі — Постанова № 413).

Цього вимагає ч. 3 ст. 24 КЗпП, згідно з якою роботодавець не вправі допускати працівника до роботи без надання Повідомлення про прийняття працівника на роботу до органу Державної фіскальної служби.

У формі Повідомлення передбачені графа 7 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та графа 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу», тобто без видання наказу про прийняття працівника на роботу фізичній особі – підприємцю не обійтися.

Таким чином, при оформленні працівника на роботу до ФОП обов’язковим є оформлення трудового договору в письмовій формі, видання наказу про прийняття на роботу.

Щодо обліку наказів та іншої кадрової документації

Ми з’ясували, що Наказ про прийняття на роботу є обов‘язковим кадровим документом ФОП.

Наказ (розпорядження) оформлюють за типовою формою № П-1, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489. Можна оформлювати наказ за довільною формою, розробленою підприємцем самостійно.

Серед реєстраційних форм ФОП є обов’язкові, вести які вимагає законодавство, зокрема, реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144, діє з 01.09.2021р. (далі -ДСТУ 4163:2020) визначає, як оформляти реквізити документів.

Обов‘язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер). Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації – облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.

Реєстраційний індекс – один з обов’язкових реквізитів будь-якого документа (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020). Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами….

Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004) встановлює, що «Реєстрація документа – це внесення до облікової форми стислих відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати зареєстрування».

Ось ще декілька термінів, визначених ДСТУ 2732:2004.

П. 4.1.4 реквізит (службового документу) – інформація. зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

П. 4.2.7 реєстрування (службового) документа – внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати зареєстрування.

П. 4.2.8 реєстраційний індекс (службового) документа – цифрова чи абетко-цифрова познака, надана службовому документові під час його реєстрації.

Трудові договори належать до категорії документів, які зберігаються 75 років. Це установлено ст. 492 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5)

Накази, розпорядження з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; оплату праці…) зберігаються 75 років (ст. 16-б Переліку № 578/5).

Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання – їх строк зберігання становить 75 років (ст. 121-б Переліку № 578/5).

Для зберігання трудових договорів працівників має бути сформовано окрему справу, теку наприклад «Трудові договори працівників».

Книга реєстрації наказів може мати таку форму: номер за переліком; дата та номер наказу; найменування (короткий зміст); ким написаний; кому направлено (підпис посадової особи), яку зазначено в листі Міністерства праці та соціальної політики України від 19.10.2005 р. № 09-487 «Про реєстрацію наказів щодо особового складу».

Бланк журналу реєстрації трудових договорів для ФОПа може мати такі графи: реєстраційний номер; дата реєстрації трудового договору; дата і номер наказу про прийняття на роботу; дата і підпис працівника про одержання примірника трудового договору; дата і номер додаткової угоди про зміни та доповнення до трудового договору; дата і номер наказу про припинення трудового договору; примітки.

Успіхів

Доброї ночі, пане Єлисеє! Рекомендую для керівництва статтю "5 нюансів трудових відносин між працівником та фізичною особою-підприємцем" (https://www.dcz.gov.ua/novyna/5-nyuansiv-trudovyh-...).

Доброго дня!

Помощь в устройстве сотрудника на работу Открываю первый магазин, не знаю что и как. - чинне законодавство передбачає можливість здійснення ФОП своєї господарської діяльності самостійно та/або за допомогою праці найманих працівників. Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців, чи то юридична особа чи ФОП. Відповідно до ст. 21 Кодексу законів про працю України ФОП мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Документом, який розпочинає оформлення будь-якого працівника — є заява про прийняття на роботу від потенційного працівника, в якій має бути зазначена дата початку роботи й посада. В обов’язковому порядку потенційний працівник має надати наступні документи:

• паспорт або інший документ, який посвідчує особу;
• ідентифікаційний код (РНОКПП);
• трудову книжку, якщо людина працюватиме у ФОПа за основним місцем роботи;
• якщо робота вимагає спеціальних знань — то диплом, сертифікат або інший документ про освіту також може бути витребуваний.

Додатково можуть бути подані наступні документи:

• довідка про стан здоров’я;
• документи, що підтверджують право на пільги (для пільговиків, осіб з інвалідністю, батьків неповнолітніх дітей або дітей-інвалідів);
• інші документи, в т. ч. військовий квиток для військовозобов’язаних тощо;

Наступний крок — це укладення трудового договору. Тому варто звернути увагу щодо форми та змісту трудового договору, роботодавцем в якому виступає ФОП. Так, трудовий договір між ФОП та найманим працівником укладається письмово у двох примірниках по одному для кожної із сторін. Важливо пам’ятати, що із положень КЗпП було виключено положення, яке передбачало реєстрацію трудового договору у державній службі зайнятості. Щодо змісту трудового договору слід зазначити, що умови трудового договору, які погіршують становище працівників порівняно із законодавством України про працю, є недійсними. Таким чином, до трудового договору слід включити наступні умови: строк договору, обов’язки працівника та роботодавця, робочий час, вихідні дні, тривалість щорічної оплачуваної відпустки, порядок вирішення спорів, оподаткування заробітної плати тощо.

Надалі роботодавець має видати наказ про прийняття працівника на роботу. Також слід пам’ятати, що роботодавець зобов’язаний повідомити територіальний орган ДПС України про прийняття працівника, перш ніж допустити його до роботи. Окрім цього, на роботодавця покладається обов’язок ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та його посадовою інструкцією, визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами та проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Надалі роботодавець протягом 5 робочих днів вносить відповідний запис у трудову книжку працівника. В контексті оформлення трудових книжок варто зазначити, що 5 лютого 2021 року Верховна Рада ухвалила Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Документ встановлює п’ятирічний перехідний період для включення до Державного реєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника. Разом з тим, протягом цього періоду застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так і електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру.

Також ФОПу, як і всім роботодавцям, слід оформити особову справу працівника, яка ведеться відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Підсумовуючи вищезазначене, слід навести перелік основних кадрових документів, які мають бути у ФОПа-роботодавця. Серед них:

• примірник трудового договору;
• наказ про прийняття на роботу, про звільнення, про зміну умов та оплати праці тощо;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про оплату праці, у якому зазначено порядок і терміни виплати заробітної плати;
• положення про заохочення та преміювання;
• штатний розпис;
• посадові (робочі) інструкції;
• інструкції з охорони праці (за необхідності);
• табель обліку використання робочого часу;
• графік відпусток;
• повідомлення, заява й наказ про надання відпустки;
• відомість нарахування та виплати заробітної плати.

Всі вказані документи ФОП зобов’язаний оформити та упорядковано зберігати з можливістю надати необхідні документи при проведенні перевірок тощо.

Всього найкращого!