Отримання довідки за довіреністю у відділі реєстрації

Доброго дня.

Першим і найважливішим кроком є подання офіційної заяви. Працівники ЦНАП часто відмовляють усно, бо не хочуть брати на себе відповідальність за нестандартну ситуацію. Вам потрібно подати заяву про актуалізацію даних у Реєстрі територіальної громади. У заяві слід вимагати не «зняття з реєстрації», а внесення відомостей про те, що зняття, яке відбулося у 2016 році, було пов’язане саме з виїздом на ПМП до США, на підставі наданого рішення консула. Отримання письмової відмови з печаткою — це ваш «квиток» для вирішення питання в органах вищого рівня.

Якщо ЦНАП (який лише адмініструє реєстр) не може допомогти, звертайтеся безпосередньо до територіального підрозділу ДМС. Саме міграційна служба має ширші повноваження щодо коригування даних у базах. Напишіть звернення на ім’я начальника міграційної служби вашої області, додавши копію довіреності та листа від консульства. У зверненні наголосіть, що відсутність паперової довідки або коректного запису в системі унеможливлює завершення державної процедури оформлення ПМП, яку вже офіційно розпочало МЗС.

Як альтернатива - використання адвокатського запиту!

Це найбільш дієвий спосіб подолати «ступор» у державних органах. Адвокатський запит зобов'язує орган реєстрації надати відповідь протягом 5 робочих днів. Адвокат може вимагати не просто довідку, а конкретні дії щодо внесення примітки про ПМП у картку первинного обліку, яка зберігається в архіві з 2016 року. Найчастіше після офіційного запиту від юриста технічні перешкоди в базах даних «раптово» зникають.

Паралельно варто надіслати електронний лист у консульство, пояснивши, що син був знятий з реєстрації ще у 2016 році. Запитайте, чи достатньо їм буде архівного витягу про зняття з реєстрації (де вказано адресу виїзду — США) разом із офіційним поясненням від ДМС про те, що повторне зняття неможливе. Іноді консули приймають такий пакет документів, оскільки розуміють особливості українського реєстру. У вас є час до жовтня 2026 року, але краще закрити це питання протягом найближчого місяця.

Добрий день

Зараз це називається Витяг з реєстру територіальної громади/раніше Довідка про реєстрацію місця проживання.

Це Витяг з реєстру територіальної громади - документ у паперовій або електронній формі, що підтверджує відомості про місце проживання (перебування) особи або інформацію про відсутність таких відомостей на дату та час формування витягу. Витяг можна отримати через Портал "Дія", мобільний додаток "Дія" або особисто звернувшись до органу реєстрації або центру надання адміністративних послуг.

• Заява про видачу Витягу.
• Паспортний документ особи або довідка про звернення за захистом в Україні.
• Документ, що підтверджує право власності на житло (у разі звернення за витягом власника житла).
• Документ, що підтверджує повноваження представника (у разі подання заяви законним представником).

За заявою особи, яка декларує або реєструє місце проживання (перебування), власника (співвласника) житла, представників, законних представників особи або власника (співвласника) житла, уповноваженої особи житла, іпотекодержателя або довірчого власника орган реєстрації видає витяг із реєстру територіальної громади, що підтверджує зареєстроване або задеклароване місце проживання (перебування) особи, виключення інформації з реєстру територіальної громади про місце проживання (перебування) особи.

Заява подається суб’єктом звернення в один із таких способів:

- в електронній формі - засобами Єдиного державного веб-порталу електронних послуг;

- у паперовій формі - під час особистого відвідування органу реєстрації.

За запитом суб’єкта звернення витяг може містити інформацію про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування), про зняття із задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) або про скасування декларування/реєстрації місця проживання (перебування) на підставі відомостей, що містяться у відомчій інформаційній системі ДМС, які надійшли від органів реєстрації на дату формування такого витягу.

Витяг у паперовій формі видається працівником органу реєстрації або центру надання адміністративних послуг особі або її законному представнику (представнику), що подали паспортний документ та документ, що підтверджує право власності на житло (у разі звернення за витягом власника житла), повноваження законного представника (представника), після перевірки їх належності та дійсності.

За зверненням особи, законного представника (представника) витяг із реєстру територіальної громади також може містити інформацію про попередні періоди задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) особи в адміністративно-територіальній одиниці за місцем звернення особи.

Витяги з реєстру територіальної громади, отримані в електронній або паперовій формі, мають однакову юридичну силу.

У разі подання заяви представником особи, крім зазначених документів, додатково подаються: документ, що посвідчує особу представника; документ, що підтверджує повноваження особи як представника, крім випадків, коли заява подається законними представниками дитини.

Отримання витягу з реєстру територіальної громади або відмова у видачі витягу з реєстру територіальної громади.

Заявник не подав або подав не у повному обсязі необхідні документи.

У поданих заявником документах або відомостях містяться недостовірні відомості.

Доброго дня, Олена!

У Вашій ситуації проблема полягає не в тому, що орган реєстрації безпідставно не хоче видати документ, а в тому, що консульська установа просить документ у такому формулюванні, яке фактично не відповідає тим юридичним обставинам, що склалися у Вашого сина. Із наданого Вами листа прямо вбачається, що Генеральне консульство України в Сан-Франциско вже прийняло рішення про оформлення документів для залишення Вашого сина на постійне проживання за кордоном у США, однак для завершення цієї процедури вимагає надати довідку про зняття з реєстрації місця проживання, видану органом реєстрації, саме у зв’язку із залишенням на постійне проживання в США .

Саме ця частина вимоги і створює юридичну проблему, оскільки Ваш син був знятий з реєстрації ще у 2016 році, але не у зв’язку з оформленням виїзду на постійне проживання, а просто як особа, яка припинила реєстрацію місця проживання в Україні.

Тому потрібно чітко розуміти, що зняття з реєстрації місця проживання і оформлення виїзду або залишення на постійне проживання за кордоном є різними за змістом юридичними діями. Сам по собі факт зняття з реєстрації не означає, що особа оформила ПМП, і не створює такого статусу автоматично. Водночас, якщо у 2016 році процедура ПМП не оформлювалася, то жоден орган в Україні зараз не має повноважень “перетворити” ту стару реєстраційну дію на зняття з реєстрації у зв’язку з ПМП.

Інакше кажучи, місцевий орган реєстрації не може заднім числом внести іншу підставу зняття, ніж та, яка реально існувала на момент вчинення цієї дії. Так само він не може видати довідку із зазначенням обставини, якої в юридичному сенсі тоді не було. Саме тому, якщо від нього вимагають довідку про те, що особу було знято з реєстрації саме у зв’язку з ПМП до США, то така відмова з його боку загалом є правомірною, бо орган реєстрації не має права посвідчувати недостовірні або неіснуючі на той момент відомості.

Отже, головна помилка в цій ситуації полягає не у Ваших діях, а в самій постановці вимоги. Юридично Вашому синові неможливо отримати документ про те, що у 2016 році він був знятий з реєстрації у зв’язку із виїздом на постійне проживання до США, якщо фактично такого оформлення тоді не було. Проте це не означає, що він не може завершити нинішню процедуру. Навпаки, із листа консульства прямо вбачається, що рішення про оформлення документів для залишення на ПМП вже прийняте, а отже юридичний процес відбувається саме зараз, а не заднім числом .

Саме тому правильною позицією у Вашому випадку є така, що орган реєстрації повинен видати документ у межах своєї компетенції, тобто або довідку про зняття з реєстрації із зазначенням дати такого зняття, або підтвердження, що особа станом на день звернення не зареєстрована за місцем проживання в Україні. Натомість вимога про зазначення в такій довідці підстави “у зв’язку з залишенням на постійне проживання в США” не може бути виконана, якщо такої підстави в облікових даних немає і вона не була юридично оформлена у 2016 році. Відтак вимагати від органу реєстрації саме такої довідки означає вимагати від нього документ, який не відповідає реальним правовим обставинам і не може бути сформований законним шляхом.

З цього випливає, що Ваші правильні дії мають полягати не в спробі домогтися від органу реєстрації виправлення старої підстави зняття, а в тому, щоб отримати від нього офіційний документ про фактичний реєстраційний статус сина. Після цього необхідно звернутися до консульської установи із письмовим поясненням, що виконати вимогу в частині формулювання “у зв’язку із залишенням на ПМП” неможливо, оскільки у 2016 році така процедура не оформлювалася, а тому компетентний орган може підтвердити лише факт зняття з реєстрації або відсутність реєстрації станом на сьогодні. При цьому слід послатися на вже прийняте консульством рішення про оформлення документів для залишення на ПМП, оскільки саме воно тепер є належною юридичною підставою для завершення процедури, проставлення штампа “постійне проживання” і видачі відповідної довідки.

Якщо консульство відмовиться це зробити, тоді вже йтиметься не про проблему з українським органом реєстрації, а про необхідність оскаржувати або додатково мотивувати вимогу консульської установи, яка фактично вимагає документ, отримати який у Вашій ситуації в первісно запитаному вигляді неможливо.

З повагою, адвокат Айвазян.

Доброго дня, Передусім слід зазначити, що наявність у Вас нотаріально посвідченої довіреності, оформленої консульською установою України в США, надає Вам право діяти від імені Вашого сина у відносинах з органами державної влади України, у тому числі звертатися до органів реєстрації, подавати заяви та отримувати документи, якщо інше прямо не обмежено змістом довіреності або законом. Така довіреність має повну юридичну силу на території України та не потребує додаткового посвідчення.

Разом з тим, видача довідки про виїзд на постійне проживання за кордон не є стандартною функцією органу реєстрації місця проживання у сучасному правовому регулюванні. Після реформування системи реєстрації місця проживання (зокрема, із запровадженням реєстрів територіальних громад), орган реєстрації здійснює лише:

• реєстрацію та зняття з реєстрації місця проживання;
• надання витягів або довідок про зареєстроване/зняте місце проживання.

Факт же “виїзду на постійне проживання за кордон” як юридичний статус формується не органом реєстрації, а у взаємодії з міграційною службою та консульськими установами.

У Вашому випадку ключовим є те, що у 2016 році особу було знято з реєстрації без зазначення підстави “виїзд на постійне проживання за кордон”. Відповідно, у реєстрі відсутні дані, які могли б бути підтверджені довідкою у тій редакції, яку Ви запитуєте. Саме на цій підставі орган реєстрації фактично відмовляє — не через відсутність повноважень представника, а через відсутність відповідних відомостей у реєстрі.

Водночас, з огляду на наявність рішення консульської установи про можливість проставлення відмітки у паспорті, така відмова не є остаточною перешкодою, оскільки підтвердження постійного проживання за кордоном може здійснюватися й іншими документами.

Правильний алгоритм дій у цій ситуації є наступним.

По-перше, необхідно отримати від органу реєстрації письмову мотивовану відмову. Усна відмова не має юридичного значення і не може бути оскаржена. У заяві до органу реєстрації доцільно прямо вимагати:

• або видачу довідки/витягу з зазначенням причини зняття з реєстрації;
• або надання письмової відмови із посиланням на норми законодавства.

По-друге, слід скоригувати предмет звернення. Замість вимоги довідки про “виїзд на ПМП” доцільно просити:

• витяг з реєстру територіальної громади про зняття з реєстрації із зазначенням дати та підстави (якщо наявна);
• або довідку про те, що особа не зареєстрована на території України.

Саме такі документи, у поєднанні з консульським рішенням, як правило, приймаються для оформлення відповідної відмітки у паспорті.

По-третє, у разі відмови або неможливості отримати потрібні відомості, доцільно звернутися до територіального органу Державна міграційна служба України із заявою (від імені сина за довіреністю) про підтвердження факту виїзду на постійне проживання за кордон або внесення відповідних відомостей на підставі:

• консульського рішення;
• документів, що підтверджують проживання у США (громадянство, адреса, тощо).

По-четверте, можливим є також повторне звернення до консульської установи України в США з уточненням переліку документів, які вони готові прийняти замість довідки органу реєстрації, оскільки саме консул фактично приймає рішення про внесення відмітки.

У разі, якщо орган реєстрації відмовляє безпідставно або виходить за межі своїх повноважень, така відмова може бути оскаржена:

• до вищого органу (виконавчого органу місцевої ради або ЦНАП);
• або в порядку адміністративного судочинства.

Висновок полягає в тому, що у Вашій ситуації проблема має не стільки представницький, скільки реєстраційний характер — відсутність у реєстрі даних про виїзд на ПМП унеможливлює видачу довідки у запитуваній формі. Водночас це не позбавляє можливості підтвердити постійне проживання за кордоном іншими належними та допустимими доказами, зокрема через міграційну службу або консульські органи.

Доброго дня, Олено!Для вирішення Вашого питання слід подати письмову заяву на ім'я керівника відділу ДМС з вимогою внести зміни до Єдиного державного демографічного реєстру (ЄДДР) на підставі архівних даних про зняття з реєстрації, рішення консульства та надати Витяг з реєстру територіальної громади з актуальними даними про зняття з реєстрації у 2016 році, до заяви додайте копію рішення консула про оформлення виїзду на ПМП та копію довіреності на представництво інтересів.

З повагою, юрист Віра Братченко.

Вітаю Вас, пані Олено!

Вам відмовляють через те, що для органу реєстрації (ЦНАП або ДМС) «зняття з реєстрації» у 2016 році та «зняття із зареєстрованого місця проживання особи у зв’язку з оформленням їй документів для виїзду за кордон на постійне проживання за кордоном» — це дві різні юридичні процедури.

В 2016 році при знятті з місця реєстрації в Україні син повинен був надати рішення про оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном, прийняте відповідною закордонною дипломатичною установою України, а орган реєстрації вніс би дану інформацію до реєстру територіальної громади.

В такому випадку він без проблем зміг би оформити необхідну довідку.

На даний час, якщо сформувати Витяг про місце проживання https://diia.gov.ua/services/vityag-z-reyestru-ter..., то Ви побачите порожнє поле "Країна вибуття на постійне проживання". Щоб отримати заповненне поле "Країна вибуття" - потрібно повторно зареєструвати місце проживання, а потім знятися у зв'язку з виїздом на ПМП до США. Але ясна річ, по довіреності це не вдасться зробити.

Чи прийме консульство довідку з пустою графою "Країна вибуття"? Питання дискусійне. Наприклад є ситуації коли приймали, але в такому випадку існує ризик скасування ПМП в майбутньому.

Головна мета цієї довідки/витягу на фінальному етапі процедури ПМП — довести консулу факт того, що у сина немає зареєстрованого місця проживання в Україні. Оскільки витяг з реєстру територіальної громади підтверджує статус "Знято з реєстрації", він повністю виконує цю функцію.

Згідно пункту 16 наказу МЗС 573 Зняття з реєстрації місця проживання в Україні підтверджується:

• для особи, яка має паспорт громадянина України у формі книжечки, - штампом зняття з реєстрації місця проживання;
• для особи, яка має паспорт громадянина України у формі картки, що містить безконтактний електронний носій, - довідкою про зняття з реєстрації місця проживання, виданою відповідним органом реєстрації;
• для особи, яка обліковувалася як зареєстрована в Україні, але не оформлювала паспорт громадянина України, - довідкою про зняття з реєстрації місця проживання, виданою органом реєстрації;
• для особи, яка не обліковувалася як зареєстрована в Україні та не оформлювала паспорт громадянина України, - довідкою органу реєстрації за місцем реєстрації законних представників або одного з них, який є громадянином України, за умови, що інший є іноземцем або особою без громадянства. У разі якщо обидва законні представники є громадянами України, така довідка оформлюється за місцем останньої реєстрації місця проживання на території України кожного з них.

В яких випадках поле "Країна вибуття" заповнюється, а в яких — ні?

Поле залишається порожнім, якщо син знявся з реєстрації у 2016 році зі звичайних побутових причин (наприклад, продаж квартири, переїзд) і після цього ніде не реєструвався. На той момент він не розпочинав процедуру виїзду на ПМП, тому країна вибуття не могла бути вказана. Це абсолютно законно і логічно.

Поле заповнюється тільки в тому випадку, коли людина спеціально йде до місцевих органів (ЦНАП) зніматися з реєстрації цілеспрямовано на підставі рішення про оформлення виїзду на ПМП.

Згідно пункту 57 Порядку декларування та реєстрації місця проживання (перебування) затвердженого постановою КМУ № 265

У разі звернення до органу реєстрації (у тому числі через центр надання адміністративних послуг) разом із заявою про зняття із задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) особа подає рішення про оформлення документів для виїзду за кордон на постійне проживання, прийняте відповідним територіальним органом ДМС, або рішення про оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном, прийняте відповідною закордонною дипломатичною установою України, у разі зняття із задекларованого/зареєстрованого місця проживання особи у зв’язку з оформленням їй документів для виїзду за кордон на постійне проживання/залишення на постійне проживання за кордоном.

ТОБТО, законодавством передбачається, що ЗНЯТТЯ із зареєстрованого місця проживання повинно відбуватись на підставі консульського рішення про оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном. а не простого зняття у зв'язку з переїздом або продажем нерухомості. Тому у сина можуть бути складнощі з оформленням ПМП за кордоном.

Якщо місцевий відділ стоїть на своєму, Ви можете подати скаргу до Обласного управління ДМС або безпосередньо до ДМС України (м. Київ). У скарзі зазначте, що консульська установа, яка є органом МЗС, вже перевірила всі документи й прийняла рішення, а місцевий орган перешкоджає реалізації законного права громадянина на отримання документів.

З повагою, юрист Дерій В.О.!

Щиро бажаю Вам успіхів!